6 Möglichkeiten, Ihre Online-Events aufzuwerten

Die Erwartungen der Verbraucher haben sich in letzter Zeit dramatisch verändert. Immer mehr Konsumenten erwarten heute erstklassige digitale Erlebnisse. Unternehmen bemühen sich fieberhaft, ihre Angebote zu aktualisieren, und die Veranstaltungsbranche bildet da keine Ausnahme. Doch wie eine Studie von McKinsey zeigt, bleibt Unternehmen nur eine kurze Übergangsphase, bevor wir uns an die „neue Normalität“ gewöhnen.

Wie werden Online-Events also unter den Bedingungen der „neuen Normalität“ aussehen? In seinem neuen Buch „Reinventing Live“ prognostiziert der Unternehmer und Veranstaltungsexperte Marco Giberti, dass Online-Events deutlich anspruchsvoller werden. Er schreibt: „Virtuelle Events und Webinare nach der Pandemie werden nicht wiederzuerkennen sein. Es wird so sein, als würde man traditionelles Fernsehen mit Streaming vergleichen.“

Schon bald werden Veranstalter nicht mehr mit unprofessionellen Events durchkommen, die „wie ein schlechter Videoanruf“ wirken. Neben diesen veränderten Kundenerwartungen stehen Veranstaltungsplaner vor einer weiteren Herausforderung, die den Erfolg von Events beeinflusst: Zoom-Müdigkeit.

Mit dem Anstieg von Remote-Arbeit verbringen die Teilnehmer immer mehr Zeit in Online-Meetings. Das kann anstrengend sein und die Motivation des Publikums zur Teilnahme an virtuellen Events beeinträchtigen. Nach einem langen Arbeitstag möchte niemand mehr Zeit vor dem Laptop verbringen.

Um sich an die neue Normalität anzupassen und der Zoom-Müdigkeit entgegenzuwirken, müssen Veranstaltungsplaner fesselnde virtuelle Erlebnisse schaffen, die die Zuschauer begeistern. Basierend auf einigen der besten Online-Events der letzten Zeit haben wir sechs wichtige Schritte zur Verbesserung Ihrer Online-Veranstaltungen zusammengestellt. Los geht's!

1. Verbessern Sie Ihre Übertragungsqualität

Die Verbesserung der Übertragungsqualität ist der wichtigste Schritt zu professionelleren Veranstaltungen. Dies lässt sich durch ein höheres Budget für Equipment erreichen. Full-HD- und 4K-Kameras beispielsweise sorgen für gestochen scharfe Bilder. Je nach Veranstaltungsort und -art können Sie Equipment mieten und so die Kosten für eigene Geräte sparen.

Nach der Beschaffung der passenden Ausrüstung ist technischer Support unerlässlich, um eine optimale Nutzung und eine fehlerfreie Übertragung zu gewährleisten. Alternativ können Sie eine Videokonferenzplattform nutzen, die Ihnen die Überprüfung der Übertragungsqualität ermöglicht und technischen Support bietet. Interprefy beispielsweise verfügt über eine Vorab-Testfunktion , die den Teilnehmern eine vollständige Vorschau ihrer Audio- und Videoeinstellungen, ihrer Computereinstellungen und ihrer Internetgeschwindigkeit bietet – so können sie die Qualität ihrer Ton- und Videoübertragung überprüfen. Auch das Proben der Veranstaltung und das Experimentieren mit der Kamera- und Mikrofonpositionierung verbessern die Übertragung.

Sobald Sie diese Elemente beherrschen, können Sie die Produktionsqualität weiter steigern, indem Sie zusätzliche Kameraperspektiven einsetzen und B-Roll-Material (zusätzliches Filmmaterial) in Ihre Übertragung integrieren. Eine weitere Möglichkeit, eine zuverlässige Internetverbindung für Ihre Teilnehmer zu gewährleisten, besteht darin, sie zu ermutigen, sich per Ethernet-Kabel mit dem Internet zu verbinden. Diese Kabel bieten eine deutlich bessere Breitbandverbindung als WLAN und sollten daher von den Rednern der Veranstaltung genutzt werden.

2. Schließen Sie Ihre Lautsprecher an.

Auch wenn es im Vorfeld etwas mehr Aufwand erfordert, trägt das Onboarding Ihrer Referenten zu reibungslosen Veranstaltungen bei. Sie können den Teilnehmenden beispielsweise Referentenpakete mit Veranstaltungsbeschreibungen, Zeitplänen und Einführungstexten zur Verfügung stellen. Neben dem Verständnis der Veranstaltungsstruktur müssen die Referenten auch in der Nutzung Ihrer Veranstaltungsplattform geschult werden. Dies sorgt für eine problemlose Nutzung und ermöglicht es Ihren Referenten, alle Funktionen Ihrer Plattform optimal auszuschöpfen.

Eine weitere Strategie für erfolgreiche Vorträge ist die Bereitstellung einer Checkliste mit Verhaltensregeln für Referenten. Diese enthält Tipps zu optimalen Online-Vorträgen, wie z. B. Beleuchtung, Webcam-Winkel und das Stummschalten des Mikrofons außerhalb der Präsentationszeiten.

Im Zusammenhang mit dem vorherigen Schritt zur Verbesserung der Übertragungsqualität sollten Sie auch die Bereitstellung von Equipment für externe Referenten in Betracht ziehen. Dies erfordert zwar eine gewisse technische Einarbeitung, führt aber zu einer deutlich besseren Präsentation als mit Webcams und Laptop-Mikrofonen.

3. Binden Sie Ihr Publikum ein.

Ihre Teilnehmer nutzen unterschiedliche Geräte und verfügen über verschiedene digitale Kompetenzen. Um die Teilnahme zu erleichtern, müssen Veranstaltungsplaner diese Unterschiede berücksichtigen. Dies gelingt durch die Bereitstellung von Ressourcen, die den Teilnehmern den Zugang und die Navigation durch Ihre Veranstaltung erleichtern. Dazu gehören beispielsweise ein FAQ-Bereich sowie eine Anleitung zur Nutzung von Tools und Funktionen wie Chaträumen. Interprefy bietet beispielsweise eine Wissensdatenbank mit Benutzerhandbüchern und Tipps zur Fehlerbehebung.

Automatisierte Erinnerungen helfen den Teilnehmern, den Überblick über den Veranstaltungsablauf zu behalten. Doch auch einfache, klare und prägnante Texte können ihnen die Informationen liefern, die sie für eine gelungene Veranstaltung benötigen.

4. Gestalten Sie ansprechende Präsentationen und Eventerlebnisse.

Um fesselnde Event-Erlebnisse zu schaffen, sollten Sie über PowerPoint-Präsentationen hinausdenken. Statten Sie Ihre Redner mit stilvollen Präsentationsvorlagen aus, die Multimedia-Elemente enthalten. Für eine hohe Gesprächsatmosphäre empfiehlt sich ein Moderator, der die Vorträge und Redner vorstellt und die Relevanz der einzelnen Themen für das Publikum hervorhebt. Alternativ können Sie Musik von Plattformen wie Jamendo und Bensound , um eine ähnliche Rolle zu übernehmen und das Publikum in den Pausen zu unterhalten.

Je nach Funktionsumfang Ihrer Event-Plattform stehen Ihnen Tools zur Verfügung, um die Interaktion im Online-Event zu fördern . Online-Umfragen, Quizze und Breakout-Chaträume sind beispielsweise hilfreich, um der Zoom-Müdigkeit entgegenzuwirken.

5. Schaffen Sie ein mehrsprachiges Gespräch, das die Leute auch wirklich verstehen.

Für Veranstaltungsteilnehmer ist es äußerst frustrierend, wenn die Botschaft nicht klar verstanden wird. Mit Simultandolmetschlösungen erreichen Botschaften ein breiteres Publikum, doch die Dolmetschung kann problematisch werden, wenn Dolmetscher nicht über die richtigen Werkzeuge verfügen.

Veranstaltungsplaner können dies vermeiden und die Professionalität ihrer Veranstaltungen steigern, indem sie in eine professionelle Remote-Simultandolmetschlösung investieren. Diese Tools sind speziell für Dolmetscher entwickelt und bieten Funktionen für ein effizientes Briefing. Die Lösungen vereinfachen das Dolmetschen durch eine benutzerfreundliche Plattform für alle Dolmetschanforderungen. Dadurch werden logistische Hürden beseitigt, sodass sich Dolmetscher voll und ganz auf die qualitativ hochwertige Dolmetschung konzentrieren können, während die Teilnehmer in ihrer bevorzugten Sprache interagieren. Wir bei Interprefy haben beispielsweise eine Online-Dolmetschlösung , die bereits für über 30.000 virtuelle und hybride Veranstaltungen eingesetzt wurde.

6. Echtzeit-Untertitelung in verschiedenen Sprachen aktivieren

Es ist zwar großartig, Ihre Inhalte in verschiedenen Sprachen anzubieten, doch die zusätzliche schriftliche Untertitelung in Echtzeit in diesen Sprachen steigert die Qualität Ihrer Veranstaltung erheblich. Dank der Echtzeit-Untertitelung können auch Teilnehmer mit Hörbeeinträchtigungen oder aufgrund schlechter Audioqualität dem Inhalt Ihrer Veranstaltung folgen.

Verbessern Sie Ihre Online-Veranstaltungen

Von der Verbesserung der Übertragungsqualität bis hin zum Onboarding von Referenten und Teilnehmern – wir haben
gezeigt, wie Veranstalter steigenden Erwartungen gerecht werden und die Aufmerksamkeit ihres Publikums gewinnen können.

Weitere Tipps zur Optimierung Ihrer Online-Veranstaltung finden Sie in unserem Leitfaden 2021 zur Planung von Remote- und Hybrid-Events. Darin erklären wir Ihnen die optimale Nutzung von Online-Event-Tools wie Zoom, Microsoft Teams und ON24 und geben Tipps zur Steigerung der Teilnehmerzahl durch Online-Marketing. Laden Sie den Leitfaden kostenlos über den untenstehenden Link herunter.