Die meisten Nachhaltigkeitsdiskussionen in der Veranstaltungsbranche beginnen mit Veranstaltungsorten, Catering und Kompensation. Reisen werden zwar erwähnt, dann aber meist vernachlässigt, da die Anreise von Teilnehmenden und Referierenden selten zur Debatte steht: Sie ist schließlich der Grund, warum Veranstaltungen vor Ort stattfinden. Diese Annahme ist nachvollziehbar. Geschäftsreisen und Unterkünfte machen in der Regel 70 bis 90 Prozent der Gesamtemissionen einer Veranstaltung aus, wobei die Anreise der Teilnehmenden meist den größten Anteil daran hat. Branchenweit tragen Reisen, Energie, Catering und Logistik zusammengenommen bis zu 10 Prozent zu den globalen Treibhausgasemissionen bei.
Ein kleinerer, weniger beachteter Kostenfaktor innerhalb desselben Reisebudgets: Dolmetscher und technisches Personal, die standardmäßig eingeflogen und vor Ort aufgebaut werden, sowie schallisolierte Kabinen, Mischpulte und Headsets, die aus verschiedenen Ländern transportiert werden. Diese Reisen dienen nicht dazu, diese Teams sichtbar zu machen. Sie dienen einzig und allein dazu, den Raum funktionsfähig zu gestalten, was diesen Bereich zu einem der einfachsten macht, um Einsparungen vorzunehmen.
Ferndolmetscher, Ferntechniker, hybride Bereitstellungsmodelle und weniger Gerätebewegungen sind der Anfang davon, ohne dass ein einziger Delegierter seine Anwesenheit ändern muss.
Der Wert der Anwesenheit im Raum und seine Grenzen
Präsenz ist besonders wichtig, wenn der Wert in Beziehungen liegt. Teilnehmer knüpfen Partnerschaften. Führungskräfte erfassen die Stimmung im Raum und reagieren in Echtzeit. Sponsoren wünschen sich Sichtbarkeit. Dies sind legitime, geschäftskritische Gründe, Personen zu einem Veranstaltungsort einzufliegen, und keine Nachhaltigkeitsstrategie sollte versuchen, diese Gründe zu beseitigen.
Doch die Unterstützer einer Veranstaltung, jene Menschen, deren Aufgabe es ist, den Raum zu ermöglichen, anstatt selbst darin gesehen zu werden, bilden eine andere Kategorie. Ihr Beitrag ist funktional. Er hängt nicht von der physischen Nähe zur Bühne ab, und zunehmend muss er das auch nicht mehr.
Sprach- und Technikteams: Eine andere Kategorie von Reisenden
Konferenzdolmetscher reisten traditionell standardmäßig international an und brachten schalldichte Kabinen, Konsolen und Headsets mit, die anschließend transportiert, aufgebaut und wieder abgebaut werden mussten. Auch die technischen Mitarbeiter folgten diesem Muster: Sie befanden sich im Raum, hinter der Kabine, und waren für die Audioqualität verantwortlich, über die die Teilnehmer erst dann nachdachten, wenn sie ausfiel.
Diese Vorgehensweise war sinnvoll, solange die alternative Technologie nicht existierte. Simultandolmetschen war auf fest installierte Dolmetscherkabinen und Sichtverbindung zum Publikum angewiesen. Zuverlässigkeit erforderte die physische Anwesenheit von Dolmetschern und AV-Supportteams vor Ort, was Tausende von Flügen nach sich zog, die die Emissionen nicht reduzierten. Diese Einschränkung prägte die Veranstaltungsplanung über Jahrzehnte, sodass die Anreise der Dolmetscher per Flugzeug zu einem selbstverständlichen Kostenpunkt wurde, anstatt eine bewusste Entscheidung zu sein.
Diese Einschränkung ist weitgehend aufgehoben. Dank Fernübersetzung können qualifizierte Dolmetscher weltweit von einem Studio oder einem zertifizierten Heimarbeitsplatz aus arbeiten und sich über eine sichere Plattform mit der Veranstaltung verbinden, anstatt über ein Kabel zu einer Dolmetscherkabine. Dasselbe gilt für die technische Produktion: Toningenieure können die Signale aus der Ferne überwachen und steuern, ohne eine Dolmetscherkabine transportieren oder ein Team zum Abbau einfliegen zu müssen.
Was ändert sich in der Praxis?
Die Streichung von Dolmetschern und Technikern aus dem Reiseplan reduziert nicht nur die Flugkosten. Sie verringert auch den Transportaufwand und die Installation von Messeständen, reduziert die Menge an Equipment, die zwischen den Veranstaltungsorten transportiert werden muss, und verkürzt die Aufbauzeit vor Ort. Für die Organisatoren bedeutet das weniger logistischen Aufwand. Für die Veranstaltung selbst ist dies eine der einfachsten Möglichkeiten zur Reduzierung des Platzbedarfs, da die Bereiche, die auf die Anwesenheit von Besuchern angewiesen sind, nicht betroffen sind.
Die Nachhaltigkeitsmathematik
Dieses Muster lässt sich in der Praxis seit einigen Jahren beobachten. Als die Interparlamentarische Union ihre 144. Versammlung in Bali mit einem gemischten Dolmetscherteam vor Ort und per Fernübertragung abhielt, erübrigte sich durch die teilweise Umstellung des Teams auf Fernübertragung der Bedarf an bis zu 30 physischen Dolmetscherkabinen sowie der dazugehörigen Hardware, die andernfalls hätten transportiert, gelagert und vor Ort abgebaut werden müssen. Weniger reisende Dolmetscher und weniger transportierte Ausrüstung bedeuten direkt weniger Flüge, weniger Fracht und einen geringeren technischen Aufwand, ohne dass sich das Erlebnis der Delegierten bei der Versammlung veränderte.
Dies entspricht dem allgemeinen Trend zur Fernteilnahme: Da Reisekosten und ein Großteil des Energieverbrauchs vor Ort entfallen, ist der Aufwand für die Fernteilnahme deutlich geringer als bei Präsenzveranstaltungen. Rein virtuelle Formate sind 50- bis 300-mal kleiner als ihre Pendants vor Ort. Bezogen auf Dolmetscher und technisches Personal, nicht aber auf das Publikum, lässt sich diese Reduzierung erzielen, ohne die eigentlichen Bestandteile der Veranstaltung zu beeinträchtigen, für die die Teilnehmenden anreisen.
Die Entscheidung selbst treffen, nicht einfach darauf zurückgreifen
Eine praktikable Nachhaltigkeitsstrategie beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme der Reisenden und ihrer Beweggründe. Für jede Rolle auf der Reiseliste stellt sich die einfache Frage: Hängt der Beitrag dieser Person von ihrer physischen Anwesenheit ab oder von einer zuverlässigen Internetverbindung? Referenten, Mitarbeiter mit Kundenkontakt und alle, deren Rolle auf zwischenmenschlichen Beziehungen basiert, gehören in der Regel zur ersten Gruppe. Dolmetscher und Techniker gehören üblicherweise zur zweiten und können ohne Qualitätsverlust aus der Ferne unterstützt werden, sofern die Plattform anerkannte Standards für Audioqualität, Redundanz und Arbeitsbedingungen für Dolmetscher erfüllt.
Dies ist keine einmalige Entscheidung. Es ist vielmehr eine Standardeinstellung, die von Anfang an in die Veranstaltungsplanung einbezogen werden sollte, damit die Anreise eines kompletten Sprach- und Technikteams eine bewusste Entscheidung und keine bloße Gewohnheit ist. Um zu sehen, wie Interprefy hybride Durchführung unterstützt, ohne Kompromisse bei der Dolmetschqualität einzugehen, erkunden Sie die Plattform.
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