Sprachzugang am Arbeitsplatz ohne Vertrauensverlust

Jede Organisation behauptet, ihre Mitarbeiter seien ihr größtes Kapital. Weitaus weniger können jedoch von sich behaupten, dass all diese Mitarbeiter dieselbe Botschaft in einer ihnen vollständig verständlichen Sprache gleichzeitig hören und sich gleichermaßen in der Lage fühlen, darauf zu reagieren.

Jahrzehntelang orientierte sich die professionelle Dolmetschung am Budget. Sie konzentrierte sich auf Veranstaltungen mit den größten Ausgaben und der höchsten öffentlichen Aufmerksamkeit: Hauptversammlungen, Aufsichtsratssitzungen und wichtige Konferenzen. Die alltägliche Kommunikation am Arbeitsplatz, wie Mitarbeiterversammlungen, Schulungen, Sicherheitsunterweisungen, Unternehmensmitteilungen und Regionaltreffen, blieb weitgehend unberücksichtigt. Nicht etwa, weil sie weniger wichtig wären, sondern weil die Dolmetschung jeder einzelnen Veranstaltung selten wirtschaftlich sinnvoll war.

In diesem Artikel gehen wir der Frage nach, wie groß diese Lücke tatsächlich ist, wie die KI-gestützte Übersetzung die Ökonomie des Sprachzugangs am Arbeitsplatz verändert und welche Schutzmaßnahmen Personalverantwortliche ergreifen müssen, damit ein breiterer Zugang nicht auf Kosten von Sicherheit, Zuverlässigkeit oder Vertrauen geht.

Wie groß ist die sprachliche Kluft am Arbeitsplatz?

Die Kluft ist größer als sie scheint. Laut der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO)stellten internationale Migranten im Jahr 2022 4,7 % der weltweiten Erwerbsbevölkerung, rund 167,7 Millionen Arbeitnehmer. Hinzu kommen die vielen Teams, die täglich grenzüberschreitend arbeiten. Ein großer Teil der Beschäftigten erhält wichtige Informationen daher regelmäßig in einer zweiten oder dritten Sprache – sofern sie überhaupt ankommen.

Im Vereinigten Königreich ergab die Volkszählung 2021 für England und Wales , dass 5,1 Millionen Menschen – 8,9 % der Einwohner ab drei Jahren – eine andere Hauptsprache als Englisch oder Walisisch sprechen. Die meisten sprachen gut oder sehr gut Englisch, aber mehr als eine Million gaben an, es nicht gut oder gar nicht zu sprechen. Und eine Sprache im Alltag gut zu beherrschen, ist etwas ganz anderes, als eine Umstrukturierungsankündigung, eine Rentenänderung oder eine neue Sicherheitsvorschrift live in dieser Sprache zu verfolgen, ohne die Möglichkeit, innezuhalten und sie noch einmal zu lesen.

Die Kosten der Lücke bei mehrsprachigen Mitarbeitern

Wenn Sprachunterstützung rationiert wird, leiden mehrsprachige Mitarbeitende darunter. Sie verfolgen Strategie-Updates nur anhand der Zusammenfassung eines Kollegen, nehmen an Compliance-Schulungen teil, die sie nur teilweise verstehen, oder schweigen in Fragerunden, weil sie keine Frage in ihrer Muttersprache stellen können. Langfristig beeinträchtigt dies das Engagement, die Sicherheit und die Mitarbeiterbindung und untergräbt stillschweigend die Inklusionsverpflichtungen, die viele Organisationen öffentlich bekunden. Es besteht zudem die Gefahr einer Zweiklassengesellschaft, in der die Beherrschung der Unternehmenssprache darüber entscheidet, wer umfassend informiert ist.

Die Wissenslücke ist oft am größten bei Mitarbeitern im direkten Kundenkontakt und im Schichtdienst in Branchen wie Logistik, Fertigung, Gastgewerbe und Gesundheitswesen, wo mehrsprachige Teams üblich sind und fehlende Informationen unmittelbare Folgen haben. Diese Mitarbeiter haben zudem am wenigsten Zeit oder die nötigen Kanäle, um die fehlenden Informationen später nachzuholen.

Für Personalverantwortliche ist dies kein Nischenthema der Zugänglichkeit. Es geht vielmehr darum, ob jeder Mitarbeiter gleichberechtigten Zugang zu den Informationen hat, die seine Arbeit prägen.

Wie KI-Interpretation die Wirtschaft verändert

KI-gestützte Dolmetschung verändert die Situation grundlegend. Während herkömmliche Dolmetschleistungen mit Buchungs-, Termin- und Sprachkosten verbunden sind, ermöglicht KI Live-Sprachübersetzungen in vielen Sprachen zu einem Bruchteil der Kosten und oft auch kurzfristig. So wird es möglich, nicht nur die jährliche Betriebsversammlung, sondern auch das wöchentliche Team-Update, die Einarbeitung, das regionale Briefing und die tägliche externe Kommunikation zu dolmetschen.

In der Praxis bewältigt KI große Datenmengen. Sie ermöglicht es Unternehmen, Sprachunterstützung auf Kommunikationsformen auszuweiten, die bisher keine hatten, und auf Sprachen, für die nie Budget eingeplant war. Darüber hinaus beseitigt sie neben den Kosten auch praktische Hürden. Für manche Sprachen stehen nur wenige Dolmetscher zur Verfügung, und kurzfristige Meetings lassen selten Zeit für deren Buchung. KI hingegen ist jederzeit einsatzbereit. Auch spezielle Ausrüstung ist nicht erforderlich: Ende 2025 nutzten 44 % der Nutzer der Interprefy-Plattform eine mobile App und 28 % einen Webbrowser, während nur 6 % herkömmliche Empfangsgeräte vor Ort verwendeten.

Oddmund Braaten, CEO von Interprefy, beschreibt Dolmetschen oft als eine Pyramide:

An der Spitze decken professionelle Dolmetscher vielleicht 10 % des Bedarfs einer Organisation ab: die hochrangigen Meetings in der Zentrale. Die restlichen 90 % finden weiter unten und in den regionalen Niederlassungen und im Tagesgeschäft statt, wo selten Budgets für Dolmetscher vorhanden sind. Hier setzt KI an und verändert die Situation grundlegend.

Die Zahlen von Interprefy selbst spiegeln diesen Wandel wider. Im zweiten Quartal 2026 war KI in 69 % der von uns angebotenen Sprachdienstleistungen involviert, und die Anzahl der rein KI-gestützten Schulungen stieg im Vergleich zum Vorjahr um fast ein Drittel. Ein Großteil dieses Wachstums stammte aus Einrichtungen, die zuvor keinerlei Sprachunterstützung erhalten hatten.

Demokratisierung ist kein Wettlauf nach unten

Ein breiterer Zugang ist jedoch nur dann ein Fortschritt, wenn die Standards eingehalten werden. Das Risiko in jedem Markt, der plötzlich günstiger wird, besteht darin, dass Käufer nur noch den Preis vergleichen und Anbieter Abstriche bei der Sicherheit, Zuverlässigkeit und Qualität machen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Kommunikation am Arbeitsplatz ist oft sensibel: Ankündigungen zu Umstrukturierungen, Geschäftsergebnisse, Richtlinienänderungen. Ein KI-Tool, das zwar günstig ist, aber unklare Angaben darüber macht, wo Audioaufnahmen verarbeitet werden, wie Daten gespeichert werden oder wer Zugriff auf die Aufnahmen hat, demokratisiert nichts. Im Gegenteil, es verlagert das Risiko auf den Arbeitgeber und seine Angestellten. Aufzeichnungen und Transkripte von Mitarbeiterbesprechungen sind personenbezogene Daten, und der Arbeitgeber bleibt gemäß der britischen DSGVO für deren Verarbeitung verantwortlich.

Die richtigen Fragen sind dieselben, die IT- und Sicherheitsteams ohnehin jedem Anbieter stellen. Bei Interprefy werden Audiodaten mit 256-Bit-Verschlüsselung geschützt und in Europa gespeichert. Wir führen regelmäßig Compliance-Prüfungen mit den IT-Abteilungen von Pharmaunternehmen und anderen regulierten Organisationen durch. Jeder Anbieter in diesem Markt sollte diese Fragen ebenso klar beantworten können.

Zuverlässigkeit ist genauso wichtig. Eine Mitarbeiterversammlung , die mittendrin abbricht, oder eine Übersetzung, die eine Richtlinienänderung verfälscht, schadet dem Vertrauen mehr als gar keine Erklärung. Mitarbeiter, die eine verwirrende Nachricht in ihrer Muttersprache erhalten, werden sich beim nächsten Mal kaum darauf verlassen.

Der Maßstab für KI sollte also derselbe sein, den Organisationen bereits an etablierte Dolmetschdienste anlegen: Sicherheit und Datenschutz auf Unternehmensebene, klare Richtlinien zur Datennutzung, bewährte Plattformstabilität, technischer Support während Live-Veranstaltungen und Transparenz darüber, wie Qualität gemessen wird.

Wo verläuft die Grenze zwischen KI und professionellen Dolmetschern?

Demokratisierung bedeutet auch, ehrlich zu sein, wofür KI geeignet ist. Sie erzielt die besten Ergebnisse, wenn Sprache strukturiert und der Kontext vorhersehbar ist: Präsentationen, Updates, Schulungen. Professionelle Dolmetscher bleiben die richtige Wahl, wenn es um Nuancen, kulturelle Sensibilität oder rechtliche und persönliche Konsequenzen geht, wie beispielsweise bei Betriebsratsverhandlungen, Beschwerdeverfahren oder Gesprächen über Gesundheit und Wohlbefinden.

Diese Entscheidung sollte für jede Sitzung und Sprache einzeln getroffen werden, basierend auf Inhalt, Format und Zielgruppe, anstatt standardmäßig die günstigste Option zu wählen. Diese richtige Aufteilung ist Teil des Wertes von KI-Dolmetschleistungen, nicht deren Einschränkung.

Schutzmaßnahmen, die das Vertrauen der Mitarbeiter stärken

Vertrauen entsteht letztendlich durch die Erfahrung der Mitarbeiter, nicht durch die Versprechen eines Anbieters. Personalverantwortliche können es auf verschiedene praktische Weise schützen:

• Für Anbieter von KI-Interpretationsdiensten gelten dieselben Sicherheits- und Compliance-Anforderungen wie für die übrige Technologie des Unternehmens, einschließlich des Ortes, an dem Daten verarbeitet und gespeichert werden.
• Bereiten Sie die Sitzungen ordnungsgemäß vor: Teilen Sie im Voraus Tagesordnungen, Namen der Referenten, Akronyme und Fachbegriffe mit, einschließlich solcher, die nicht übersetzt werden sollten.
• Testen Sie Audio und Setup vor Live-Veranstaltungen; technischer Support steht Ihnen zur Verfügung.
• Informieren Sie die Mitarbeiter, wenn KI-Interpretation eingesetzt wird, damit sie die Informationen entsprechend beurteilen und Bedenken äußern können.
• Bitten Sie die Mitarbeiter um Feedback in ihrer jeweiligen Muttersprache und setzen Sie dieses um.

Abschließend sollten Sie Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, die KI-Interpretation wie jedes andere KI-Tool zu behandeln. Sie wird nicht perfekt sein, genau wie menschliche Dolmetscher. Sie soll das Verständnis erleichtern und funktioniert am besten, wenn die Nutzer weiterhin ihr eigenes Urteilsvermögen einsetzen.

Größer als Kosteneinsparungen

Die eigentliche Chance liegt nicht einfach in kostengünstigeren Dolmetschleistungen. Sie besteht vielmehr darin, den Zugang zu anderen Sprachen zum Standard in der betrieblichen Kommunikation zu machen, anstatt ihn einigen wenigen prominenten Anlässen vorzubehalten. Verantwortungsvoll eingesetzt, kann KI Unternehmen dabei helfen, jeden Mitarbeiter und Partner in einer Sprache zu erreichen, die er versteht. Unachtsam eingesetzt, riskiert sie jedoch, genau das Vertrauen zu untergraben, das sie eigentlich aufbauen sollte.

Interprefys Mission war und ist es, Dolmetschdienste zu demokratisieren: sie zugänglich und bezahlbar zu machen und gleichzeitig Sicherheit und Professionalität zu gewährleisten. Organisationen, denen dies gelingt, erweitern den Zugang und halten dabei ihre Standards aufrecht. Diese Kombination, nicht allein die Kosten, ist der Schlüssel zu echtem Fortschritt beim Zugang zu Sprachdienstleistungen.

Quellen

• Internationale Arbeitsorganisation (2024). Globale Schätzungen zu internationalen Wanderarbeitern, veröffentlicht am 18. Dezember 2024. Vollständiger Bericht (PDF).
• Amt für nationale Statistik (2022). Sprache, England und Wales: Volkszählung 2021, veröffentlicht am 29. November 2022.