Wichtige Erkenntnisse aus der Planung einer virtuellen Jahresendfeier

Während wir mit der Jahresendplanung beschäftigt sind, brainstormen viele Teams darüber, wie wir Jahresend‑Zusammenkünfte angehen und die Feiertage feiern, selbst wenn wir nicht physisch am selben Ort oder sogar in derselben Zeitzone sein können.

Being a fully distributed company means reinventing year-end get-togethers for the virtual realm. While we certainly miss mingling in the masses and cheering with colleagues from other departments who have been ever so generous in helping us out whenever needed, virtual celebrations can be tailored to bring in surprising and even new social activities.

Bei Interprefy haben wir uns 2020 und 2021 virtuell zu den Jahresendfeiern zusammengefunden, und obwohl es für viele das erste Mal war, führten sie zu freudigen und unvergesslichen Erlebnissen, die monatelang das Stadtgespräch dominierten.

Hier sind unsere wichtigsten Erkenntnisse aus der Planung einer virtuellen Jahresendfeier.

1. Beginnen Sie frühzeitig mit der Planung

Es gibt buchstäblich tausende Unternehmen und Freiberufler, die sich eine attraktive Nische im Bereich Unterhaltung für virtuelle Zusammenkünfte erschlossen haben, von Comedy über Musik bis hin zu virtuellen Escape-Jagden. Eine frühzeitige Planung hilft, die besten Entertainer und Produktionspartner für Ihre virtuelle Feier zu sichern.

Denken Sie auch daran, dass einige Ihrer Kolleginnen und Kollegen ihren Urlaub frühzeitig beginnen könnten, stellen Sie daher sicher, dass Sie das Datum der Feier frühzeitig kommunizieren und eine Vorankündigung verschicken.

2. Planen Sie ausreichend Zeit im Zeitplan für soziale Aktivitäten ein

Wenn Sie das Programm für Ihre Feier zusammenstellen, denken Sie daran, dass dies für viele eine einzigartige Gelegenheit ist, Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zu treffen und zwanglose Gespräche außerhalb der Arbeit zu führen. Virtuelle Ermüdung kann eine Gefahr für jede Online-Veranstaltung darstellen, wenn Sie einen vierstündigen Zeitplan überladen. Versuchen Sie, das offizielle Programm auf eine überschaubare Dauer zu begrenzen, Pausen, Netzwerk‑Sessions oder sogar Speed‑Dating‑Aktivitäten einzubauen, um zufällige Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen.

3. Holen Sie ein Produktionsteam an Bord, um alle Puzzleteile zusammenzufügen

Break-out‑Sitzungen, Präsentationen, Spiele, Fotokabinen – das Zusammenfügen aller Elemente und das Schaffen eines nahtlosen Erlebnisses kann herausfordernd sein. Wenn Sie frühzeitig ein virtuelles Event‑Produktions‑Team an Bord holen, sichern Sie störungsfreie Erlebnisse für alle und stellen sicher, dass Sie nicht' selbst Fehler beheben müssen, sondern die Veranstaltung wirklich genießen können.

4. Lassen Sie einen Moderator Ihre Teams durch das Programm führen

Wenn Sie planen, die Teilnehmer während der Veranstaltung in mehrere Bereiche zu leiten, müssen sie jederzeit klar darüber informiert sein, was zu tun ist. Ein Moderator, der die Feier eröffnet, das Programm präsentiert, Hausordnungsregeln einführt und für ein wenig Humor sorgt, hilft dabei enorm. Im letzten Jahr hatten wir einen fantastischen britischen Komiker, der die Feier mit einem Interprefy‑themenbezogenen Lied eröffnete, unseren Firmengründer interviewte und das Engagement während der gesamten Veranstaltung hoch hielt.

5. Weniger ist mehr

Sicherlich haben Sie zahlreiche großartige Ideen für Veranstaltungsaktivitäten. Denken Sie jedoch daran, dass während einige Personen sich in ihrem lokalen Büro versammeln, viele andere vor ihren Computern sitzen und bei zu langer Dauer eine virtuelle Ermüdung erleben können.

Gestalten Sie es kurz, ansprechend und einprägsam, aber offen für diejenigen, die normalerweise die Letzten an der Bar sind.

5. Spiele sind ein Muss

Spiele wie virtuelle Escape-Jagden oder Pub-Quizze können eine hervorragende Möglichkeit sein, Ihre Kolleginnen und Kollegen zu unterhalten und Menschen aus aller Welt in kleinen Teams für Teambuilding zusammenzubringen. Am Ende dieses Artikels finden Sie eine Liste mit Ideen für unterhaltsame Aktivitäten.

6. Machen Sie die Rede des CEOs unvergesslich

Der Jahresrückblick des CEOs ist stets unverzichtbar. Versuchen Sie, Ihren CEO mit Ideen für die Rede zu unterstützen, damit sie kurz und einprägsam wird. Für unsere Feier im letzten Jahr haben wir einen Grafikdesigner beauftragt, die Rede in eine Live-Zeichnung zu verwandeln, während die Rede weiterlief. Jeder konnte unseren CEO sprechen sehen und gleichzeitig eine sich entwickelnde Zeichnung auf dem Bildschirm verfolgen. Das Ergebnis war eine wunderschöne Jahresrückblick-Zeichnung, die nun eine Wand in unserer Zentrale schmückt.

7. Erstellen Sie ein After-Party-Framework

Während Ihr offizielles Programm 2–3 Stunden dauern kann, möchten viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen bleiben und mit ihren Kolleginnen und Kollegen anstoßen. Im vergangenen Jahr haben wir die virtuelle Video‑Netzwerk‑App wonder.me verwendet, die eine Landschaft mit mehreren Bereichen bietet, in denen Menschen frei umherwandern, Gruppen‑Videoanrufe starten oder sich eins‑zu‑eins verbinden können.

8. Machen Sie es zu einem inklusiven und barrierefreien Erlebnis

Sicherzustellen, dass alle Ihre Kolleginnen und Kollegen gleichermaßen in das Veranstaltungserlebnis einbezogen werden, ist entscheidend. Möglicherweise haben Sie Kolleginnen und Kollegen, die nicht zu 100 % mit ihrem Business‑Englisch vertraut sind. Oder einige Kolleginnen und Kollegen haben eine Seh‑ oder Hörbeeinträchtigung, die ihr Erlebnis beeinflussen könnte. Es gibt zahlreiche Werkzeuge, die Ihnen helfen, die Feier zu einem inklusiven Erlebnis zu machen – von Plattformen, die verschiedene Farbkontraste und Barrierefreiheitsfunktionen bieten, bis hin zu Live‑Untertiteln und Live‑Sprachinterpretation. 

Kreative Ideen für Ihre virtuelle Jahresend-Feier für das Team

1. Mixology-Sitzungen - Erstellen Sie eigene, unternehmensbezogene Getränke, senden Sie allen die Rezepte und eine Einkaufsliste und holen Sie einen Mixologen, der allen diese Cocktails oder Mocktails live während der Veranstaltung beibringt.
2. Virtuelle Fotokabine - Eine großartige Möglichkeit, ein weltweites Teamfoto zu erhalten, aber auch eine Foto-Challenge zu veranstalten, die zum Thema Ihrer Veranstaltung passt.
3. Unterhaltsame Preisverleihung - Erstellen Sie unterhaltsame Kategorien und lassen Sie die Teams im Voraus abstimmen, damit Sie Personen mit humorvollen Auszeichnungen ehren können, wie zum Beispiel die "Sie sind noch stumm Auszeichnung".
4. Talentshow - Präsentieren Sie verborgene Talente in Ihrem Unternehmen, indem Sie einem Kollegen die Bühne geben, der die Stimme eines Engels hat oder den Thron von Slash herausfordert.
5. Pub-Quiz - teilen Sie die Teilnehmenden in zufällige Gruppen ein, damit sie an einem Pub-Quiz teilnehmen und das Siegerteam auszeichnen. Eine großartige Möglichkeit, Menschen zusammenzubringen und den abteilungsübergreifenden Teamgeist zu fördern.
6. Wer bin ich? - Bitten Sie Ihre Kolleg*innen im Voraus, eine überraschende Tatsache über sich selbst anzugeben, und veranstalten Sie ein Quiz, um zu sehen, wie gut Sie Ihre Kolleg*innen kennen.

Zusammengefasst: Der Himmel ist die Grenze. Seien Sie kreativ, versuchen Sie, es kompakt, sozial, unterhaltsam und letztendlich einprägsam zu halten.

Und wenn Sie Hilfe benötigen, um Ihre Kolleg*innen in ihrer jeweiligen Sprache zu verbinden, zögern Sie bitte nicht, kontaktieren Sie uns jederzeit.