Zehn Tipps für die Gestaltung atemberaubender internationaler Hybrid-Events

Die COVID-19-Pandemie und die darauffolgenden Lockdowns in den Jahren 2020 und 2021 zwangen Veranstaltungsmanager dazu, die Durchführung von Konferenzen, Seminaren, Workshops und anderen Tagungen zu überdenken.

Da die Sicherheit oberste Priorität hat und das größte Hindernis für die Durchführung von Live-Veranstaltungen darstellt , benötigten die Veranstaltungsmanager eine Alternative.

Für viele boten digitale Veranstaltungen eine natürliche und kostengünstige Lösung – sie ermöglichten es den Veranstaltungsmanagern, ihre Arbeit fortzusetzen und gleichzeitig die Abstandsregeln einzuhalten.

Hybride Veranstaltungen vereinen die Vorteile digitaler und Präsenzveranstaltungen und bieten gegenüber traditionellen Veranstaltungen zahlreiche Vorteile entscheiden , wie sie teilnehmen, mit weitaus weniger bürokratischem Aufwand, da sie online zugänglich sind – und vieles mehr.

Nachdem die Lockdown-Beschränkungen aufgehoben wurden, planen viele Eventmanager, hybride Veranstaltungsformate weiterhin zu nutzen oder neu einzuführen. Sie erhöhen ihre Präsenz vor Ort und nutzen gleichzeitig Online-Lösungen. Laut einer Studie des Event Manager Blogs (einer Marke von Skift) finden mittlerweile 70 % der Veranstaltungen hybrid statt oder bieten die Möglichkeit zur virtuellen Teilnahme.

Hybride Veranstaltungen haben sich eindeutig als Standardformat etabliert. Der globale Markt für virtuelle Veranstaltungen wurde 2019 auf 77,98 Milliarden US-Dollar geschätzt und soll von 2020 bis 2027 mit einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 23,2 % wachsen . Viele Eventmanager suchen daher nach neuen Wegen, Online- und virtuelle Veranstaltungstechnologien zu nutzen, um innovative Erlebnisse zu schaffen.

Doch lassen Sie uns einen Schritt zurücktreten und eine wichtige Frage angehen. 

Was ist eine Hybridveranstaltung?

Vereinfacht ausgedrückt ist eine Hybridveranstaltung eine Messe, Konferenz, ein Seminar, ein Workshop oder jede andere Veranstaltung, die eine „Live“-Präsenzveranstaltung mit einer „virtuellen“ Online-Komponente kombiniert.

Nehmen wir beispielsweise ein Seminar: Die Referenten (oder Diskussionsteilnehmer) könnten sich persönlich treffen, während die Teilnehmer per Videokonferenz zugeschaltet sind. Diese Vorgehensweise bietet mehrere Vorteile: Sie reduziert Kosten und Platzbedarf und ermöglicht es den Veranstaltern, ein breiteres Publikum zu erreichen und eine höhere Interaktionsrate zu erzielen.

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Warum sollten Sie eine Hybridveranstaltung ausrichten?

Im Vergleich zu traditionellen Präsenzveranstaltungen sind Hybrid-Events grundsätzlich zugänglicher und bieten das „Beste aus beiden Welten“ – oder sogar noch mehr. 

Die Online-Komponente von Hybridveranstaltungen ermöglicht beispielsweise eine unbegrenzte Skalierbarkeit und damit die Erschließung neuer Zielgruppen. Auch die Einbindung von Teilnehmern mit anderen Sprachen ist dank Dolmetschern problemlos möglich – beides kann remote erfolgen, da Ihre Veranstaltung online stattfindet. Visa und Flugtickets entfallen. Sie benötigen lediglich eine Online-Eventmanagement-Plattform und eine Echtzeit-Dolmetschlösung (wie z. B. Interprefy). Alternativ können Sie eine KI-Sprachübersetzungslösung wie Interprefy Aivia , die sowohl für Teilnehmer vor Ort als auch virtuell geeignet ist.

Darüber hinaus sind Online-Veranstaltungen deutlich „flexibler“ – man ist nicht mehr an eine bestimmte Zeit oder einen bestimmten Ort gebunden und benötigt unter Umständen sogar nur einen kleineren Veranstaltungsort.

Die Vorteile von Offline-Veranstaltungen – Vernetzung, Personalisierung usw. – sind uns allen bekannt, und das gilt auch für Hybrid-Veranstaltungen, die den Teilnehmern die Möglichkeit , persönlich teilzunehmen.

Lesen Sie hier mehr über die Vorteile von Hybridveranstaltungen .

Natürlich können Hybridveranstaltungen eine Herausforderung darstellen – von der Logistik über die Schaffung neuer Mehrwerte für Aussteller und Sponsoren bis hin zur Berücksichtigung unterschiedlicher Zeitzonen. Die eigentliche Herausforderung besteht jedoch darin, die Denkweise der Zielgruppe zu verändern. Eine Präsenzveranstaltung mit optionalem Online-Zugang könnte die Teilnehmer, die nicht vor Ort sind, enttäuschen.

Der Schlüssel zur Bewältigung dieser Herausforderung besteht darin, ein Event, aber zwei Erlebnisse zu schaffen – und wir haben einige Best-Practice-Tipps, wie das gelingen kann.

Top-Tipps für die Ausrichtung einer erfolgreichen Hybridveranstaltung

• Konzentriere dich auf beide Zielgruppen.

Das Verständnis Ihrer Zielgruppe hilft Ihnen, die umfangreiche Liste an Hybrid-Event-Lösungen und Tipps einzugrenzen. Sobald Sie die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmenden kennen, können Sie die passende Technologie – z. B. Eventmanagement-Plattformen – auswählen und das gewünschte Erlebnis gestalten. Achten Sie darauf, die Bedürfnisse beider Zielgruppen gleichermaßen zu berücksichtigen. Auch wenn man geneigt sein mag, sich aufgrund der höheren Kosten (Reise, Visum, Tickets etc.) vor Ort etwas stärker auf die Teilnehmenden vor Ort zu konzentrieren, kann die Zahl der Online-Teilnehmenden die der Präsenzteilnehmenden deutlich übertreffen. Daher ist es entscheidend, die Bedürfnisse der verschiedenen Zielgruppen, die Sie ansprechen möchten, in den Mittelpunkt zu stellen.

• Stellen Sie Ihren Teilnehmern sowohl Vor-Ort- als auch Online-Vertreter zur Verfügung.

Um die Interaktion Ihrer Teilnehmer mit Ihnen und anderen Besuchern zu erleichtern, sollten Sie Ansprechpartner sowohl für die Präsenzveranstaltung als auch für die Online-Veranstaltung bereitstellen. Diese Ansprechpartner können sich um Ihre Gäste kümmern, ihnen Veranstaltungsinformationen und Inhalte bereitstellen und sie gezielt zu den gewünschten Inhalten führen. 

Online-Repräsentanten sind besonders wichtig, da sie den Teilnehmern bei technischen Problemen oder Schwierigkeiten helfen, nützliche Inhalte teilen und ihnen helfen können, mit anderen Online-Teilnehmern in Kontakt zu treten.

• Eine Marketing- und Content-Strategie haben

Um die Teilnehmerzahl Ihrer Hybridveranstaltung zu maximieren, sollten Sie diese frühzeitig bewerben. Nutzen Sie dafür E-Mail-Marketing, Social Media (in der heutigen digitalen Welt unerlässlich) und die Reichweite Ihrer Referenten und Sponsoren. Bitten Sie Ihre Referenten und Sponsoren, Ihre Veranstaltung über ihre Kanäle (insbesondere LinkedIn) zu bewerben, da Sie so ein bereits bestehendes und engagiertes Publikum erreichen. 

Erwägen Sie außerdem, exklusive Inhalte für potenzielle Teilnehmer zu entwickeln – machen Sie auf der Veranstaltungsseite deutlich, dass sich Angemeldete Zugang zu Einblicken hinter die Kulissen verschaffen. Dies kann die Vorfreude auf Ihre Veranstaltung deutlich steigern. Nach der Veranstaltung sollten die Inhalte für alle zugänglich sein, um weiterhin Interessierte zu gewinnen.

• Profitieren Sie vom besten technischen Support online und vor Ort.

Was passiert bei einem Mikrofonausfall oder Verbindungsproblemen? Für jedes mögliche Problem benötigen Sie Unterstützung – deutlich mehr als bei einer reinen Offline- oder Online-Veranstaltung. Darüber hinaus ist eine reibungslose Kommunikation zwischen den Teams vor Ort und online unerlässlich. Interprefy kann hierfür auf sein Netzwerk von AV-Partnern vor Ort zurückgreifen. Wir arbeiten aber auch gerne mit den Partnern des Kunden zusammen.

Idealerweise sollten Sie bei Ihren Hybridveranstaltungen technisches Personal und Partner einsetzen, die die Situation genau überwachen, um eventuelle Probleme zu beheben. Außerdem sollten Sie den Teilnehmern (sowohl online als auch offline) versichern, dass der normale Betrieb relativ bald wieder aufgenommen wird.

Sollte Ihre Online-Eventmanagement-Lösung ausfallen, lohnt es sich immer, eine Backup-Option parat zu haben, die schnell eingesetzt werden kann. 

• Finden Sie den passenden Veranstaltungsort und arbeiten Sie mit den Eigentümern zusammen. 

Kein Veranstaltungsort gleicht dem anderen; viele verfügen standardmäßig über unterschiedliche Ausstattungsmerkmale. Manche eignen sich besser für Events als andere – beispielsweise durch bereits installierte Podien und Surround-Sound-Anlagen – daher sollten Sie jede Option sorgfältig prüfen, um die passende für Ihre Hybridveranstaltung zu finden. 

Die Bandbreite ist natürlich unerlässlich, da Sie ein Online-Publikum ansprechen und hochwertige Video- und Audiostreams benötigen. Ebenso wichtig ist die Ästhetik des Veranstaltungsortes für alle Beteiligten, sowohl vor Ort als auch online. Wählen Sie daher einen Ort, der gut aussieht und zum Thema Ihrer Veranstaltung passt. 

Neben der Suche nach dem passenden Veranstaltungsort sollten Sie gemeinsam mit den Betreibern die optimale Architektur vor Ort entwickeln. Achten Sie dabei auf größtmögliche Sicherheit und Nachhaltigkeit. Dies stärkt das Vertrauen der Teilnehmer und verbessert das Markenimage. 

Empfohlene Ressource:

 Leitfaden für umweltfreundliche Veranstaltungsplanung: Kostenloser Download

• Nutzen Sie die richtigen Plattformen und die richtige Konfiguration. 

Online-Eventmanagement- und virtuelle Hosting-Plattformen bieten alle unterschiedliche Funktionen. Einige eignen sich für Großveranstaltungen und Konferenzen, während andere ihre Stärken bei kleinen, persönlichen Treffen ausspielen. 

Nehmen Sie sich Zeit, die angebotenen Lösungen zu bewerten und mit Ihren Bedürfnissen abzugleichen. Es ist besser, eine passende Lösung zu finden, als in eine umfassende Lösung mit Funktionen zu investieren, die Sie nie nutzen. 

Neben der Auswahl der passenden Plattformen für Ihre Hybridveranstaltung benötigen Sie Partner und die technische Ausstattung für Ihre Präsenzveranstaltung sowie für die Anbindung an Ihre virtuelle Veranstaltung. Sie brauchen ein Team, das all dies für Sie organisiert, und Personal, das sich um die Teilnehmer kümmert. Andernfalls setzen Sie sich immensen, unvorhersehbaren Risiken aus. 

• Ignorieren Sie die Sprachbarriere nicht.

Da hybride Veranstaltungen deutlich zugänglicher sind, sollten Sie mit Teilnehmern aus aller Welt rechnen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie Übersetzer und Dolmetscher haben, die die gängigsten Sprachen abdecken können. Am einfachsten finden Sie diese Information, indem Sie Ihre Teilnehmerdaten analysieren: Welche Sprachen sprechen die meisten? Suchen Sie anhand dieser Daten nach passenden Übersetzern und Dolmetschern.

Um ein reibungsloses Erlebnis – sowohl vor Ort als auch online – zu gewährleisten, benötigen Sie Echtzeit-Dolmetschlösungen, die es den Dolmetschern ermöglichen, Inhalte zu hören und für das Publikum zu dolmetschen. 

Lösungen wie Interprefy ermöglichen die einfache Durchführung von Veranstaltungen für ein multinationales Publikum in großem Umfang, und Dolmetscher können jederzeit und von überall aus arbeiten. Die Projekt- und technischen Supportteams von Interprefy unterstützen Sie vor Ort oder per Fernzugriff.

Und das Beste daran? Interprefy lässt sich in die meisten gängigen Webkonferenz-, Eventmanagement- und virtuellen Hosting-Plattformen integrieren. Der Einrichtungsaufwand ist also minimal.

• Barrierefreiheit einen Schritt weiterführen

• Macht es zu einer Straße mit Gegenverkehr

Der Schlüssel zur Publikumsbeteiligung liegt darin, den Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, sich aktiv einzubringen und mit anderen Teilnehmenden zu kommunizieren. Diese „Zwei-Wege-Kommunikation“ lässt sich mit der richtigen technischen Infrastruktur problemlos realisieren. So können Referenten beispielsweise Inhalte von virtuellen Teilnehmenden einbinden, indem sie entweder den Chat im Blick behalten oder einen Moderator beauftragen, interessante oder lustige Kommentare auszuwählen und weiterzuleiten. Eine weitere Möglichkeit ist, Video-Feeds von virtuellen Teilnehmenden in die Präsentation einzubinden. Wenn sich die Teilnehmenden als Teil des Events fühlen, ist ein intensiveres und bedeutungsvolleres Erlebnis nahezu garantiert.

• Den Schwung beibehalten

Nach der Veranstaltung spricht nichts dagegen, die Dynamik mit neuen, themenrelevanten Inhalten aufrechtzuerhalten und diese an die Teilnehmer zu senden. Sie können im Anschluss weitere Veranstaltungen organisieren, beispielsweise eine Podiumsdiskussion, die zentrale Themen vertieft, oder den Teilnehmern die Möglichkeit geben, bei Erfüllung bestimmter Kriterien teilzunehmen. Indem Sie die Dynamik nach der Veranstaltung beibehalten, maximieren Sie den Nutzen Ihrer Investition und schaffen einen kontinuierlichen Kreislauf aus Markenpräsenz und Kundenbindung.

Hybrid-Events sind gekommen, um zu bleiben.

Da Veranstaltungsmanager und Teilnehmer zunehmend die Vorteile erkennen, selbst entscheiden , wie sie Veranstaltungen ausrichten bzw. daran teilnehmen, werden hybride Veranstaltungen weiterhin ein weltweites Publikum anziehen, sowohl online als auch offline.

Die Herausforderung für Eventmanager liegt in der Komplexität einer Veranstaltung mit zwei Formaten. Ein Event, zwei Erlebnisse – und diese müssen stimmig sein. Das Online-Angebot muss offline so originalgetreu wie möglich umgesetzt werden. Eventmanager müssen genau beobachten, wie ihre Events von beiden Zielgruppen aufgenommen werden, und diese Erkenntnisse nutzen, um ihre Angebote kontinuierlich zu verbessern.