Erfolg von Veranstaltungen neu überdenken: Wie sich Leistungskennzahlen für Veranstaltungen zum Besseren verändern

Viele betrachten Kleopatra als die erste dokumentierte Eventplanerin der Geschichte. Sie kannte den Wert, Menschen für Feiern, Ankündigungen und andere Anlässe zusammenzubringen. Berühmt ist, dass sie das Treffen mit dem römischen General Mark Anton in ein fabelhaftes Ereignis verwandelte. Kleopatra betrat das Treffen, schwebend den Nil hinunter auf dem antiken Äquivalent einer Luxusyacht — gekleidet als die Göttin Venus. Ein Auftritt, der Eindruck macht.

Kleopatras Ziel für das Treffen mit Mark Anton war klar: Sie wollte eine enge Verbindung zu ihm aufbauen. Das Ergebnis ihres Events? Ihre Dynastie konnte einen weiteren Tag überleben. Von saisonalen Festen bis zur modernen Neujahrsparty haben Events dasselbe Grundziel beibehalten: Verbindungen zu schaffen und Menschen für ein gemeinsames Erlebnis zusammenzubringen.

Während das Ziel von Events sich nicht geändert hat, bedeutet die erhebliche Investition, die für die Schaffung moderner Business-Events erforderlich ist, dass mehr auf dem Spiel steht. Das gilt besonders heute, mit einer Vielzahl von technologischen Werkzeugen, die viele Teile des Eventmanagements erleichtern.

Hybrid- und virtuelle Events gehen noch weiter, da viele (wenn nicht alle) Teilnehmer das Event über ihre Geräte erleben. Zusätzlich zum Zugriff über Geräte können Online-Events von fast überall auf der Welt aus besucht werden. Das bietet Unternehmen die Möglichkeit, ein breites Publikum zu erreichen. Aber ist das Erreichen des größtmöglichen Publikums ein Zeichen für ein erfolgreiches Event? Einige Unternehmen profitieren sicherlich davon, kleinere Events zu veranstalten, die zu tieferen Verbindungen und bedeutungsvolleren Netzwerk-Erfahrungen führen.

Bei so vielen sich ändernden Faktoren und Geschäftsmodellen sollten wir überlegen, wie sich der „Erfolg“ von Events entwickelt hat, um dem zeitgenössischen Geschäftsumfeld gerecht zu werden.

Auf welche Erfolgskennzahlen sollten Sie sich konzentrieren?

Was sind Ihre Veranstaltungsziele? Und wie wissen Sie, wann Sie sie erreicht haben? Die Beantwortung dieser Fragen gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was Erfolg für Ihr Unternehmen bedeutet. Um Erfolg zu bestimmen, müssen Sie jedoch zunächst die geeigneten Kennzahlen auswählen, die Ihren Fortschritt bei der Erreichung Ihrer Veranstaltungsziele verfolgen.

Hier sind einige der bedeutendsten Kennzahlen zur Messung des Erfolgs moderner Veranstaltungen:

1. Anzahl der Teilnehmer

Die Messung der Anzahl von Personen, die Ihre Veranstaltung besuchen, ist ein einfacher Weg, den Erfolg zu bestimmen. Aber beim Zählen der Teilnahme muss zwischen denjenigen unterschieden werden, die sich angemeldet haben, und denen, die tatsächlich anwesend waren — wie Bizzado research zeigt, dass typischerweise nur die Hälfte der registrierten Teilnehmer am Veranstaltungstag erscheint.

Bei der Bewertung der Teilnehmerzahlen sollten Sie berücksichtigen, wie viele Teilnehmer Ihre Veranstaltung verlassen, bevor sie offiziell endet. Obwohl es natürlich ist, dass Menschen während Veranstaltungen ausloggen, könnten Sie ein Engagement-Problem haben, wenn eine erhebliche Anzahl von Teilnehmern die Veranstaltung verlässt.

2. Einnahmen oder verkaufte Tickets

Wenn Sie eine kostenpflichtige Veranstaltung ausrichten, sind Rentabilität und Kapitalrendite äußerst wichtig.

Mit der richtigen Buchführung sollte diese Kennzahl leicht zu bestimmen sein. Addieren Sie einfach alle Ihre Einnahmen und ziehen Sie dann Ihre Gemeinkosten ab. Eine erfolgreiche Veranstaltung wird einen gesunden Gewinn erwirtschaftet haben.

3. Social-Media-Aktivität und Berichterstattung

Die Wirkung einer Veranstaltung kann auch daran gemessen werden, wie viele Teilnehmer über ihre Erfahrungen sprechen. Da die meisten Zielgruppen digital vernetzt sind, liefert das Verfolgen von Social-Media-Erwähnungen einen Echtzeitindikator für den Erfolg der Veranstaltung. Die Anzahl positiver oder negativer Erwähnungen bietet eine quantitative Kennzahl, während das Lesen von Teilnehmerbeiträgen qualitative Daten darüber liefert, wie die Teilnehmer Ihre Veranstaltung wahrnehmen.

Für eine einfache Verfolgung in sozialen Medien teilen Sie Ihren Event-Handle und ermutigen Sie die Teilnehmenden, einen einfachen und veranstaltungsspezifischen Hashtag zu verwenden. Neben der Betrachtung von Beiträgen sind Sentiment-Analyse und Engagement-Metriken wichtig, um zu bestimmen, wie das Publikum mit Veranstaltungen interagiert.

4. Generierte Daten

For virtual and hybrid events, the quality and quantity of data generated can be an indicator of success. If your goal is to improve your event, for example, then generating data on audience engagement is critical to achieving your goal. Or, if you’re using events to reach new prospects, then collecting prospect data is central to understanding and then converting these prospects.

But quality is extremely important here, as low-quality data will cause more harm than good. For example, poor data capture can create an incomplete picture of prospects. This can lead to bad customer experiences as you use inappropriate messaging to target these customers.

5. Lead-Generierung

Wenn Sie Veranstaltungen nutzen, um Verkaufspotenziale zu schaffen, kann der Erfolg einer Veranstaltung anhand der Anzahl generierter Leads gemessen werden. Da nicht alle Leads konvertieren, ist es ein entscheidender Faktor, wie Sie Ihre Leads qualifizieren und zuordnen, wenn Sie diese Kennzahl verwenden. Das Zählen unqualifizierter Leads kann beispielsweise ein falsches Gefühl von Veranstaltungserfolg vermitteln.

Eine weitere Möglichkeit, den Erfolg zu messen, besteht darin, die Kosten pro Lead‑Akquisition (CPA) für Veranstaltungen mit Ihren anderen Lead‑Generierungsstrategien zu vergleichen. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl dafür, ob Ihr Geld besser woanders eingesetzt wird.

6. Zufriedenheit und Glück der Teilnehmenden

Wie wissen Sie, ob die Teilnehmer Ihre Veranstaltung genossen haben? Sie fragen sie.

Umfragen sind eine direkte Methode, um Teilnehmerfeedback zu Veranstaltungen zu erhalten. Je nach den Informationen, nach denen you’re suchen, können Umfragen vor, während oder nach Veranstaltungen versendet werden. Um die Rücklaufquoten zu verbessern, halten Sie Umfragen kurz und leicht zu beantworten. Mit der richtigen Veranstaltungsplattform können Umfragen nahtlos für virtuelle und hybride Veranstaltungen ausgerollt werden.

Für tiefere Einblicke in die Zufriedenheit der Teilnehmenden, sollten Sie Ihre Fragen so formulieren, dass Sie Ihren Net Promoter Score (NPS). Dies beinhaltet, das Publikum mit Schlüsselfragen zu befragen, wie wahrscheinlich es ist, dass sie Ihre Veranstaltung weiterempfehlen.

7. Inklusivität und Vielfalt

Event success can be judged by the quality of conversation and your speaker’s subject expertise. This is why inclusivity and diversity have become markers of high-quality events. The more diverse your speaker panel, the more conversations benefit from a wealth of insights, perspectives, and experiences. When people see themselves represented, they’re also more likely to attend your event.

Wenn Sie Ihre letzte Veranstaltung betrachten, fragen Sie sich: Waren die Teilnehmenden und Redner*innen ausreichend repräsentativ für vielfältige Stimmen und Erfahrungen? Und wurden diesen unterschiedlichen Stimmen gleiche Zeit und Raum gegeben, um ihre Botschaft zu übermitteln?

8. Technischer Erfolg

Da virtuelle Veranstaltungen immer anspruchsvoller werden, müssen Eventplaner an der Audio- und Videoqualität arbeiten. Auf dem Weg zur technischen Exzellenz lässt sich der Erfolg an der Anzahl (oder dem Fehlen) von Problemen und Ausfallzeiten messen. Insbesondere müssen Eventplaner auf die Audio- und Videoqualität, die Streaming-Qualität und darauf achten, wie reibungslos Ihr Event zugänglich ist.

Strategien zur Verbesserung der Publikumsbindung, wie Gamifizierung, erfordern oft mehrere digitale Werkzeuge. Wie nahtlos diese Werkzeuge integriert werden, ist ein weiteres Maß für den Erfolg einer Veranstaltung.

Häufige Fehler bei der Messung des Veranstaltungserfolgs

Zu wissen, welche Kennzahlen zu verwenden sind, ist nur der erste Schritt zur Messung der Veranstaltungsleistung. Der nächste Schritt besteht darin, die häufigen Missverständnisse und Fehler zu vermeiden, die Veranstaltungsmanager bei der Bewertung des Veranstaltungserfolgs machen. Hier sind einige davon:

• Sich in oberflächlichen Kennzahlen verlieren — Konzentrieren Sie sich nicht auf Kennzahlen, die Ihre Veranstaltung nur scheinbar erfolgreich erscheinen lassen. Stattdessen sollten Sie sich auf genaue und sinnvolle Messungen konzentrieren, die einen echten Hinweis auf den Erfolg der Veranstaltung geben.
• Übersehen qualitativer Daten — einige Veranstaltungsmetriken sind schwer zu quantifizieren. Die Erfahrung der Teilnehmenden, Barrierefreiheit, Inklusivität und die Streaming-Qualität sind Beispiele für qualitative Faktoren, die nicht vernachlässigt werden sollten.
• Messung der Erfahrung nur eines bestimmten Teilnehertyps — Publikumserfahrungen können zwischen den demografischen Gruppen variieren. Wenn Sie beispielsweise mehrsprachige Zielgruppen haben, können englischsprachige Teilnehmer ein anderes Feedback geben als spanischsprachige Teilnehmer. In diesem Fall ist es entscheidend, Einblicke aus beiden Zielgruppensegmenten zu gewinnen, um zu verstehen, wie Ihre Veranstaltung ganzheitlich wahrgenommen wurde.
• Vernachlässigung des ‘großen Ganzen’ — Das hyperfokussierte Vorgehen auf einer begrenzten Menge von Kennzahlen kann in anderen Bereichen zu Misserfolgen führen. Wenn Sie beispielsweise eine gut besuchte, aber qualitativ minderwertige Veranstaltung ausrichten, kann die Konzentration auf den Ticketverkauf dazu führen, dass Sie das niedrige Niveau der Veranstaltungserlebnisse übersehen. Die Durchführung schlechter Veranstaltungen kann in Zukunft zu geringeren Ticketverkäufen führen.
• Falsche Messung — die falsche Kennzahl zu wählen, kann den Erfolg der Veranstaltung verzerren. Zum Beispiel kann das Verfolgen von Interaktionen auf einer Social-Media-Plattform, die Ihr Publikum selten nutzt, den Eindruck erwecken, dass die Teilnehmer aren’t mit Ihrer Veranstaltung interagieren.

Verfeinerung unseres Verständnisses von Veranstaltungserfolg

Der Aufstieg hybrider und virtueller Veranstaltungen hat verändert, was es bedeutet, dass eine Veranstaltung erfolgreich ist. Anstatt sich ausschließlich auf die Teilnehmerzahlen zu fixieren, sind Faktoren wie Inklusivität und das Engagementniveau entscheidend geworden, um hochwertige Veranstaltungen auszurichten. Diese Veränderung spiegelt einen Wandel hin zu bedeutungsvollen Veranstaltungserlebnissen wider, bei denen die Teilnehmenden sich anerkannt und engagiert fühlen.

Neben der Schaffung einer sinnvollen Teilnahme reichen die Prioritäten des gastgebenden Unternehmens von der richtigen Person, die an Veranstaltungen teilnimmt, bis hin zu einer gesunden Rendite. Für Veranstaltungsmanager sind die oben genannten Kennzahlen von unschätzbarem Wert, um Unternehmensziele zu erreichen und eine sinnvolle Teilnahme sicherzustellen.

Aber es gibt einen Unterschied zwischen dem Wissen, welche Kennzahlen zu verfolgen sind, und den Werkzeugen, um den Erfolg einer Veranstaltung tatsächlich zu messen. Glücklicherweise können viele digitale Technologien und Lösungspartner Ihnen helfen, Erfolg zu erzielen und bedeutungsvolle Veranstaltungserlebnisse zu ermöglichen.’.

Erreichen Sie Erfolg mit Interprefy

Virtuelle und hybride Veranstaltungen ermöglichen es Unternehmen, riesige multinationale Zielgruppen zu erreichen. Um bedeutungsvolle Erlebnisse für ein globales Publikum zu schaffen, benötigen Unternehmen eine Möglichkeit, Sprachbarrieren zu überwinden und ihre Veranstaltungen in der Muttersprache jedes Teilnehmers zu präsentieren. Genau hier kommen wir ins Spiel.

Bei Interprefy bieten wir eine cloudbasierte Dolmetschplattform für Online-, Hybrid- und Vor-Ort-Veranstaltungen an. Unsere Lösung für Fernsimultandolmetschen ermöglicht Echtzeitdolmetschen und lässt sich in jede Veranstaltungsplattform integrieren, sodass die Teilnehmenden dieselbe hochwertige Erfahrung genießen — unabhängig davon, welche Sprache sie sprechen.

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