Wie man erfolgreich mehrsprachige Geschäftstreffen veranstaltet

Wenn Sie Meetings mit Partnern, Kunden, Lieferanten oder Kollegen in mehreren Ländern abhalten, kann Sprache oft ein großes Hindernis für eine erfolgreiche Kommunikation darstellen.

Um sicherzustellen, dass die Botschaft der Meeting‑Teilnehmer nicht in der Übersetzung verloren geht, bringen Meeting‑Organisatoren in Unternehmen, KMU, NGOs, Verbänden und Institutionen professionelle Simultandolmetscher zu ihren Sitzungen.

Integrationen von Remote Simultandolmetschen (RSI) Lösungsanbieter wie Interprefy in beliebte Meeting‑Software Microsoft Teams oder Zoom machen es einfach, dies zu tun.

Nachdem wir zehntausende mehrsprachige Geschäftstreffen unterstützt haben, wir haben' einige wichtige bewährte Verfahren identifiziert, um sicherzustellen, dass Ihre mehrsprachigen Sitzungen mit Live-Interpretation reibungslos ablaufen.

Wenn Sie mehrsprachige Meetings ausrichten

Wenn Sie ein mehrsprachiges Meeting mit Simultandolmetschen organisieren oder ausrichten, empfehlen wir Ihnen, die nachstehenden Tipps zu befolgen, um den Erfolg sicherzustellen:

1. Teilen Sie das Benutzerhandbuch der von Ihnen gewählten Plattform mit Ihren Teilnehmern vor dem Meeting - Nie überschätzen Sie das technologische Wissen Ihrer Teilnehmer' und teilen Sie die Plattformanweisungen vor dem Meeting mit ihnen. Wenn sie bereits wissen, wie man es benutzt, können sie es ignorieren, aber wenn sie es nicht tun', kann diese einfache Maßnahme Ihr Meeting retten. Besser sicher als nachlässig und es's so einfach wie das Senden des relevanten Links. Bei Interprefy haben wir alle Benutzerhandbücher unseres Produkts' gesammelt und öffentlich in unserem Wissensdatenbank.

2. Informieren Sie Ihre Teilnehmer vor der Veranstaltung über die bewährten Verfahren für mehrsprachige Sitzungen' - Einige bewährte Verfahren für Online‑Meetings gelten noch stärker für Online‑Mehrsprachige. Dies betrifft die Klangqualität und die Notwendigkeit, geeignete Mikrofone und Kopfhörer zu verwenden. Bei Interprefy haben wir ein einfaches Hausmeister‑Video (unten verfügbar) zusammengestellt, das die Teilnehmenden durch grundlegende Regeln führt, um sicherzustellen, dass mehrsprachige Sitzungen mit Dolmetschen erfolgreich sind. Sie können es im Voraus teilen, damit alle vorbereitet sind, und es zu Beginn Ihres Meetings als kurze und wirkungsvolle Erinnerung abspielen.

3. Teilen Sie alle relevanten Präsentationen oder Materialien vor Ihrem Meeting mit den Dolmetschern - obwohl Ihre Dolmetscher Experten für das Thema Ihres Meetings sind, hilft es ihnen, wenn Sie ihnen relevante Materialien zur Verfügung stellen, damit sie sich mit unternehmensspezifischen Begriffen, Namen und Fachjargon vertraut machen, die ihnen sonst möglicherweise nicht bekannt sind.
   
   
4. Wenn Sie der Sitzungsleiter sind, führen Sie Ihr Publikum mündlich durch Ihre Handlungen - Stille kann dazu führen, dass Ihr Publikum sich von Ihrer Sitzung getrennt fühlt, also versuchen Sie, nach Möglichkeit verbale Hinweise zu verwenden, um Ihren Teilnehmern mitzuteilen, was passiert. Zum Beispiel, wenn Sie die Sitzung noch nicht gestartet haben, weil Sie auf weitere Teilnehmer warten, könnten Sie sagen "Ich sehe, dass einige Teilnehmer noch nicht verbunden sind, also warten wir weitere 5 Minuten, um den Anruf zu starten".

Wenn Sie bei einem mehrsprachigen Meeting mit Simultandolmetschen sprechen

Ein erfolgreiches Meeting hängt stark von der Qualität des Audios ab, das die Dolmetscher erhalten. Hier sind einige Empfehlungen für Redner, um sicherzustellen, dass die Dolmetscher Ihre Botschaft effektiv übersetzen und vermitteln können:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einer ruhigen, echo‑freien Umgebung befinden - dies wird nicht nur dazu beitragen, dass Sie sich besser auf das aktuelle Meeting konzentrieren können, sondern auch sicherstellen, dass Ihr Publikum und die Übersetzer nur Ihre Stimme hören.
   
   
2. Wählen Sie Plug-In-, USB-artige Mikrofone - vermeiden Sie die Verwendung von integrierten oder kabellosen Mikrofonen, da sie während des Meetings Echo erzeugen oder die Batterie leer werden kann. Bitte verwenden Sie nicht die integrierten Mikrofone Ihres Computers', oder Airbuds, da die Audioqualität einfach nicht ausreicht.
   
   
3. Sprechen Sie immer direkt in das Audiogerät und vermeiden Sie jegliche Hintergrundgeräusche - unbewusste Handlungen wie das Rascheln von Papier, das Klicken eines Stifts oder zu großer Abstand zum Mikrofon können die Audioqualität beeinträchtigen und sowohl das Publikum als auch die Dolmetscher negativ beeinflussen.
   
   
4. Stellen Sie sicher, dass jeweils nur eine Person spricht und dies in einem moderaten Tempo - achten Sie sowohl auf Ihre Mitteilnehmer als auch auf den Dolmetscher. Es ist sehr leicht, dass sich Teilnehmende einer Besprechung abgekoppelt fühlen, wenn sie nicht richtig hören oder dem Gespräch nicht folgen können; dies ist jedoch noch wichtiger für den Dolmetscher, der die Botschaft in einer anderen Sprache übermitteln muss. Dies lässt sich leicht vermeiden, indem man sich beim Sprechen abwechselt und das Vorlesen des eigenen Vortrags vermeidet.
   
   
5. Vermeiden Sie das Wechseln der Sprache mitten im Satz - wenn Sie ein mehrsprachiger Redner sind, der fließend mehr als eine Sprache spricht, könnten Sie versucht sein, während Ihrer Rede die Sprache zu wechseln. Wenn Sie dies tun möchten, informieren Sie alle im Voraus, indem Sie sagen "Ich wechsle jetzt zu Sprache X (Italienisch, Spanisch, Arabisch, usw.)" so dass Personen, die diese Sprache nicht verstehen, zum entsprechenden Sprachkanal wechseln können und dass Dolmetscher ebenfalls ihre Einstellungen im Interpretationstool anpassen können. 

    

Jetzt sind Sie bereit. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Schritte befolgen, und nichts wird Ihnen im Weg stehen, um sicherzustellen, dass jeder im Meeting verstanden wird und versteht.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Interprefy Ihnen helfen kann, mehrsprachige Geschäftstreffen, Konferenzen, Townhalls und darüber hinaus zu veranstalten, können Sie noch heute ein Einführungsgespräch mit uns buchen.