Wie man mehrsprachige Geschäftstreffen erfolgreich ausrichtet

Bei Besprechungen mit Partnern, Kunden, Lieferanten oder Kollegen in verschiedenen Ländern kann die Sprache oft ein großes Hindernis für eine erfolgreiche Kommunikation darstellen.

Um sicherzustellen, dass die Botschaft der Besprechungsteilnehmer nicht durch Übersetzungsfehler verloren geht, entscheiden sich die Organisatoren von Besprechungen in Unternehmen, KMU, NGOs, Verbänden und Institutionen dafür, professionelle Simultandolmetscher zu ihren Besprechungen hinzuzuziehen.

Die Integration von Anbietern Remote-Simultandolmetschlösungen (RSI) wie Microsoft Teams oder Zoom macht dies einfach.

Da wir bereits Zehntausende mehrsprachige Geschäftstreffen unterstützt haben, konnten wir einige wichtige Best Practices identifizieren, um sicherzustellen, dass Ihre mehrsprachigen Meetings mit Live-Dolmetschung reibungslos ablaufen.

Bei der Ausrichtung mehrsprachiger Treffen

Wenn Sie eine mehrsprachige Veranstaltung mit Simultanübersetzung organisieren oder ausrichten, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Tipps zu befolgen, um den Erfolg sicherzustellen:

1. Teilen Sie die Bedienungsanleitung der Plattform Ihrer Wahl vor dem Meeting mit Ihren Teilnehmern . Überschätzen Sie niemals das technische Wissen Ihrer Teilnehmer und stellen Sie ihnen die Anweisungen vorab zur Verfügung. Wenn sie bereits mit der Plattform vertraut sind, können sie die Anleitung ignorieren. Falls nicht, kann diese einfache Maßnahme Ihr Meeting retten. Vorsicht ist besser als Nachsicht, und es ist so einfach wie das Versenden des entsprechenden Links. Bei Interprefy haben wir alle Bedienungsanleitungen unserer Produkte gesammelt und in unserer Wissensdatenbank .

2. Informieren Sie Ihre Teilnehmer vorab über die Best Practices für mehrsprachige Meetings – einige dieser Best Practices gelten umso mehr für mehrsprachige Online-Meetings. Dies betrifft beispielsweise die Tonqualität und die Notwendigkeit, geeignete Mikrofone und Kopfhörer zu verwenden. Wir von Interprefy haben ein kurzes Video mit organisatorischen Hinweisen erstellt (siehe unten), das die Teilnehmer durch einige grundlegende Regeln führt, um den Erfolg mehrsprachiger Meetings mit Dolmetschung sicherzustellen. Sie können es im Voraus teilen, damit alle vorbereitet sind, und es zu Beginn Ihres Meetings als kurze und prägnante Erinnerung abspielen.

3. Stellen Sie den Dolmetschern vor Ihrem Meeting alle relevanten Präsentationen oder Materialien zur Verfügung – auch wenn Ihre Dolmetscher Experten auf dem Gebiet Ihres Meetings sind, hilft ihnen die Bereitstellung relevanter Materialien dabei, sich mit firmenspezifischen Begriffen, Namen und Fachjargon vertraut zu machen, die ihnen sonst möglicherweise nicht bekannt wären.
   
   
4. Wenn Sie die Besprechung moderieren, erklären Sie Ihren Teilnehmern die einzelnen Schritte verbal . Stille kann dazu führen, dass sich die Teilnehmer von der Besprechung ausgeschlossen fühlen. Verwenden Sie daher so oft wie möglich verbale Signale, um Ihre Teilnehmer über den Ablauf zu informieren. Wenn Sie die Besprechung beispielsweise noch nicht gestartet haben, weil Sie auf weitere Teilnehmer warten, könnten Sie sagen: „Ich sehe, dass einige Teilnehmer noch nicht verbunden sind. Wir warten daher noch 5 Minuten, bevor wir die Besprechung starten.“

Wenn man in einer mehrsprachigen Besprechung mit Simultandolmetschen spricht

Der Erfolg einer Besprechung hängt maßgeblich von der Qualität der Audioübertragung ab, die den Dolmetschern zur Verfügung steht. Hier einige Empfehlungen für Redner, um sicherzustellen, dass Dolmetscher Ihre Botschaft effektiv übersetzen und vermitteln können:

1. Sorgen Sie dafür, dass Sie sich in einer ruhigen, hallfreien Umgebung befinden – dies hilft Ihnen nicht nur, sich besser auf das anstehende Meeting zu konzentrieren, sondern stellt auch sicher, dass Ihr Publikum und der/die Dolmetscher nur Ihre Stimme hören.
   
   
2. Sie am besten ein USB-Mikrofon zum Anschließen . Vermeiden Sie eingebaute oder drahtlose Mikrofone, da diese Echos erzeugen oder während des Meetings leer sein können. Bitte verwenden Sie nicht die eingebauten Mikrofone Ihres Computers oder Kopfhörer, da die Audioqualität nicht ausreicht.
   
   
3. Sprechen Sie immer direkt in das Audiogerät und vermeiden Sie jegliche Hintergrundgeräusche – unbewusste Handlungen wie das Rascheln von Papier, das Klicken mit einem Stift oder ein zu großer Abstand zum Mikrofon können die Audioqualität beeinträchtigen und sich negativ auf das Publikum und die Dolmetscher auswirken.
   
   
4. Achten Sie darauf, dass immer nur eine Person spricht und dies in einem angemessenen Tempo. Nehmen Sie dabei Rücksicht auf die anderen Teilnehmer, aber auch auf den Dolmetscher. Es ist leicht für die Teilnehmer, sich in Besprechungen nicht eingebunden zu fühlen, wenn sie nicht richtig hören oder dem Gespräch folgen können. Dies ist jedoch umso wichtiger für den Dolmetscher, der die Botschaft in eine andere Sprache übertragen muss. Dies lässt sich leicht vermeiden, indem man abwechselnd spricht und nicht vom Text abliest.
   
   
5. Vermeiden Sie es, mitten im Satz die Sprache zu wechseln. Wenn Sie mehrsprachig sind und mehrere Sprachen fließend beherrschen, könnten Sie in Versuchung geraten, während Ihrer Rede die Sprache zu wechseln. Falls Sie dies beabsichtigen, kündigen Sie es bitte vorher an, indem Sie sagen: „Ich wechsle jetzt in die Sprache …“ Sprache X (Italienisch, Spanisch, Arabisch usw.)“ damit Personen, die diese Sprache nicht verstehen, zum entsprechenden Sprachkanal wechseln können und Dolmetscher ihre Einstellungen im Dolmetschtool anpassen können. 

    

Jetzt sind Sie bestens vorbereitet. Befolgen Sie einfach diese Schritte, dann steht nichts mehr im Wege, damit alle Teilnehmer des Meetings alles verstehen und verstanden werden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Interprefy Ihnen bei der Ausrichtung mehrsprachiger Geschäftstreffen, Konferenzen, Bürgerversammlungen und mehr helfen kann, vereinbaren Sie noch heute ein unverbindliches Einführungsgespräch mit uns.