Tipps, wie Sie Ihre Online-Events für Ihr Publikum ansprechender gestalten

Wenn es darum geht, den Erfolg einer Veranstaltung zu bewerten, ist eine zentrale Variable das Publikum-Engagement. Meinungen, Diskussionen, Fragen – all dies sind Anzeichen für Publikum-Engagement und, noch wichtiger, der Beweis, dass Ihre Veranstaltung interessant ist.

Allerdings, während it’s einfach ist, das Engagement bei einer Vor-Ort-Veranstaltung zu messen (und anschließend Ihre nächste zu verbessern), was ist mit denen, die Sie online veranstalten?

Während der COVID-19-Pandemie wurden zahlreiche lokale und internationale Veranstaltungen abgesagt und viele geplante Events und Konferenzen ins Internet verlegt. Online-Veranstaltungen sind zwar deutlich zugänglicher, inklusiver und vielfältiger, aber wesentlich schwieriger ansprechend zu gestalten. 

Ein Großteil dieser Schwierigkeit liegt am Medium: Nur wenige Online‑Konferenzplattformen bieten die für ein groß angelegtes Publikumsengagement notwendigen Funktionen. Für kleinere Veranstaltungen und Besprechungen ist die Möglichkeit, ‘die Hand zu heben’ oder ‘den Bildschirm zu teilen’ von unschätzbarem Wert und befähigt die Nutzer, doch bei groß angelegten Online‑Events mit potenziell tausenden von Personen, wie können die Teilnehmenden mitwirken?

Es geht nicht nur darum, Inhalte bereitzustellen. Es geht darum, Inhalte bereitzustellen, mit denen Ihre Zielgruppe interagieren kann – und dafür müssen Sie es ihr so ​​einfach wie möglich machen, sei es über Ihre Plattform oder im Vorfeld der Online-Veranstaltung. Für viele Teilnehmer ist die Interaktion über eine Veranstaltungsplattform möglicherweise noch ungewohnt. 

In diesem Blog werden wir mehrere Tipps teilen, die Ihnen helfen, das Publikum vor und während Ihrer nächsten Online‑Veranstaltung zu engagieren.

1. Bewerben Sie die Veranstaltung rechtzeitig im Voraus

Eine der besten Methoden, ein Online-Event zu bewerben (und damit die Beteiligung vor und während des Events zu steigern), besteht darin, relevante Inhalte zu teilen. Das kann alles Mögliche sein, von kurzen Videoaufnahmen bis hin zur Einrichtung eines Diskussionsforums ausschließlich für Teilnehmer. Durch das Erstellen von Inhalten und deren Verbreitung bei Ihrem Online-Publikum bieten Sie ihnen ein Insider-Erlebnis, das sie begeistert, teilzunehmen.

Neben der Erstellung von Inhalten muss es über die Social‑Media‑Kanäle verbreitet werden, die Ihr Publikum häufig nutzt.

LinkedIn und X sind die wichtigsten Kanäle für die Bewerbung, aber erwägen Sie auch die Einrichtung privater Gruppen für die Teilnehmer, in denen Sie brandneue Inhalte und Videos teilen können. Machen Sie auf der Anmeldeseite deutlich, dass die Teilnehmer durch die Registrierung Zugang zu diesen exklusiven Inhalten erhalten.

2. Wählen Sie die Referenten sorgfältig aus und geben Sie ausreichend Zeit für Fragen

Das Rednerpanel und die bereitgestellten Inhalte sind die wichtigsten Faktoren, um zu bestimmen, ob jemand an einer Online‑Veranstaltung teilnimmt. In einem zunehmend internationalen Online‑Event‑Bereich muss das gewählte Panel vielfältig sein (niemand möchte dieselbe Meinung von fünf verschiedenen Personen mit demselben Hintergrund hören) und klare Fachkompetenz aufweisen.

Vor diesem Hintergrund sollten Sie Redner auswählen, die neue Erkenntnisse und Perspektiven bieten können, die Ihr Publikum auf dem Rand ihres Bürostuhls halten! Dies wird sie auch dazu anregen, mehr Fragen zu stellen, da es interessante Informationen sind, die sie bisher nicht gehört haben oder über die sie weniger wissen.

Lassen Sie schließlich etwas Zeit für Fragen & Antworten.

Online events aren’t Vorlesungen (so einfach, wie es für Redner ist, die Online‑Plattformen zu dominieren) sondern Bildungsseminare oder Diskussionen. Indem dem Publikum ausreichend Zeit zum Stellen von Fragen eingeräumt wird, fühlt es sich einbezogen und daher von den Redner(s) engagiert. Außerdem helfen Fragen, weitere Klarheit über die von den Rednern behandelten Themen zu schaffen; es kann sein, dass sie didn’t genug Zeit hatten, um jeden Aspekt eines Themas abzudecken; Publikumsfragen können dazu beitragen, die Antworten zu ermitteln.

3. Wählen Sie die richtige Kommunikationstechnologie

Unsere Umfrage hat uns gezeigt, dass ein entscheidender Teil der Publikumsbindung die Fähigkeit ist, vor und während einer Online-Veranstaltung mit anderen Teilnehmern und Rednern zu kommunizieren.

Tatsächlich, laut unserer Umfrage zu Event-Industry-Trends 2020 (bestehend aus 106 Befragten, die alle Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation haben), stimmten 78 % zu, dass die Teilnehmenden neue Möglichkeiten der Interaktion miteinander und mit den Referenten wünschen.

Mit den Fortschritten in Veranstaltungstechnik und Kommunikationsplattformen ist es einfacher denn je, dass Sie (und Ihre Referenten) in Echtzeit mit Ihrem Publikum interagieren. Die meisten Online‑Konferenz‑Tools verfügen über eine „Chat“-Funktion – nutzen Sie diese, um Fragen des Publikums zu sammeln und zu kuratieren. Dieser Ansatz gibt den Referenten Zeit, die Fragen zu lesen und über ihre Antworten nachzudenken, und bindet das Publikum aktiv ein.

Sie können auch Kommunikationsplattformen nutzen, um Feedback von Ihrem Publikum zu sammeln und in Echtzeit zu beurteilen, wie gut die Veranstaltung verläuft. Diese Informationen können anschließend verwendet werden, um Änderungen an der Durchführung der Veranstaltung vorzunehmen – möglicherweise möchte das Publikum, dass der Redner länger auf bestimmten Folien verweilt oder die Folien nach der Online‑Veranstaltung teilt.

Abschließend ermöglicht Ihnen die Implementierung dieser Technologie, zu verstehen, wie gut Sie mit der Einbindung des Publikums umgehen und die Erwartungen erfüllen können. Es kann sein, dass Ihr Publikum zahlreiche Fragen hatte, Ihre Redner jedoch aufgrund von Zeitbeschränkungen nicht alle beantworten konnten. Daher können Sie beim nächsten Mal das Rednerfenster und den Fragensegment verlängern.

4. Bieten Sie zahlreiche Übersetzungsoptionen

Eine der größten Hürden für die Teilnahme von Zuschauern ist die Sprache. Nehmen wir beispielsweise an, ein deutscher Muttersprachler möchte an Ihrer Online-Veranstaltung teilnehmen. Die angebotenen Inhalte und die Liste der Referenten sprechen ihn an, aber es gibt ein Problem: Die Veranstaltung findet auf Englisch statt, und er spricht nur Deutsch.

Dieses Szenario ist weit verbreitet. Viele Online-Veranstaltungen, an denen Ihre Zielgruppe gerne teilnehmen würde, können dies aufgrund von Sprachbarrieren nicht. Dank der Vielzahl an verfügbaren Lösungen gibt es heutzutage keinen Grund mehr, warum Ihre Online-Veranstaltung ohne Dolmetscherdienste auskommen sollte. 

Es gibt Plattformen (wie beispielsweise Interprefy), mit denen Sie Ihre Veranstaltungen online für ein großes Publikum durchführen und Dolmetscher per Fernzugriff einbinden können. Dadurch sparen Sie Kosten und erhalten Zugang zu einer größeren Auswahl an Online-Dolmetschern. 

Überlegen Sie daher, welche Sprachen Sie Ihrem Publikum anbieten müssen. Wenn diese Optionen verfügbar sind, wird das Engagement des Publikums deutlich steigen.

5. Machen Sie es den Teilnehmenden leicht, die richtigen Sitzungen auszuwählen und eine Matching‑Plattform zu nutzen

Das Engagement des Publikums leidet, wenn es für die Teilnehmenden, insbesondere Erstteilnehmer, schwierig ist, zu erkennen, welche Online‑Sitzungen für sie relevant sind.

Es ist daher in Ihrem besten Interesse, eine Agenda auf Ihrer Website bereitzustellen und sie per E-Mail an alle Ihre Teilnehmer zu senden.

Ein weiterer Aspekt, den Sie für Ihre nächste Online‑Veranstaltung berücksichtigen sollten, ist, zu erfragen, was Ihre Teilnehmer sehen möchten. Dies ermöglicht es Ihnen, beim nächsten Mal noch personalisiertere Inhalte zu liefern und das Publikum erneut stärker zu binden!

Abschließend empfehlen wir für Erstteilnehmer Ihrer Veranstaltung die Nutzung einer Event-Matching-Plattform. Diese Plattformen wurden entwickelt, um Teilnehmer, die an bestimmten Themen und/oder Rednern Ihrer Veranstaltung interessiert sind, zusammenzubringen. Dadurch wird es für die Menschen wesentlich einfacher, im Vorfeld zu kommunizieren und sich zu vernetzen, was Vorfreude erzeugt und das Engagement steigert.

6. Schaffen Sie ein reibungsloses Onboarding-Erlebnis 

Vor der Veranstaltung ist es eine großartige Idee, registrierte Teilnehmer einzuweisen, damit sie wissen, wie sie die Plattform und ihre interaktiven Funktionen nutzen können. Dies stellt sicher, dass Ihr Publikum sich auf die Präsentationen konzentrieren kann, anstatt frustriert zu sein, weil es die Chat‑Funktion nicht versteht. 

7. Ermöglichen Sie durch Gamifizierung etwas „Auszeit“

Gamification ist ein weiterer großartiger Ansatz, um Ihr Publikum sowohl vor als auch während einer Veranstaltung einzubeziehen. Trivia, Rätsel und Quizze im Veranstaltungsplan zeigen zudem, dass die Veranstaltung auch eine gewisse ‘Auszeit’ ermöglicht, was eine Erleichterung sein kann, wenn die Veranstaltung besonders geistig anspruchsvoll ist. 

Das Anbieten von Preisen für Spiele im Vorfeld kann Menschen dazu anregen, sich zu registrieren und Veranstaltungsinhalte zu teilen, um weitere Anmeldungen zu fördern. 

8. Die Sitzungen sollten in einem angenehmen Rahmen stattfinden 

Halten Sie die Inhalte kurz! Planen Sie Breakout-Sessions ein und gestalten Sie die einzelnen Abschnitte so, dass sie leicht verständlich sind, damit die Aufmerksamkeit des Publikums nicht nachlässt. Bei der Auswahl der Moderatoren sollten Sie nichts dem Zufall überlassen – sie müssen Erfahrung mit der Plattform haben, die verwendeten Tools beherrschen und nachweislich ansprechende und zielgruppenorientierte Inhalte erstellen können. 

Eine kurze Veranstaltung zu halten, stellt zudem sicher, dass Ihre Teilnehmenden Zeit für aktive Beteiligung während der Veranstaltung reservieren. Stellen Sie sich vor, Sie haben sich für ein 8‑Stunden‑Virtuellevent angemeldet — wie wahrscheinlich ist es, dass Sie die gesamte Dauer vor Ihrem Bildschirm sitzen? Oder wechseln Sie zwischen dem Tagesablauf, Meetings und gelegentlichem Ein- und Aussteigen hin und her? 

9. Wählen Sie Ihre Plattform sorgfältig aus 

Die von Ihnen gewählte Plattform hat einen direkten Einfluss auf das Engagement Ihrer Online‑Veranstaltung. Sie sollte in der Lage sein, die erwartete Teilnehmerzahl zu bewältigen, ohne dass die visuelle und akustische Qualität leidet. Sie sollte ein integriertes Chat‑ oder Q&A‑Tool bieten, das eine schnelle und einfache Interaktion mit den Referenten ermöglicht, sowie ein leicht zugängliches Hub, das Ressourcen, Dokumentationen und Inhalte beherbergt, die die Teilnehmer als wertvoll und informativ empfinden. 

Wie kann Interprefy helfen?

Bei Interprefy bieten wir eine Online‑Event‑Lösung, die es Ihnen erleichtert, mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten und Inhalte jederzeit und überall zu übermitteln.

Unsere Plattform nutzt Echtzeit‑Fernsimultandolmetschen, um Veranstaltungen für Sprecher verschiedener Sprachen zugänglicher zu machen. Dies ermöglicht Ihren Teilnehmern, sich “digital” mit Ihren Veranstaltungen zu verbinden, und erlaubt Ihnen, Sprachoptionen anzubieten, die zuvor zu kostspielig gewesen wären.

Es ist eine zugängliche und skalierbare Lösung: Sie kann von überall zu jeder Zeit genutzt werden und funktioniert sowohl für kleine als auch für groß angelegte Veranstaltungen. Für die Installation ist keine Hardware oder Konfiguration erforderlich; laden Sie einfach die Anwendung herunter und los.

Ihr Publikum sucht zunehmend nach Technologie, die es ihnen ermöglicht, sich zu vernetzen, und das ist etwas, bei dem wir helfen können.