Leitfaden, um das Beste aus virtuellen Konferenzplattformen herauszuholen

Angesichts der durch COVID-19 verursachten Herausforderungen finden immer mehr Veranstaltungen online statt.

Dank moderner Technologien ist es für Unternehmen einfacher denn je, Meetings, Konferenzen und Seminare über das Internet abzuhalten.

Wir sehen bereits einen schnellen Wandel zu digitalen Plattformen: Im April kündigte Microsoft an, dass alle seine Veranstaltungen “nur digital bis Juli 2021” sein werden aufgrund der Coronavirus-Pandemie, während Unternehmen wie Apple, Facebook, IBM, Dell, Intel, SAP, Qualcomm und andere, sagt Forbes, haben “sich schnell umorientiert, um Online‑Veranstaltungen zu erstellen oder daran teilzunehmen, um ihre Kunden zu verbinden und zu bedienen”.

Doch während die Zukunft von Veranstaltungen zweifellos digital ist, “online gehen” ist nicht so einfach wie das Herunterladen einer Lösung, das Einschalten und das Einladen von Delegierten zur Teilnahme, insbesondere für diejenigen, die große Veranstaltungen in mehreren Sprachen ausrichten müssen.

Für diese Unternehmen ist die einzige wirkliche Option eine Online-Konferenzplattform, die in der Lage ist, Veranstaltungen in großem Umfang und für ein mehrsprachiges Publikum bereitzustellen.

Sie könnten sich in dieser Situation – aber bei so vielen verschiedenen Online-Konferenzplattformen zur Auswahl, worauf sollten Sie achten und wie können Sie das Beste aus der Technologie herausholen?

1. Prüfen Sie die Möglichkeit der Ferninterpretation

Im gegenwärtigen Umfeld ist die einzige Möglichkeit für Unternehmen, die große Online‑Veranstaltungen für mehrsprachige Zielgruppen ausrichten, Simultandolmetschen bereitzustellen, wenn die Dolmetscher remote verbunden sind. Diese Art von Technologie ermöglicht es Dolmetschern, von überall aus zu arbeiten, und zwar ohne den Einsatz komplizierter, proprietärer Spezialgeräte – sie können einfach einen Laptop mit Mikrofon und Headset verwenden.

Mit einer virtuellen Konferenzplattform ist Folgendes vorhanden’:

• Keine Notwendigkeit, Ausrüstung mitzubringen vor Ort – Veranstaltungen werden deutlich robuster, falls es ein Problem vor Ort gibt (z. B. Ausrüstung fällt aus) oder ein Dolmetscher nicht reisen kann (Einschränkungen, Pandemien wie COVID‑19), haben sie die Möglichkeit, remote zu arbeiten.
• Mehr Flexibilität – Ihre Veranstaltungen sind nicht mehr auf einen einzigen Ort beschränkt. Sie können Ihre Veranstaltungen einfach online verlegen und Ihre üblichen Dolmetscher beauftragen, ihre Leistungen remote zu erbringen. Da Ihre Veranstaltungen nun online sind, können mehr Personen teilnehmen, da sie nicht mehr durch Reisen eingeschränkt sind. Sie könnten sogar hybride oder Cluster‑Veranstaltungen ausrichten – teilweise vor Ort, teilweise online!
• Niedrigere Kosten – Sie müssen nicht für die Reise- oder Unterbringungskosten von Dolmetschern zahlen, sondern nur für deren Dienstleistung. Das eingesparte Geld kann dann für die Bereitstellung von Dolmetschungen in mehr Sprachen verwendet werden.
• Bessere Qualität Sie sind nicht mehr auf lokal verfügbare Dolmetscher beschränkt, Sie können die weltweit besten Dolmetscher einsetzen, egal wo sie leben

Bitte beachten Sie jedoch, dass, obwohl eine virtuelle Konferenzplattform möglicherweise Remote‑Dolmetschen anbietet, der Anbieter dieser Lösung über ein Netzwerk spezialisierter Konferenzdolmetscher verfügt, aus dem Sie wählen können? Das Vorhandensein der Plattform ist nur der erste Schritt; Sie benötigen weiterhin erfahrene, hochqualifizierte Dolmetscher, um Ihre Inhalte in den erforderlichen Sprachen zu liefern.

2. Erhalten Sie so viele Sprachen wie möglich

Wenn Sie Ihre Veranstaltungen online verlegen, reduzieren und/oder beseitigen Sie einige Eintrittsbarrieren, nämlich: Standort, Zeit und Kosten.

Aber was ist mit der Sprache?

On-site events are limited in that there’s only so much space for interpreter booths, so often only the few most popular languages are chosen. Spiace, which perhaps could have used for more attendees. However, by taking events online you don’t have to worry about space and can enlist as many interpreters as you like. Furthermore, because your events are online, you now have access to a much, much larger audience.

Das Geld, das Sie durch die Infrastruktur einsparen, kann verwendet werden, um mehr Konferenz‑Interpreten zu gewinnen, einschließlich Sprachinterpreter für nur wenige Delegierte. Das wird nicht nur mehr Menschen zu Ihren Online‑Veranstaltungen anziehen, sondern sie auch inklusiver machen, da Sie alle.

Unser Rat? Prüfen Sie, ob Ihr Anbieter der Online‑Konferenzplattform ein Netzwerk von Konferenz‑Interpretern (wie oben erwähnt) und Dienstleistungen. Sie können Ihnen im Rahmen des Pakets einen Rabatt anbieten und Interpreten bereitstellen, die mit der von Ihnen genutzten Plattform vertraut sind.

3. Prüfen Sie, ob technischer Support und/oder Ausrüstung bereitgestellt wird

Ihre Veranstaltungen online zu bringen erfordert viel mehr als nur eine Plattform – Sie benötigen einen Anbieter, der ’fähig ist, Ihnen bei der Konfiguration und Verwaltung zu helfen.

Der richtige Anbieter wird in der Lage sein, Sie “onboard” zu begleiten, das heißt, zu erklären, wie die Lösung funktioniert, sie für Sie zu implementieren und – gegen eine geringe zusätzliche Gebühr – dedizierten Support vor, während und nach Ihren Veranstaltungen bereitzustellen.

Zum Beispiel, werden sie:

• Schulen Sie Ihr Team und sich selbst im Umgang mit der Plattform?
• Bieten Sie dedizierten Support vor, während und nach der Veranstaltung?
• Unterstützen Sie beim Einrichten jeglicher Ausrüstung für Dolmetscher? (Nicht so sehr die Bereitstellung der Ausrüstung selbst, sondern die Erklärung, wie man die bestmögliche Audio-/Videoqualität aus den vorhandenen Geräten erzielt)
• Audio und/oder Video aufzeichnen, um sie nach der Veranstaltung zu verwenden, einschließlich für Transkripte?

Dies sind alles relativ harmlose Fragen, aber sie müssen dennoch gestellt werden. Um das Beste aus Ihrer Online-Konferenzplattform herauszuholen, finden Sie einen Anbieter, der Ihnen in jedem Aspekt helfen kann, da dies Ihr Leben deutlich, deutlich einfacher macht!

4. Qualifikationen und Fachkenntnisse prüfen

So let’s sagen, dass der Anbieter, den Sie auswählen, ein Netzwerk von Dolmetschern auf Konferenzniveau hat und Sie einige von ihnen für eine bevorstehende Veranstaltung einsetzen möchten.

Aber wie können Sie feststellen, ob Sie das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten?

Wie Sie’ die sorgfältige Arbeit geleistet haben, Ihre Online-Konferenzplattform (und zugehörige Dienste) einzurichten, müssen Sie sicherstellen, dass die angebotenen Dolmetscher tatsächlich Ihren Anforderungen entsprechen.

Einige Punkte, die Sie bei der Bewertung der Dolmetscher beachten sollten:

• Sind sie so kompetent und sachkundig, wie Sie es benötigen?

Zum Beispiel, können sie nachweisen, dass sie die Themen, die bei Ihrer Veranstaltung besprochen werden sollen, verstehen? Beherrschen sie die Fachterminologie? Es wäre sinnlos, einen Dolmetscher zu beauftragen, der die Nuancen des Inhalts nicht versteht, da er das Material möglicherweise falsch vermittelt. Dies ist besonders wichtig bei hoch technischen Themen, bei denen schwieriges Material häufig komprimiert und dem Publikum klar erklärt werden muss.

• Welche Qualifikationen haben sie und welches Erfahrungsniveau benötigen Sie?

Jeder Dolmetscher, den Sie auswählen, sollte so qualifiziert sein, dass er sich beim Sprechen über die Themen, die Sie präsentieren möchten, wohlfühlt. Er sollte zudem über das passende Erfahrungsniveau verfügen, damit er ruhig, gefasst und in der Lage ist, Inhalte auf die richtige Art.

• Sind sie mit Konferenzsoftware/-tools – d. h. Ihrer gewählten Plattform?

Von den bisher gestellten Fragen ist dies vielleicht die wichtigste. Die größten Probleme entstehen, wenn ein Dolmetscher nicht weiß, wie er die von Ihnen bereitgestellte Technologie nutzen soll. Das bedeutet, dass Sie Geld ausgeben müssen, um ihn zu schulen. In der Regel kann ein Anbieter Dolmetscher darin schulen, wie sie die eigene Online-Konferenzplattform verwenden. Außerdem ist es wahrscheinlich, dass Dolmetscher in einem bestehenden Netzwerk die Plattform bereits kennen.

• Arbeiten Sie mit einem Anbieter zusammen, der Sie bei jedem Schritt unterstützt

Bei Interprefy spezialisieren wir uns auf die Bereitstellung Remote-Simultandolmetschen (RSI) für mehrsprachige Vor-Ort- und Online-Veranstaltungen. Wir bieten die welt’s führende cloudbasierte RSI-Plattform (oder virtuelle Konferenz/Online‑Veranstaltungsplattform). Sie ermöglicht Dolmetschern, von überall, jederzeit zu arbeiten, und ohne spezielles Equipment, ist sie einfach einzurichten und zu nutzen, und ist sie skalierbar und flexibel (was sie für jede Veranstaltung geeignet macht).

Wenn Sie spezifische Sprachen benötigen, kann unser Netzwerk von Sprachdienstleistern (LSP) die besten Dolmetscher auf Konferenzniveau für Sie bereitstellen, damit Sie sich darauf konzentrieren können, Ihre Veranstaltung großartig zu gestalten. Wir’ll sogar technische Unterstützung und Fachwissen bereitstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltungen reibungslos ablaufen.

Wir’re mit Ihnen in jedem Schritt, also wenn Sie wirklich Hilfe benötigen, Ihre Veranstaltungen online zu bringen – warum nicht mit uns sprechen?

Für weitere Informationen zu Online‑Veranstaltungen und zur Bewertung von RSI‑Anbietern sollten Sie unser kostenloses eBook unten herunterladen!