Die COVID-19-Pandemie und die nachfolgenden Lockdowns während 2020 und 2021 zwangen Veranstaltungsmanager, neu zu überdenken wie sie Konferenzen, Seminare, Workshops und andere Treffen ausrichten.
Mit Sicherheit als primäres Anliegen, und dem größten Hindernis für die Durchführung von Live-Events, Veranstaltungsmanager brauchten eine Alternative.
Für viele boten digitale Veranstaltungen eine natürliche und kostengünstige Lösung — sie ermöglichten es Veranstaltern, weiterzumachen, während sie die Abstandsregeln einhielten.
Aber das ist nicht alles — die Kombination des besten Digitalen und Vor Ort, Hybrid-Events bieten mehrere Vorteile gegenüber traditionellen Veranstaltungen, einschließlich größerer Reichweite, Nachhaltigkeit (sowohl aus ökologischer als auch finanzieller Sicht), höhere Inklusivität, Flexibilität für Teilnehmer — da sie auswählen wie sie teilnehmen, mit deutlich weniger “Bürokratie” da sie online zugänglich sind und vieles mehr.
Da die Lockdown‑Beschränkungen nun der Vergangenheit angehören, planen viele Veranstaltungsmanager, weiterhin hybride Veranstaltungsformate zu nutzen oder einzuführen, indem sie ihre Vor‑Ort‑Präsenz ausbauen und gleichzeitig Online‑Lösungen nutzen. Laut einer Studie des Event Manager Blog (ein Skift‑Marke), 70% der Veranstaltungen sind jetzt hybrid oder bieten die Möglichkeit, virtuell teilzunehmen.
Hybrid-Events haben sich eindeutig als bevorzugtes Format etabliert. Der globale Markt für virtuelle Events wurde 2019 mit 77,98 Milliarden $ bewertet — und es wird erwartet, dass er von 2020 bis 2027 mit einer durchschnittlichen Jahreswachstumsrate (CAGR) von 23,2 % wächst — während viele Fachleute im Event‑Management nach neuen Möglichkeiten suchen, Online‑ und Virtual‑Event‑Technologien zu nutzen, um neue Erlebnisse zu schaffen.
Aber lassen Sie uns ein paar Schritte zurückgehen und eine wichtige Frage stellen.
Einfach ausgedrückt, ein Hybridveranstaltung ist eine Fachmesse, Konferenz, Seminar, Workshop oder jede andere Zusammenkunft, die ein “Live”-Präsenz-Event mit einer “virtuellen” Online-Komponente kombiniert.
Nehmen Sie zum Beispiel ein Seminar — die Seminarredner (oder Podiumsteilnehmer) könnten sich persönlich treffen, während das Publikum “remote” über Online-Videokonferenzlösungen teilnimmt. Dieser Ansatz hat mehrere Vorteile, von der Kostensenkung und dem physischen Fußabdruck der Veranstaltung’s bis hin dazu, dass Veranstaltungsmanager ein breiteres Publikum erreichen und ein höheres Engagement erzeugen können.
Vielleicht interessieren Sie sich auch für unser Blog-Artikel “Was ist ein Hybrid-Event und wie fange ich an?”
Im Vergleich zu traditionellen Vor-Ort-Setups sind Hybridveranstaltungen grundsätzlich zugänglicher und bieten das “Beste aus beiden Welten” — oder sogar mehr.
For example, the online component of hybrid events means that they can be expanded infinitely, allowing event managers to reach previously unreachable audiences. New audiences speaking different languages can also easily be catered for through the use of interpreters — both of whom can work remotely as your event is online. No need to pay for visa permits or airplane tickets. You just need to install an online event management platform and real-time interpreting solution (such as Interprefy) to make this possible. Another option is to use an AI speech translation solution, like Interprefy Aivia, that works for both in-person and virtual attendees.
Außerdem, indem Sie Ihre Veranstaltungen online ausrichten, sind sie viel “flexibel” — Sie sind nicht mehr an eine bestimmte Zeit oder einen bestimmten Ort gebunden und benötigen möglicherweise sogar nur einen kleineren Veranstaltungsort.
Wir sind alle mit den Vorteilen von Offline-Events vertraut — Konnektivität, Personalisierung und so weiter, sodass das auch bei Hybrid-Events bleibt und den Teilnehmern die Option persönlich teilzunehmen.
Erfahren Sie mehr über die Vorteile von Hybridveranstaltungen hier.
Natürlich können hybride Veranstaltungen herausfordernd sein – von der Logistik über die Schaffung neuen Mehrwerts für Aussteller und Sponsoren bis hin zur Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen. Aber die eigentliche Herausforderung wird darin bestehen, die Denkweise der Zielgruppe zu ändern, für die Sie sich einsetzen. Eine Vor‑Ort‑Veranstaltung mit optionalem Online‑Zugang kann entfernte Teilnehmer enttäuschen.
Der Schlüssel zur Lösung dieser Herausforderung besteht darin, ein Ereignis, aber zwei Erlebnisse zu schaffen — und wir haben einige bewährte Tipps, wie man das macht.
Das Verständnis Ihrer Zielgruppe hilft dabei, eine umfangreiche Liste von hybriden Event-Lösungen und Tipps zu filtern. Sobald Sie wissen, was Ihre Teilnehmer benötigen — können Sie die richtige Technologie wählen, d. h. Event-Management-Plattformen, und das Erlebnis definieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bedürfnisse beider Zielgruppen gleichermaßen berücksichtigen. Während man versucht sein könnte, die Vor-Ort-Teilnehmer etwas stärker zu fokussieren, da sie wahrscheinlich höhere Kosten für die Teilnahme (Reise, Visum, Tickets usw.) haben, können Remote-Zielgruppen die Vor-Ort-Teilnahme in hoher Zahl übertreffen. Daher ist es entscheidend, sich auf die Bedürfnisse der vielfältigen Zielgruppen zu konzentrieren, die Sie anziehen werden.
Um es Ihrem Publikum zu erleichtern, mit Ihnen und anderen Teilnehmern zu interagieren und sich zu engagieren, sollten Sie Vertreter sowohl für das Vor-Ort- als auch für das Online-Erlebnis haben. Diese Teilnehmer können sich um Ihre Gäste kümmern, ihnen Veranstaltungsinformationen und Inhalte bereitstellen und sie zu dem führen, wonach sie suchen.
Online-Vertreter sind besonders wichtig, da sie den Teilnehmern bei technischen Problemen oder Schwierigkeiten helfen können, nützliche Inhalte teilen und sie dabei unterstützen, sich mit anderen Online-Teilnehmern zu vernetzen.
Um die Teilnahme an Ihrer Hybridveranstaltung’ zu maximieren, vermarkten und bewerben Sie die Veranstaltung rechtzeitig im Voraus. Dies kann E-Mail-Marketing, soziale Medien (wesentlich in der heutigen’ digital-first Welt) und die Reichweite Ihrer Referenten und Sponsoren umfassen. Es’ lohnt sich, Ihre Referenten und Sponsoren zu bitten, Ihre Veranstaltung über ihre Kanäle (insbesondere LinkedIn) zu bewerben, da Sie so ein bereits etabliertes und engagiertes Publikum erreichen.
Berücksichtigen Sie außerdem die Entwicklung von “exklusiven” Inhalten für potenzielle Teilnehmer — machen Sie auf der Veranstaltungs-Landingpage deutlich, dass sich Anmeldende Zugriff auf Hintergrundinhalte erhalten. Dies kann eine große Aufregung und Begeisterung für Ihre Veranstaltung erzeugen. Sobald sie beendet ist, machen Sie die Inhalte für alle zugänglich, damit Sie weiterhin Interessierte anziehen können.
Was passiert, wenn ein Mikrofon ausfällt oder Verbindungsprobleme auftreten? Für jedes mögliche “Problem” benötigen Sie verfügbare Unterstützung, mehr als bei einer rein offline oder online Veranstaltung. Darüber hinaus müssen sowohl Online- als auch Vor-Ort-Teams eine gute Kommunikation haben. Im Fall von Interprefy können wir unser Netzwerk von Vor-Ort-AV-Partnern nutzen. Wir können auch mit den Partnern zusammenarbeiten, die der Kunde hat.
Idealerweise sollten Sie für Ihre Hybridveranstaltungen technisches Personal und Partner haben, die eng überwachen, um etwaige Probleme zu beheben — Sie sollten zudem die Teilnehmenden (sowohl online als auch offline) beruhigen, dass der normale Service relativ bald wieder aufgenommen wird.
If your online event management solution fails, it’s always worth having a backup option that can be rapidly deployed.
Keine zwei Veranstaltungsorte sind gleich; viele verfügen standardmäßig über eigene Möglichkeiten. Einige sind besser für Veranstaltungen geeignet als andere — z. B. Podeste und bereits eingerichteter Surround‑Sound — sodass Sie jede Option sorgfältig prüfen müssen, um zu sehen, was für Ihre Hybrid‑Veranstaltung passend ist.
Bandbreitenfähigkeiten sind natürlich unverzichtbar, da Sie’ll online Publikum bedienen und hochwertige Video- und Audiostreams benötigen. Ebenso wird das ästhetische Erscheinungsbild des Veranstaltungsortes sowohl für Vor-Ort‑Teilnehmer als auch online wichtig sein, also stellen Sie sicher, dass Sie einen Ort wählen, der gut aussieht und das “Thema” Ihrer Veranstaltung verkörpert.
Sowohl bei der Suche nach dem richtigen Veranstaltungsort als auch bei der Zusammenarbeit mit den Betreibern des Veranstaltungsorts, um die “ideale” Vor-Ort-Architektur zu schaffen. Sie sollten auch versuchen, sie so “safe” und so nachhaltig-verantwortlich wie möglich zu machen. Dies wird die Teilnehmenden beruhigen und das Markenimage verbessern.
Empfohlene Ressource:
Umweltfreundlicher Leitfaden zur Veranstaltungsplanung: Kostenlosen Download erhalten
Online-Event-Management- und virtuelle Hosting-Plattformen bieten alle verschiedene Funktionen. Einige eignen sich für groß angelegte Veranstaltungen und Konferenzen, während andere glänzen, wenn sie für kleine, persönliche Treffen verwendet werden.
Nehmen Sie sich die Zeit, die angebotenen Lösungen zu bewerten und sie mit dem, was Sie benötigen, abzugleichen. Es’s besser, etwas Passendes für Ihre Anforderungen zu finden, als in eine umfassende Lösung mit Funktionen zu investieren, die Sie nie nutzen.
Ebenso wie Sie die richtigen Plattformen für Ihre Hybrid‑Veranstaltung finden, benötigen Sie Partner und technische Aufbauten für Ihre Vor‑Ort‑Veranstaltung und um sich mit Ihrer virtuellen Veranstaltung zu verbinden. Sie benötigen ein Team, das bereit ist, all dies für Sie zu managen, und Personal, das sich um die Teilnehmer kümmert; andernfalls setzen Sie sich einem enormen unbekannten Risiko aus.
Da ein hybrides Event unendlich zugänglicher ist, sollten Sie erwarten, dass Menschen aus der ganzen Welt teilnehmen. Vor diesem Hintergrund müssen Sie sicherstellen, dass Sie Übersetzer und Dolmetscher haben, die die häufigsten “gemeinsamen” Sprachbedürfnisse abdecken können. Der einfachste Weg, diese Informationen zu erhalten, besteht darin, Ihre Teilnehmerdaten zu prüfen — welche Sprachen sprechen die meisten Menschen? Basierend auf diesen Informationen finden Sie passende Übersetzer‑ und Dolmetscherpartner.
Um ein nahtloses Erlebnis — sowohl vor Ort als auch online — zu gewährleisten, benötigen Sie Echtzeit-Interpretationslösungen, die es ihnen ermöglichen, Inhalte zu hören und für das Publikum zu interpretieren.
Lösungen wie Interprefy machen es einfach, Veranstaltungen in großem Umfang an multinationale Zielgruppen zu liefern, und Dolmetscher können von überall zu jeder Zeit arbeiten. Und Interprefy’s Projekt- und technische Support-Teams können Sie vor Ort oder remote unterstützen.
Der beste Teil? Interprefy kann zu den meisten beliebten Webkonferenz-, Veranstaltungsmanagement- und virtuellen Hosting-Plattformen hinzugefügt werden. So gibt es nur sehr wenig, was Sie tun müssen, um es zum Laufen zu bringen.
Die wichtigste Zutat für die Einbindung des Publikums ist, den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, aktiv teilzunehmen und mit den Menschen auf der Veranstaltung zu kommunizieren. Diese “Zweiseitigkeit” ist leicht zu erreichen, wenn die richtigen technologischen Grundlagen vorhanden sind. Zum Beispiel können Redner Inhalte von virtuellen Teilnehmern einbinden, indem sie entweder das Chat‑Fenster im Auge behalten oder einen dedizierten Kurator interessante oder lustige Kommentare auswählen und weiterleiten. Eine weitere Taktik besteht darin, einige der Video‑Feeds von virtuellen Teilnehmern als Teil der Präsentation zu übertragen. Wenn ein Teilnehmer sich als Teil der Veranstaltung sieht, garantiert das fast eine immersivere und bedeutungsvollere Erfahrung.
Sobald die Veranstaltung beendet ist, gibt es keinen Grund, den Schwung nicht mit neuen, verwandten Inhalten, die an die Teilnehmenden gesendet werden können, aufrechtzuerhalten. Sie können auch unterstützende Veranstaltungen im Nachhinein verknüpfen, zum Beispiel eine Podiumsdiskussion, die zentrale Themen vertieft, oder den Teilnehmenden die Möglichkeit geben, beizutreten, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen. Indem Sie den Schwung nach der Veranstaltung aufrechterhalten, können Sie den maximalen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen und einen kontinuierlichen Kreislauf von Markenpräsenz und Engagement schaffen.
Als Veranstaltungsmanager und Teilnehmer weiterhin die Vorteile erkennen, die sich daraus ergeben, dass sie in der Lage sind, auswählen wie sie Veranstaltungen jeweils ausrichten und besuchen, werden Hybridveranstaltungen weiterhin ein Publikum auf der ganzen Welt anziehen, sowohl online als auch offline.
Die Herausforderung für Veranstaltungsmanager liegt in der Komplexität einer doppelten Angelegenheit. Eine Veranstaltung, zwei Erlebnisse — und sie müssen konsistent sein. Was’ online angeboten wird, muss offline so genau wie möglich reproduziert werden. Veranstaltungsmanager müssen genau darauf achten, wie ihre Veranstaltungen von beiden Zielgruppen wahrgenommen werden, und diese Informationen nutzen, um kontinuierlich das, was sie tun, zu verbessern.