Virtuelle Town-Hall-Meetings: 10 einfache Tipps zur Förderung von Inklusion und Engagement

Obwohl Remote-Arbeit mehr Flexibilität geboten hat, ist es’s immer noch fast unmöglich, das gesamte Personal gleichzeitig an einem Ort zu versammeln.

Tagebücher sind vollgeplant mit Meeting nach Meeting, und es gibt’s immer eine Person, die im Jahresurlaub ist.

Es ist eine heikle Situation, besonders wenn man versucht, wichtige Unternehmensupdates dem gesamten Personal bereitzustellen.

Deshalb beginnen viele Organisationen, virtuelle Town-Hall-ähnliche Sitzungen zu übernehmen. 

Der Unterschied zwischen einer normalen Veranstaltung und einer virtuellen Town‑Hall‑Versammlung besteht darin, dass sie typischerweise unternehmensweite Führungsteams präsentiert, die dem gesamten Personal umfassende Updates geben, um alle auf dem Laufenden zu halten.

Mit einem virtuellen Town‑Hall‑Meeting erhalten die Mitarbeitenden viele Vorteile einer Präsenzveranstaltung, zusätzlich mit dem Bonus, von überall auf der Welt teilnehmen zu können.

Sie’ sind auch ein großartiges Werkzeug, um die Unternehmenskultur zu stärken, das Teamgefühl zu erhöhen und alle an der Vision der Organisation auszurichten.

Allerdings kann es eine Herausforderung sein, das Engagement bei einer virtuellen Veranstaltung aufrechtzuerhalten, besonders wenn es ein ganztägiges Ereignis ist und viele Menschen von ständigen Videokonferenz-Meetings erschöpft sind.

Also, mit 55 Prozent der Remote-Mitarbeiter fühlen sich derzeit weniger mit ihrem Unternehmen verbunden und 69 Prozent erleben Burnout, hier sind meine wichtigsten Tipps für Veranstalter, um ihre virtuellen Town‑Hall-Meetings ansprechender zu gestalten.

1. Stimmung festlegen

Spielen Sie im Hintergrund etwas Musik, während Ihre Kolleg*innen langsam einwählen. Es kann eine Weile dauern, bis jeder’s verbunden ist und Sie die Stimmung setzen können, während die anderen warten.

Nicht nur schafft das die Stimmung, es’ ist ein großartiger Eisbrecher, da es’ normalerweise eine nette und unerwartete Überraschung für die meisten ist!

2. Feiere deine Erfolge

Was gibt es Besseres, als die Mitarbeitermoral zu steigern, indem man mit einer Feier beginnt?

Mitarbeiteranerkennung ist ein effektiver Weg, das Engagement zu steigern, und Town‑Hall‑Meetings sind die perfekte Möglichkeit, zu betonen, dass der Beitrag jeder einzelnen Person’s geschätzt wird. 

Es könnte ein „Mitarbeiter des Monats“-Award sein, aber es kann auch so einfach sein wie ein Lob von einem anderen Kollegen, eine Belohnung für außergewöhnliche Leistung oder eine Anerkennung für das Vorleben der Unternehmenswerte.

Untersuchungen zeigen sogar, dass Arbeitnehmer öffentliche Anerkennung oder Lob einem Gehaltserhöhung vorziehen, also scheue dich nicht, etwas wohlverdiente Anerkennung zu verteilen.

3. Halte es kurz und fokussiert

Es gibt so viel, das Sie Ihren Kollegen mitteilen möchten, aber nur wenig Zeit. 

Da die Zeitpläne von jeder’s so voll sind, möchten Sie nicht die Aufmerksamkeit überstrapazieren. 

Halte es kurz, mit einer klaren und realistischen Agenda und nicht mehr als 4 Themen. Und selbst bei diesen Themen versuche, nicht zu sehr ins Detail zu gehen. 

Stellen Sie sicher, dass Sie die zentrale Botschaft vermitteln und dass sie hängen bleibt. Zu viele Details zu geben verwässert die Botschaft nur und Sie riskieren, die Aufmerksamkeit Ihrer Kollegen' zu verlieren.

4. Geben Sie jedem die Möglichkeit zu sprechen

Wenn man bei jeder Townhall immer dieselben Sprecher oder sogar nur einen Gastgeber einsetzt, ist das vorhersehbar und monoton. Warum nicht das Mikrofon jemand anderem anbieten, damit er seine Ansichten teilt?

Noch besser: Bringen Sie Abwechslung rein, indem Sie eine Vielzahl von Präsentatoren aus verschiedenen Abteilungen und Managementebenen einsetzen. Einige Organisationen gehen sogar noch einen Schritt weiter und buchen Gast- und Motivationstrainer, die an ihren Calls teilnehmen.

Doch bedenken Sie, mindestens einen neuen Redner bei jeder unternehmensweiten Town‑Hall‑Versammlung einzubeziehen und den Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, gehört zu werden. Das ermöglicht nicht nur, dass verschiedene Perspektiven vertreten werden, sondern schafft auch ein wahreres Gefühl dafür, what’s in der gesamten Organisation vor sich geht.

5. Gib den Menschen eine Pause

Die durchschnittliche menschliche Aufmerksamkeitsspanne beträgt etwa 8 Sekunden, daher ist es entscheidend, die Dinge kurz, prägnant und auf den Punkt zu bringen, um die Menschen zu fesseln.

Kürzere Veranstaltungen, die nicht länger als eine Stunde dauern, erzielen in der Regel die besten Engagement‑Raten bei den Teilnehmern, da je länger sie dauern, desto höher die Wahrscheinlichkeit ist, dass die Menschen abgelenkt werden und die Konzentration verlieren.

Break-out-Sitzungen sind ebenfalls eine großartige Möglichkeit, die Konzentration aufrechtzuerhalten, ebenso wie das Einräumen von Zeit am Ende jeder Präsentation oder jedes Abschnitts für Fragen & Antworten. Durch das Kürzen des Überflüssigen und das Bereitstellen von Zeitfenstern in verdaulichen Längen ist die Aufmerksamkeit des Publikums viel weniger wahrscheinlich, nachzulassen.

6. Verwenden Sie Umfragen und Gamification, um das Engagement zu starten

Binde deine Kolleg*innen ein, indem du in einigen Agendapunkten eine Umfrage oder ein einfaches Spiel einsetzt. Es gibt keinen einfacheren Weg zur Interaktion als ein einziger Klick, doch er schafft schnelle Verbindungen.

7. Sei kreativ

Mitarbeiter suchen nach neuen Möglichkeiten, miteinander zu interagieren, und nach einer Alternative zu den stereotypischen Videokonferenz-Meetings, also werden Sie kreativ.

Meetings müssen nicht mehr innerhalb der vier Wände des Büros stattfinden. Ermutigen Sie die Mitarbeitenden, ab und zu einen Spaziergang zu machen, während sie weiterhin über ihre Smartphones teilnehmen.

Nicht jede Idee muss eine großartige Idee sein. Vielfalt ist das Salz des Lebens, also haben Sie keine Angst, zu experimentieren. 

Stellen Sie sicher, dass Sie Feedback von Ihrem Team erhalten und passen Sie Ihren Ansatz bei Bedarf an, um das Engagement auf einem konstanten Niveau zu halten.

8. Schließen Sie die Sprachlücken

Online-Town-Hall-Versammlungen erleichtern es mehr denn je, Menschen aus allen Ecken der Welt zusammenzubringen. Das Problem ist, dass nicht jeder dieselbe Sprache spricht.

Damit Menschen verschiedener Nationalitäten und Hintergründe in Echtzeit miteinander interagieren können, benötigen sie intuitive Werkzeuge und Software, die eine nahtlose Interpretation bietet, während die Veranstaltung abläuft.

Echtzeit-Übersetzungswerkzeuge wie die Interprefy-Plattform bieten Live-Übersetzung für multinationale Veranstaltungen jeder Größe und unterstützen Organisationen dabei, Inklusivität zu fördern und Sprachbarrieren abzubauen, durch:

• Live Simultandolmetschen von Konferenzdolmetschern
• Automatisch, KI-übersetzte Live-Untertitel
• Gebärdensprachdolmetschen

Die Möglichkeit, eine Veranstaltung in Ihrer Muttersprache zu genießen, ist wohl der effektivste Weg, ein engagiertes Publikumserlebnis zu schaffen, an dem jeder teilnehmen kann.

9. Drehen Sie die Tische in Ihrem Q&A-Abschnitt um

Nachdem Sie Ihre Unternehmensupdates und bevorstehenden Ziele mitgeteilt haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, Fragen zu stellen und direkt mit Ihrem Führungsteam in Kontakt zu treten.

Berücksichtigen Sie, nach jedem Redner in Ihrer virtuellen Town‑Hall‑Agenda etwas Q&A‑Zeit einzuplanen.

Aber selbst in der offensten und unterstützendsten Kultur kann es einschüchternd sein, dem Management vor dem gesamten Unternehmen eine Frage zu stellen. 

Mitarbeiter könnten davon absehen aus Angst, mögliche Unwissenheit zu offenbaren. Aber wenn ein Führungsmitglied aufsteht und eine Frage stellt, haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, aus einer Position der Stärke teilzunehmen.

10. Halte es einfach!

Es gibt nichts Schlimmeres, als zu einem Meeting zu gehen und kein Wort zu verstehen, das jemand sagt. Bringen Sie nur Finanzdaten ein, wenn Sie sie zum Leben erwecken und sie für das, worauf sich das Unternehmen als Nächstes konzentrieren muss, nachvollziehbar machen können.

Ob es zu viel Business-Jargon oder die Augen belastende Folien sind, versuchen Sie, zu komplexe Themen für Ihre All‑Hands‑Meetings zu vermeiden und die Botschaft einfach, verständlich und prägnant zu halten.      

Town-Hall-Meetings: eine beidseitige Straße

Town-Hall-Versammlungen sind viel mehr als nur ein Unternehmensleiter, der einer Menschenmenge eine Präsentation vorträgt.

Diese umfassenden Veranstaltungen können eine wesentliche Rolle dabei spielen, die Mitarbeitermoral zu stärken, die organisatorische Ausrichtung zu steuern und, was besonders wichtig ist, alle Beteiligten zu engagieren.

Während es nach wie vor schwierig sein kann, die gesamte Belegschaft in einen Anruf zu holen, ist es von Anfang an, das Engagement in diesen Anrufen zu erhalten, ein sicherer Weg, Ihre Meetings so unterhaltsam wie lehrreich zu machen.