„Hybrid-Event“ könnte das Wort des Jahres in der Veranstaltungsbranche sein. Das Konzept der Hybrid-Events ist in aller Munde und hat die Branche revolutioniert. Es beflügelt die Kreativität und Fantasie der Eventplaner und sprengt die Grenzen herkömmlicher Veranstaltungsorte.
Hybride Veranstaltungen bieten einzigartige Möglichkeiten, da wir uns in einer Welt befinden, die halb digital, halb physisch ist . Laut EventMB 66,5 % der Veranstalter, hybride Formate als bevorzugtes Format zu nutzen, sobald Präsenzveranstaltungen wieder möglich sind.
Doch was genau veranlasst die Mehrheit der Veranstaltungsplaner dazu, sich für Hybridformate zu entscheiden?
Die sechs großen Vorteile von Hybridveranstaltungen
Während die Zahl der täglich stattfindenden virtuellen Veranstaltungen stetig zunimmt, erleben Veranstaltungsformate, die stark auf einen physischen Veranstaltungsort angewiesen sind, langsam ein Comeback. Wir alle sehnen uns nach persönlichen Begegnungen, und die Zoom-Müdigkeit hat den Wunsch nach physischer Interaktion sicherlich verstärkt. Doch die Welt hat sich verändert, und unsere Art zu leben und Geschäfte zu machen wird nie wieder dieselbe sein.
Die virtuelle Komponente und die sich rasant entwickelnde Veranstaltungstechnologielandschaft bieten Veranstaltungsplanern die Möglichkeit, beeindruckende Events sowohl für das Publikum vor Ort als auch für diejenigen zu gestalten, die virtuell teilnehmen.
1. Skalieren Sie Ihre Veranstaltung
Präsenzveranstaltungen bringen zwei große Einschränkungen mit sich: Zum einen ist die Teilnehmerzahl oft durch die Größe des Veranstaltungsortes begrenzt, zum anderen müssen die Teilnehmer Zeit für Anreise und Reisekosten aufbringen können. Der Wechsel zu virtuellen Veranstaltungen hat gezeigt, dass physische Barrieren kein Hindernis für die Erreichung eines großen, globalen Publikums darstellen müssen.
Das Magazin „The Atlantic“ beispielsweise verzeichnete einen dreizehnfachen Anstieg der Besucherzahlen, indem es sein jährliches Festival ins Virtuelle verlegte. Die Kombination der Vorteile beider Welten ermöglicht es Veranstaltungsplanern, ihr volles Reichweitenpotenzial auszuschöpfen und die Teilnehmerzahlen deutlich zu steigern.
Ein hervorragendes Beispiel für die Möglichkeiten, die hybride Formate bieten, ist das Coachella Valley Music and Arts Festival. Da nur wenige Tickets verfügbar waren und Millionen weitere Besucher darauf warteten, das Festival zu besuchen, entschied sich das Coachella-Team 2020, das Erlebnis in die Wohnzimmer der ganzen Welt zu bringen. Das Festival investierte massiv in Live-Streaming auf seinem YouTube-Kanal. Und während Ticketinhaber wie gewohnt die Live-Veranstaltung besuchten, war dieser Schritt hin zu einem hybriden Event ein Wendepunkt für Musikfans, die nicht dabei sein konnten. Ein neuer Begriff, Couchella , war geboren – die Kombination aus privaten Satellitenpartys auf der heimischen Couch und Festival. Heute hat der Coachella-YouTube-Kanal über 1,66 Millionen Abonnenten.
Letztendlich können Hybrid-Events Ihnen helfen, Ihre Reichweite, den Website-Traffic, die Geschäftskontakte sowie die Ticketverkäufe und Sponsoring-Einnahmen zu steigern.
2. Schöpfen Sie das Potenzial Ihres Publikums aus.
Hybride Veranstaltungen können vielfältige Formate annehmen – von der Bereitstellung von On-Demand-Aufzeichnungen im Nachgang bis hin zu einem vernetzten Erlebnis. Sie bieten weit mehr als nur Live-Streaming auf YouTube. Sie ermöglichen allen Teilnehmenden – ob vor Ort oder online – die Interaktion untereinander, mit den Referenten und mit den Inhalten. Indem sie den Teilnehmenden die Möglichkeit geben, Ideen auszutauschen, mit den Vortragenden zu interagieren und sich in Echtzeit mit Kollegen zu vernetzen, werden passive Zuschauer zu aktiven Teilnehmenden.
In diesem Blogartikel erfahren Sie mehr über Tools, Taktiken und Tipps zur Steigerung der Publikumsbindung .
3. Barrierefreiheit und Inklusivität erweitern
Hybridveranstaltungen ermöglichen inklusivere Events. Reine Präsenzveranstaltungen sind ortsgebunden. Nur Personen, die über die nötigen Ressourcen, die Verfügbarkeit und den Gesundheitszustand verfügen, um dorthin zu reisen, können teilnehmen.
Dies schränkt nicht nur Ihre Teilnehmerzahl ein, sondern erschwert auch die Gewinnung hochkarätiger Referenten, die möglicherweise nicht einen ganzen Tag für Ihre Veranstaltung zur Verfügung stehen. Mit einem virtuellen Zugang zu Ihrer Veranstaltung erreichen Sie Menschen aus aller Welt und bereichern Ihre Inhalte durch vielfältige Perspektiven.
Virtuelle Eventtechnologien und -dienstleistungen machen es möglich. Sie verbinden nicht nur Menschen weltweit, sondern bieten Ihren vielfältigen Teilnehmergruppen auch einen Mehrwert durch Tools wie Live-Dolmetschen, Untertitelung, Gebärdensprachdolmetschen oder Bildschirmvorlesen.
Durch die Zusammenarbeit mit einem Anbieter für simultane Fernübersetzungen (RSI) wie Interprefy können sowohl Teilnehmer vor Ort als auch virtuell Live-Übersetzungen abrufen – entweder auf ihrem Mobiltelefon oder über eine Interprefy-Integration in Ihre gewählte Veranstaltungsplattform. Das bedeutet: Unabhängig vom Standort Ihrer Teilnehmer kann jederzeit ein professioneller und fachkundiger Dolmetscher die Rede in die gewünschte Sprache übersetzen.
In diesem Blogartikel erfahren Sie, wie Sie die Vielfalt und Inklusivität Ihrer Online-Veranstaltung verbessern können .
4. Erhalten Sie mehr Veranstaltungsdaten und Einblicke in Ihre Zielgruppe.
Traditionell mussten sich Veranstaltungsplaner auf allgemeine KPIs wie Anmeldungen oder Teilnehmerzahlen stützen, um den Erfolg zu messen. Doch im letzten Jahr haben virtuelle Veranstaltungsplattformen eine Fülle detaillierter Daten und Erkenntnisse geliefert.
Auf einer Eventplattform, die Hybrid-Formate unterstützt, können Sie die Teilnahme und das Engagement zentral erfassen und analysieren. Indem Sie Ihren virtuellen und Präsenzteilnehmern eine zentrale Plattform zur Registrierung, zum Ticketkauf, zur Vernetzung und zum Abruf von On-Demand-Inhalten bieten, erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Performance Ihrer Veranstaltung. Sie können online analysieren, wie die Teilnehmer mit Ihrer Veranstaltung interagieren, welche Sessions sie besuchen, wie lange sie verweilen und welche Themen das größte Interesse wecken.
Dies wird Ihnen letztendlich helfen, Ihre Zielgruppe besser zu verstehen, zukünftige Veranstaltungen genauer abzustimmen sowie Ihre Marketing- und Geschäftsstrategien für die Zukunft aufeinander abzustimmen.
5. Verbessere deinen CO2-Fußabdruck.
Von Anreise und Unterkunft über Catering bis hin zu Materialabfällen – wenn man alle Aspekte einer Präsenzveranstaltung berücksichtigt, kann deren CO₂-Fußabdruck erschreckend hoch ausfallen. Einem Bericht von Hope Solutions allein die britische Veranstaltungsbranche jährlich 1,2 Milliarden Kilogramm CO₂- Äquivalente. Virtuelle Veranstaltungen verbrauchen hingegen bis zu 40-mal weniger CO₂ als Präsenzveranstaltungen, wie eine weitere Studie Anfang des Jahres ergab.
Die Umstellung auf virtuelle Formate hat dazu beigetragen, die Emissionsbelastung der Branche drastisch zu reduzieren. Indem Veranstaltungsplaner weiterhin auf virtuelle Elemente setzen, können sie zu einer grüneren Zukunft beitragen.
6. Bleiben Sie flexibel und bereiten Sie sich auf Unerwartetes vor.
Das vergangene Jahr unter anderem gelehrt, dass wir für das Unerwartete planen müssen. Wir können nicht alle möglichen Störungen vorhersehen und müssen daher flexibel in unsere Planung einsteigen, um die Durchführung von Veranstaltungen zu gewährleisten. Ein hybrides Eventkonzept, das Streaming nicht einfach nur nachträglich integriert, sondern virtuelle Teilnehmer genauso berücksichtigt wie Präsenzteilnehmer, kann das Risiko einer Absage verringern.
Abschluss
Hybride Veranstaltungen sind nicht erst durch die Pandemie entstanden, sondern gab es schon lange vor der Einführung von Social Distancing. Doch das vergangene Jahr hat unsere Lebens- und Arbeitsweise verändert und dadurch neue und einzigartige Veranstaltungsmöglichkeiten geschaffen.
In einer zunehmend digitalisierten und gleichzeitig physischen Welt können wir Teilnehmer weltweit erreichen und einbinden. Egal, ob Ihre Teilnehmer in einem Konferenzzentrum, in einem Café am anderen Ende der Welt oder gemütlich mit der Familie auf dem Sofa sitzen – sie werden dabei sein wollen.
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