Leitfaden zur optimalen Nutzung virtueller Konferenzplattformen

Angesichts der Herausforderungen durch COVID-19 finden immer mehr Veranstaltungen online statt.

Dank moderner Technologien ist es für Unternehmen einfacher denn je, Meetings, Konferenzen und Seminare über das Internet abzuhalten.

Wir erleben bereits einen rasanten Wandel hin zu digitalen Plattformen: Im April kündigte Microsoft an, dass alle seine Veranstaltungen aufgrund der Coronavirus-Pandemie bis Juli 2021 „ausschließlich digital“ stattfinden werden, während Unternehmen wie Apple, Facebook, IBM, Dell, Intel, SAP, Qualcomm und andere laut Forbes „schnell umschwenkten, um Online-Veranstaltungen zu organisieren oder daran teilzunehmen, um mit ihren Kunden in Kontakt zu treten und sie zu bedienen“.

Doch während die Zukunft von Veranstaltungen zweifellos digital ist, ist „online gehen“ nicht so einfach wie das Herunterladen einer Lösung, deren Aktivierung und die Einladung von Teilnehmern zur Teilnahme, insbesondere für diejenigen, die große Veranstaltungen in mehreren Sprachen ausrichten müssen.

Für diese Unternehmen ist die einzig wirkliche Option eine Online-Konferenzplattform, die in der Lage ist, Veranstaltungen in großem Umfang und für ein mehrsprachiges Publikum durchzuführen.

Vielleicht befinden Sie sich in dieser Situation – aber bei der großen Auswahl an Online-Konferenzplattformen: Worauf sollten Sie achten und wie können Sie die Technologie optimal nutzen?

1. Prüfen Sie die Möglichkeit des Ferndolmetschens.

Unter den aktuellen Umständen können Unternehmen, die große Online-Veranstaltungen für mehrsprachiges Publikum ausrichten, Simultanübersetzungen nur dann anbieten, wenn die Dolmetscher remote zugeschaltet sind. Diese Technologie ermöglicht es Dolmetschern, von überall aus zu arbeiten, ohne komplizierte, proprietäre Spezialausrüstung – sie benötigen lediglich einen Laptop mit Mikrofon und Headset.

Mit einer eingerichteten virtuellen Konferenzplattform ergeben sich folgende Möglichkeiten:

• vor Ort mitzubringen – Veranstaltungen werden dadurch viel widerstandsfähiger, denn wenn es vor Ort ein Problem gibt (z. B. wenn die Ausrüstung nicht funktioniert) oder ein Dolmetscher nicht reisen kann (z. B. aufgrund von Reisebeschränkungen oder Pandemien wie COVID-19), besteht die Möglichkeit, aus der Ferne zu arbeiten.
• Mehr Flexibilität – Ihre Veranstaltungen sind nicht mehr an einen einzigen Ort gebunden. Sie können Ihre Events einfach online verlegen und Ihre gewohnten Dolmetscher für die Fernübertragung einsetzen. Da Ihre Veranstaltungen nun online stattfinden, können mehr Menschen teilnehmen, da die Anreise entfällt. Sie könnten sogar Hybrid- oder Cluster-Veranstaltungen organisieren – teils vor Ort, teils online!
• Geringere Kosten – Sie müssen weder Reise- noch Unterkunftskosten für Dolmetscher übernehmen, sondern zahlen nur für deren Dienstleistung. Das eingesparte Geld kann dann für Dolmetschleistungen in weitere Sprachen verwendet werden.
• Bessere Qualität: Sie sind nicht länger auf lokal verfügbare Dolmetscher angewiesen, sondern können die weltweit besten Dolmetscher nutzen, unabhängig von deren Wohnort.

Bedenken Sie jedoch, dass eine virtuelle Konferenzplattform zwar Ferndolmetschen anbieten mag, der Anbieter dieser Lösung aber auch über ein Netzwerk spezialisierter Konferenzdolmetscher verfügt, aus dem Sie wählen können. Die Plattform selbst ist nur der erste Schritt; Sie benötigen weiterhin erfahrene und hochqualifizierte Dolmetscher, die Ihre Inhalte in den gewünschten Sprachen vermitteln.

2. Lerne so viele Sprachen wie möglich.

Wenn Sie Ihre Veranstaltungen online durchführen, reduzieren bzw. beseitigen Sie einige Eintrittsbarrieren, nämlich: Ort, Zeit und Kosten.

Aber wie steht es mit der Sprache?

Bei Präsenzveranstaltungen ist der Platz für Dolmetscherkabinen begrenzt, weshalb oft nur die gängigsten Sprachen zur Verfügung stehen. Dadurch hätte man mehr Teilnehmer einbeziehen können. Bei Online-Veranstaltungen hingegen entfällt der Platzbedarf, und Sie können beliebig viele Dolmetscher einsetzen. Zudem durch die Online-Durchführung ein deutlich größeres Publikum.

Die eingesparten Infrastrukturkosten können Sie für die Einstellung weiterer Konferenzdolmetscher verwenden, auch für Sprachdolmetscher für nur wenige Teilnehmer. Dies zieht nicht nur mehr Menschen zu Ihren Online-Veranstaltungen, sondern macht sie auch inklusiver, da es zeigt, dass Sie an alle .

Unser Tipp? Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter von Online-Konferenzplattformen über ein Netzwerk von Konferenzdolmetschern (wie oben erwähnt) und entsprechende Dienstleistungen . Oftmals erhalten Sie im Rahmen des Pakets einen Rabatt und Dolmetscher, die mit Ihrer Plattform vertraut sind.

3. Prüfen Sie, ob technischer Support und/oder Ausrüstung bereitgestellt werden.

Die Online-Umsetzung Ihrer Veranstaltungen erfordert weit mehr als nur eine Plattform – Sie benötigen einen Anbieter, der Ihnen bei der Konfiguration und Verwaltung behilflich sein kann.

Der richtige Anbieter wird Sie „einarbeiten“, das heißt, Ihnen die Funktionsweise der Lösung erklären, sie für Sie implementieren und – gegen eine geringe zusätzliche Gebühr – Ihnen vor, während und nach Ihren Veranstaltungen einen engagierten Support bieten.

Werden sie beispielsweise:

• Schulen Sie sich und Ihr Team in der Nutzung der Plattform?
• Bieten Sie gezielte Unterstützung vor, während und nach der Veranstaltung an?
• Können Sie bei der Einrichtung der Dolmetscherausrüstung helfen? (Nicht so sehr die Bereitstellung der Ausrüstung selbst, sondern vielmehr die Erklärung, wie man mit den vorhandenen Geräten die bestmögliche Audio-/Videoqualität erzielt.)
• Sollen Audio- und/oder Videoaufnahmen zur späteren Verwendung, beispielsweise für Transkripte, erstellt werden?

Das sind alles relativ harmlose Fragen, aber sie müssen trotzdem gestellt werden. Um Ihre Online-Konferenzplattform optimal zu nutzen, suchen Sie sich einen Anbieter, der Sie in allen Belangen unterstützt – das wird Ihnen die Arbeit erheblich erleichtern!

4. Qualifikationen und Fachwissen prüfen.

Nehmen wir also an, der Anbieter Ihrer Wahl verfügt über ein Netzwerk von Konferenzdolmetschern und Sie möchten einige davon für eine bevorstehende Veranstaltung engagieren.

Aber woher wissen Sie, ob Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten?

Nachdem Sie die sorgfältige Arbeit der Einrichtung Ihrer Online-Konferenzplattform (und der zugehörigen Dienste) geleistet haben, müssen Sie sicherstellen, dass die angebotenen Dolmetscher tatsächlich Ihren Anforderungen entsprechen.

Bei der Beurteilung der Dolmetscher sollten Sie Folgendes beachten:

• Sind sie so qualifiziert und sachkundig, wie Sie es benötigen?

Können sie beispielsweise nachweisen, dass sie die Themen Ihrer Veranstaltung verstehen? Beherrschen sie die Fachterminologie? Es wäre sinnlos, einen Dolmetscher einzusetzen, der die Feinheiten des Inhalts nicht versteht, da er die Inhalte möglicherweise falsch vermittelt. Dies ist besonders wichtig bei hochtechnischen Themen, bei denen komplexe Sachverhalte oft komprimiert und dem Publikum verständlich erklärt werden müssen.

• Welche Qualifikationen müssen sie haben und welche Berufserfahrung ist erforderlich?

Jeder Dolmetscher, den Sie auswählen, sollte über eine Qualifikation verfügen, die es ihm ermöglicht, sich sicher über die von Ihnen geplanten Themen zu äußern. Er sollte außerdem über die nötige Erfahrung verfügen, um ruhig und gelassen zu sein und die Inhalte sachgerecht zu vermitteln . Ein erfahrener Dolmetscher kann beispielsweise auch unter Druck souverän kommunizieren, Unnötiges herausfiltern und sich auf die wichtigsten Punkte konzentrieren.

• Sind sie mit Konferenzsoftware/-tools – also Ihrer gewählten Plattform – vertraut?

Von den bisherigen Fragen ist dies wohl die wichtigste. Die größten Probleme entstehen, wenn Dolmetscher die vorhandene Technologie nicht beherrschen. Das bedeutet, dass Schulungskosten anfallen. Normalerweise kann ein Anbieter Dolmetscher in der Nutzung seiner Online-Konferenzplattform schulen. Verfügt der Anbieter zudem über ein Dolmetschernetzwerk, sind die Dolmetscher wahrscheinlich bereits mit der Plattform vertraut.

• Arbeiten Sie mit einem Anbieter zusammen, der Sie bei jedem Schritt unterstützt.

Interprefy ist spezialisiert auf simultanes Ferndolmetschen (RSI) für mehrsprachige Veranstaltungen vor Ort und online. Wir bieten die weltweit führende cloudbasierte RSI-Plattform (bzw. Plattform für virtuelle Konferenzen und Online-Events). Dolmetscher können damit jederzeit und überall ohne spezielle Ausrüstung arbeiten. Die Plattform ist einfach einzurichten und zu bedienen, skalierbar und flexibel – und somit für jede Veranstaltung geeignet.

Benötigen Sie Dolmetscher für bestimmte Sprachen? Unser Netzwerk von Sprachdienstleistern vermittelt Ihnen die besten Konferenzdolmetscher, damit Sie sich ganz auf die erfolgreiche Durchführung Ihrer Veranstaltung konzentrieren können. Wir bieten Ihnen außerdem technischen Support und Expertise, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Wir begleiten Sie auf jedem Schritt Ihres Weges. Wenn Sie also wirklich Hilfe bei der Online-Umsetzung Ihrer Veranstaltungen benötigen – sprechen Sie uns doch einfach an!

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