Dolmetschen bei medizinischen Konferenzen: Ein Leitfaden für Kongressorganisatoren

Ein großer medizinischer Kongress lebt von Präzision. Tausende von Klinikern wechseln zwischen Plenarsitzungen, Parallelvorträgen, Industriesymposien und Posterpräsentationen, und vieles von dem, was sie hören, kann ihre Patientenbehandlung innerhalb weniger Wochen beeinflussen. Wenn die Teilnehmer diesen Inhalten in einer Fremdsprache folgen, ist ein Missverständnis bezüglich Dosierung, Endpunkt oder Kontraindikation mehr als nur eine peinliche Situation, denn es kann sich auf die klinische Praxis auswirken.

Viele Fachgesellschaften schließen diese Lücke durch Dolmetschdienste auf medizinischen Konferenzen. Ein Kongress ist jedoch keine einheitliche Veranstaltung mit einheitlichem Dolmetschbedarf. Es handelt sich vielmehr um ein Programm mit sehr unterschiedlichen Formaten, die jeweils ihr eigenes Tempo, ihre eigene Zielgruppe und ihr eigenes Risikoniveau aufweisen. Dieser Leitfaden erläutert die verschiedenen Sitzungstypen, die Sie voraussichtlich programmieren werden, und erklärt, wie Sie jeweils den passenden Dolmetschansatz auswählen. Dabei wird auch berücksichtigt, was bei der Akkreditierung von Sitzungen für die ärztliche Fortbildung (CME) zu beachten ist.

Was unterscheidet Dolmetschen bei medizinischen Konferenzen von anderen

Medizinische Inhalte sind komplex. Eine einzige Präsentation kann Medikamentennamen, Studienabkürzungen, Gerätespezifikationen und statistische Ergebnisse enthalten, oft in rasantem Tempo anhand datenreicher Folien präsentiert. Viele Referenten sind Kliniker und Forscher und keine professionellen Präsentatoren. Zudem sprechen viele eine Fremdsprache, was das Verstehen und Verstehen erschwert.

Daher benötigen Dolmetscher mehr als nur gute Sprachkenntnisse. Sie brauchen Fachwissen und vor allem ausreichend Vorbereitungszeit mit dem eigentlichen Material. Auch der Umfang spielt eine Rolle: Bei einem Kongress können zehn oder mehr Räume gleichzeitig belegt sein, sodass die Dolmetschung eine programmweite Entscheidung ist und nicht mehr für jede einzelne Sitzung organisiert werden kann.

Plenarsitzungen und Parallelsitzungen

Plenarsitzungen ziehen das größte Publikum an und beinhalten oft die wichtigsten Inhalte, von Keynote-Vorträgen bis hin zu aktuellen Gerichtsergebnissen. Hier spielen professionelle Simultandolmetscher ihre Stärken voll aus. Planen Sie mindestens zwei Dolmetscher pro Sprache ein, da Dolmetscher in der Regel alle 20 bis 30 Minuten wechseln, um eine hohe Genauigkeit zu gewährleisten. Live-Untertitel sind ebenfalls empfehlenswert, sowohl für die Barrierefreiheit als auch für Teilnehmer, die die präsentierten Zahlen überprüfen möchten.

Parallele Sitzungen werfen eine andere Frage auf: Wie weit reicht Ihr Budget für die vielen Räume? Analysieren Sie zunächst die Anmeldedaten, um festzustellen, welche Sprachen Ihre Teilnehmenden tatsächlich benötigen, und legen Sie dann verschiedene Sprachpakete fest. Klinische Veranstaltungen mit hoher Teilnehmerzahl könnten von Dolmetschern in Ihre Hauptsprachen übersetzt werden, während kleinere oder weniger risikoreiche Sitzungen KI-gestützte Sprachübersetzung mit einem benutzerdefinierten medizinischen Glossar nutzen könnten. Bei simultaner Fernübersetzung verbinden sich die Dolmetscher mit dem Audiofeed jedes Raumes, und die Teilnehmenden hören über ihre eigenen Smartphones zu. So benötigen Sie keine Dolmetscherkabine in jedem Raum.

Satellitensymposien 

Satellitensymposien werden üblicherweise von Pharma- oder Medizintechnikunternehmen organisiert und finanziert und finden in der Regel außerhalb des akkreditierten wissenschaftlichen Programms statt. Sponsoren organisieren oft die Dolmetschung für ihre eigenen Sitzungen, es empfiehlt sich jedoch, gemeinsame Standards festzulegen, damit die Teilnehmenden während des gesamten Kongresses die gleiche Erfahrung machen: denselben Zugang zu den Sprachkanälen, dieselben Qualitätsstandards und eine klare Kennzeichnung.

Da Symposiumsinhalte werblicher Natur sind, unterliegen sie auch Branchenrichtlinien, wie beispielsweise dem EFPIA-Kodex in Europa. Dolmetscher müssen die Aussagen des Redners exakt wiedergeben. Daher ist es unerlässlich, dass sie die vom Sponsor freigegebenen Folien im Voraus erhalten. Wenn Sie Sponsoren bei ihren eigenen Veranstaltungen unterstützen, bietet unser Leitfaden für präzise mehrsprachige Veranstaltungen für Pharma- und Life-Science-Unternehmen detailliertere Informationen zu deren Perspektive.

Abstract- und Postersitzungen 

Mündliche Vortragssitzungen gehören zu den am schwierigsten zu interpretierenden Formaten. Die Präsentationen sind kurz, oft sieben bis zehn Minuten, mit schnellen Übergaben zwischen den Vortragenden und wenig Zeit für Kontext. Dolmetscher benötigen daher das Abstractbuch und die Folienpräsentationen sowie eine verlässliche Reihenfolge der Vortragenden rechtzeitig.

Postersitzungen funktionieren wiederum anders. Es handelt sich um Gespräche zwischen einem/einer Präsentator/in und kleinen Gruppen, die sich um eine Tafel versammeln, weshalb Dolmetschen am Stand selten sinnvoll ist. Stattdessen kann KI-Sprachübersetzung auf persönlichen Geräten Einzelgespräche unterstützen, und moderierte Posterrundgänge oder E-Poster-Präsentationen können ähnlich wie eine kleine Parallelsitzung gedolmetscht werden.

Interpretation und CME-Akkreditierung

Akkreditierungsstellen wie der Europäische Akkreditierungsrat für die medizinische Fort- und Weiterbildung (EACCME) und der Akkreditierungsrat für die medizinische Fort- und Weiterbildung (ACCME) in den USA legen Wert auf die Unabhängigkeit der Fort- und Weiterbildung, die Lernziele, die Evaluation und die Anwesenheit. Die Interpretation ändert zwar nichts am Inhalt einer akkreditierten Fortbildungsveranstaltung, wirft aber praktische Fragen auf, die Sie frühzeitig klären sollten.

Klären Sie zunächst mit Ihrem Akkreditierungsanbieter, wie gedolmetschte und übersetzte Inhalte dokumentiert werden. Stellen Sie anschließend sicher, dass die Bewertungsformulare und die Anwesenheitserfassung auch für Teilnehmende funktionieren, die Sitzungen in einer anderen Sprache verfolgen. Trennen Sie schließlich Satellitensymposien klar von akkreditierten Sitzungen, beispielsweise durch die Benennung der Sprachkanäle in Ihrer App oder Plattform.

Viele Gesellschaften bieten auch nach dem Kongress einen On-Demand-Zugriff an. Aufzeichnungen mit Dolmetscher- oder Untertitelung erhöhen den Wert akkreditierter Inhalte. Planen Sie daher vor der Live-Übertragung, wie Untertitel und Transkripte nach der Veranstaltung zugänglich gemacht werden können

Vorbereitung von Dolmetschern und KI auf die medizinische Terminologie

Die Vorbereitung ist der wichtigste Faktor für die Qualität der Dolmetschung auf einem medizinischen Kongress. Teilen Sie Programm, Abstracts, Folien und Referentenliste so schnell wie möglich und erstellen Sie ein Glossar mit Arzneimittelnamen, Studienakronymen, Gerätebezeichnungen und gängigen Abkürzungen für jedes Fachgebiet. Wenn Sie KI-Sprachübersetzung verwenden, laden Sie dasselbe Glossar als benutzerdefiniertes Vokabular, damit Namen und Begriffe korrekt erkannt werden.

Auch die Sprecher spielen eine wichtige Rolle. Eine kurze Einweisung, in der sie gebeten werden, in einem angemessenen Tempo zu sprechen, das Vorlesen komplexer Texte zu vermeiden und die Zahlen auf ihren Folien mit dem Gesagten abzugleichen, macht einen deutlichen Unterschied. Unser Leitfaden für Sprecher in Dolmetschersitzungen bietet hierfür einen hilfreichen Ausgangspunkt. Bei kurzfristig anberaumten Sitzungen mit Sperrfristen sollte vor der Weitergabe von Materialien sichergestellt werden, dass die Dolmetscher Vertraulichkeitsvereinbarungen unterliegen.

Auswahl zwischen Vor-Ort-, Fern- und KI-Dolmetschen

Die meisten Kongresse erzielen die besten Ergebnisse durch die Kombination verschiedener Ansätze anstatt durch die Auswahl eines einzelnen Ansatzes:

• Dolmetscher vor Ort in Kabinen eignen sich für Veranstaltungsorte mit vorhandener Kabineninfrastruktur und Plenarsäle, in denen die Dolmetscher von der direkten Sicht auf die Bühne profitieren.
• Die Fernübersetzung ermöglicht den Einsatz spezialisierter medizinischer Dolmetscher unabhängig von ihrem Standort, skaliert auf parallele Spuren ohne zusätzliche Kabinen und bedient sowohl Präsenz- als auch Online-Publikum.
• KI-Sprachübersetzung und Live-Untertitelung erweitern den Zugang zu Sprachen auf kleinere Sprachgruppen, Veranstaltungen mit geringerem Risiko und Postergespräche, insbesondere wenn sie durch ein medizinisches Glossar und Live-Monitoring unterstützt werden.

Einen umfassenderen Überblick darüber, wie diese Modelle zusammenwirken, bietet der Artikel „ Die intelligente Kombination von KI und menschlicher Interpretation“.

Wo anfangen?

Beginnen Sie mit der Erstellung eines Programmplans nach Sitzungstyp und erwartetem Sprachbedarf. Legen Sie anschließend fest, welche Dolmetschstufe für jede Sitzung erforderlich ist. Beziehen Sie Ihren Akkreditierungsanbieter frühzeitig mit ein, setzen Sie eine Frist für die Referentenmaterialien und planen Sie eine technische Probe für die am stärksten frequentierten Räume. Wenn Sie diese Schritte Monate statt Wochen im Voraus unternehmen, erhalten die Dolmetscher die notwendige Vorbereitungszeit für medizinische Inhalte.