Was ist eine Hybridveranstaltung und wie kann ich damit anfangen?

Die COVID-19-Pandemie zwang Veranstaltungsplaner im März 2020 dazu, auf virtuelle Veranstaltungen umzusteigen. Obwohl dies eine unerwartete Herausforderung darstellte, erzielten viele Veranstalter mit virtuellen Events große Erfolge und nutzten die Vorteile, die die virtuelle Welt ihren Veranstaltungen bot.

Da Präsenzveranstaltungen allmählich wieder stattfinden, suchen Veranstalter nach Möglichkeiten, die Vorteile virtueller Eventplattformen mit denen traditioneller Veranstaltungen vor Ort zu verbinden. Indem sie den Teilnehmenden sowohl Präsenz- als auch Online-Optionen bieten, können Eventplaner ihre Veranstaltungen flexibler gestalten und einem breiteren globalen Publikum zugänglich machen. In diesem Artikel erfahren Sie, was Hybrid-Events sind, welche Vorteile sie bieten, sehen Beispiele und erklären, wie man sie organisiert.

Was genau ist eine Hybridveranstaltung?

Eine Hybridveranstaltung ist eine Veranstaltung, Präsenz- und Online-Elemente kombiniert : ein Live-Erlebnis an einem physischen Veranstaltungsort, an dem Redner und Teilnehmer persönlich teilnehmen können, und ein in der Regel über eine Veranstaltungsplattform remote teilnehmen können .

Kernstück einer hybriden Veranstaltung ist eine Konferenz, Messe, ein Seminar, Workshop oder eine andere Art von Veranstaltung, die ein persönliches „Live“-Erlebnis mit einer „virtuellen“ Online-Komponente kombiniert.

Es gibt drei Schlüsselkomponenten, die eine Veranstaltung zu einem Hybrid machen:

• Zwei Erlebnisse – Die Veranstaltung umfasst sowohl Präsenz- als auch Online-Elemente.
• Kanalübergreifende Interaktion – Alle Teilnehmer (sowohl vor Ort als auch online) können miteinander und mit den Referenten interagieren.
• Live - Die Veranstaltung wird zumindest teilweise live übertragen.

Sind Hybridveranstaltungen etwas Neues?

Nein, das Konzept, virtuelle und Präsenzveranstaltungen zu kombinieren, ist nicht neu. In der Vergangenheit waren die meisten Hybridveranstaltungen Präsenzveranstaltungen , die live für ein Online-Publikum übertragen wurden, das von zu Hause aus zuschaute.

Schon lange vor Covid-19 unterstützte Interprefy Veranstaltungsplaner mit hybriden Setups und brachte Live-Übersetzungen von Remote-Dolmetschern für Teilnehmer und Delegierte vor Ort und oft auch für Remote-Teilnehmer.

Covid-19 ist sicherlich ein Katalysator für den jüngsten Boom virtueller Veranstaltungen, hat aber keinesfalls ein völlig neues Veranstaltungsformat geschaffen.

Hybride Veranstaltungen sind zwar nicht neu, haben aber durch die Covid-19-Pandemie, die das Leben und die Geschäftswelt verändert hat, deutlich an Bedeutung gewonnen. Moderne hybride Veranstaltungen gehen über einen reinen Livestream hinaus und zielen darauf ab, sowohl virtuelle als auch Präsenzteilnehmer umfassend durch Technologie einzubinden – beispielsweise durch Chats, Networking und oft aufwendige Installationen im Veranstaltungsort, um die Menschen vor und hinter dem Bildschirm zu verbinden.

Letztendlich sehen wir heute, wie sich hybride Veranstaltungen weiterentwickeln und die Kluft zwischen den Erlebnissen von Präsenz- und virtuellen Zuschauern verringern.

Vorteile von Hybridveranstaltungen

Die Kombination der besten Eigenschaften von traditionellen und virtuellen Veranstaltungen kann sowohl für Ihre Teilnehmer als auch für Ihre Organisation zahlreiche Vorteile mit sich bringen:

• Reichweite der Veranstaltung – Teilnehmer, die nicht zu Ihrer Veranstaltung reisen können, haben nun die Möglichkeit, virtuell teilzunehmen. Dadurch können Sie ein großes globales Publikum erreichen.
• Erschließen Sie das Potenzial zur Publikumsbeteiligung – Verwandeln Sie Zuschauer in engagierte Teilnehmer, indem Sie die innovativen Beteiligungsfunktionen nutzen, die virtuelle Event-Plattformen bieten.
• Erweiterte Zugänglichkeit und Inklusivität – Die Teilnahme ist nicht länger auf diejenigen beschränkt, die über die Ressourcen und körperlichen Fähigkeiten verfügen, zum Veranstaltungsort zu reisen.
• Erhalten Sie mehr Veranstaltungsdaten und Einblicke in Ihre Zielgruppe – ausgefeilte virtuelle Veranstaltungsplattformen und Apps bieten einen tieferen Einblick in die Teilnehmerzahl und das Engagement.
• Verbessern Sie Ihre CO₂-Bilanz – Traditionelle Veranstaltungen verursachen hohe Emissionen – von Reisekosten über Unterkunft bis hin zu Materialabfällen. Der Trend zu virtuellen Formaten hat die Emissionen der Branche positiv beeinflusst, und durch die kontinuierliche Anpassung virtueller Komponenten können Veranstaltungsplaner ihre CO₂-Emissionen senken.
• Bleiben Sie flexibel und seien Sie auf das Unerwartete vorbereitet – Veranstaltungsplaner können mögliche Störungen nicht einplanen, aber indem sie nicht einfach nur virtuelle Angebote hinzufügen, sondern gleichberechtigt zwei Erlebnisse anbieten, kann das Risiko einer Absage gemindert werden.

Mehr Einblicke in die Vorteile von Hybrid-Events erhalten Sie in unserem Blogbeitrag zur Ausschöpfung des vollen Potenzials von Hybrid-Events .

Beispiele für Hybridveranstaltungen

Hybride Veranstaltungen können viele Formen annehmen. In ihrer einfachsten Form ergänzen sie eine physische Präsenzveranstaltung um eine Online-Komponente, um ein breiteres Publikum zu erreichen und einzubinden, ohne dass dieses reisen muss, um teilzunehmen.

Einige Beispiele für Hybridveranstaltungen wären:

• Eine große Fachmesse in einem Ausstellungszentrum mit exklusiven Online-Inhalten und einer Event-App, die sowohl von Besuchern vor Ort als auch virtuell genutzt wird.
• Ein jährlicher, live gestreamter Gipfel in einem Theater, der vor einem begrenzten Publikum aufgeführt und online an Millionen von Menschen übertragen wird.
• Eine internationale Konferenz in einem Kongresszentrum, bei der einige Redner vor Ort sind und andere per Webkonferenz zugeschaltet werden, wird den Teilnehmern vor Ort auf einem Großbildschirm übertragen.

Arten von Hybridveranstaltungen

Die meisten gängigen Arten von Meetings und Veranstaltungen können hybride Elemente integrieren, sogar interne Firmenveranstaltungen.

Überlegen Sie, wie diese Art von Veranstaltungen in einem hybriden Umfeld für Ihre Organisation funktionieren könnten:

• Teambesprechungen 
• Messen
• Webinare
• Produkteinführungen
• Bürgerversammlungen
• Konferenzen
• Schulungsseminare
• Jährliche Auftaktbesprechungen

Wie sieht eine Hybridveranstaltung aus?

Bei Hybridveranstaltungen haben die Teilnehmer die Wahl, entweder vor Ort teilzunehmen oder, falls sie nicht reisen können oder einfach lieber virtuell dabei sein möchten, online teilzunehmen. Veranstaltungsplaner nutzen ausgefeilte virtuelle Event-Plattformen, um das Präsenzerlebnis zu ergänzen.

Bei Hybridveranstaltungen könnte das Programm einfach online gestreamt werden, wodurch sich virtuelle Teilnehmer ausgeschlossen fühlen könnten. Um ihr Publikum aktiv einzubinden , nutzen viele Veranstaltungsplaner Eventtechnologien mit interaktiven Funktionen.

Mögliche Interaktionsmöglichkeiten umfassen:

• Live-Umfragen
• Virtuelle Fragerunden
• Aktivitätsfeeds
• Netzwerkveranstaltungen
• Partnervermittlungssoftware
• Live-Sprachübersetzung
• Gruppenräume
• Event-Chats

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihre Hybridveranstaltung mit Interprefys  ultimativem Leitfaden zur mehrsprachigen virtuellen und hybriden Veranstaltungsplanung

Erste Schritte

1. Stelle dein Publikum an erste Stelle

Bei der Planung von Hybrid-Events ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Präsenz- und Online-Teilnehmern zu finden und deren Erlebnisse aufeinander abzustimmen – so entsteht ein Event mit zwei verschiedenen Erlebnissen. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass die Inhalte für beide Gruppen funktionieren, ohne dass es sich wie zwei völlig unterschiedliche Veranstaltungen anfühlt.

Ein guter Ausgangspunkt ist es also, sich auf Ihre Zielgruppen zu konzentrieren: Wer sind sie, was erwarten sie, welchen Mehrwert können Sie ihren Erfahrungen bieten, wie können Sie ihre Aufmerksamkeit und ihr Engagement hochhalten und wie können Sie ein positives Überraschungsmoment einbauen?

2. Setzen Sie sich SMART-Ziele

Definieren Sie die Geschäftsziele, die Ihre Veranstaltung unterstützt, und wie Sie SMART-Ziele für Ihre Veranstaltung festlegen können. Welche virtuellen Aspekte könnten diese Ziele unterstützen und wie können Sie deren Wirkung messen?

3. Definieren Sie Ihr Programm mit Bedacht.

Bei der Planung Ihres Programms und Zeitplans sollten Sie die Aufmerksamkeitsspanne und die Zeitzonen berücksichtigen. Qualität steht für Quantität an erster Stelle, da sich Ihre virtuellen Teilnehmer möglicherweise aus einem belebten Café oder von zu Hause aus zuschalten.

4. Arbeiten Sie mit einem erstklassigen AV-Partner zusammen, um ein immersives Erlebnis zu schaffen.

Für ein überzeugendes Event-Erlebnis auf beiden Seiten des Veranstaltungsortes ist die Zusammenarbeit mit einem erstklassigen AV- und Produktionspartner unerlässlich. Vermeiden Sie das Risiko, dass Ihre Veranstaltung wie ein misslungener Zoom-Anruf wirkt. Hochwertige Kameras, professionelles Audioequipment und die Expertise Ihres AV-Partners entscheiden letztendlich über den Erfolg Ihres Hybrid-Events.

5. Wählen Sie Ihre Technologiepalette mit Bedacht.

Recherchieren und wählen Sie eine virtuelle oder hybride Event-Plattform, die Ihre Bedürfnisse von der Registrierung bis hin zur Einbindung Ihres virtuellen und Live-Publikums über eine Desktop- und mobile App erfüllen kann.

Da sich Ihr Publikum nun von überall auf der Welt zuschalten kann, stellen Sie sicher, dass alle alles verstehen können und Ihre Referenten für jeden verständlich sind. Mit einem Interprefy-Plattformpartner können Sie Ihren Teilnehmern Live-Sprachübersetzungen anbieten – sowohl vor Ort über die Interprefy-Mobil-App als auch innerhalb der Veranstaltungsplattform für diejenigen, die remote zugeschaltet sind.

Der richtige Technologiepartner für mehrsprachige Veranstaltungen bietet Ihnen zudem eine Reihe von Sprachzugangslösungen – von professionellem Dolmetschen durch geschulte Dolmetscher bis hin zu KI-gestützten Lösungen wie Live-Untertitelung und KI-Sprachübersetzung . Achten Sie darauf, dass Ihr gewählter Technologiepartner mit Ihrer bevorzugten Veranstaltungsplattform kompatibel ist und Projektmanagement sowie Fernsupport für zusätzliche Sicherheit bietet.