Many consider Cleopatra to be the first recorded event planner in history. She knew the value of bringing people together for celebrations, announcements, and other occasions. Famously, she turned meeting Roman general Mark Antony into a fabulous event. Cleopatra entered the meeting floating down the Nile on the ancient equivalent of a luxury yacht — while dressed as the goddess Venus. Talk about making an entrance.
Cleopatra’s goal for meeting Mark Antony was clear: she wanted to form a close connection with him. The result of her event? Her dynasty got to live on for another day. From seasonal festivals to the modern New Year’s party, events have retained the same underlying goal: to build connections and bring people together for a shared experience.
While the goal of events hasn’t changed, the significant investment required to create modern business events means that there is more at stake. This is especially the case today, with a vast array of technological tools facilitating many parts of event management.
Hybrid and virtual events take this that much farther, as many (if not all) attendees experience the event through their devices. Along with being accessed via devices, online events can be joined from nearly anywhere on the globe. This presents businesses with the opportunity to reach audiences at scale. But is reaching the largest possible audience a sign of a successful event? Some businesses certainly benefit from hosting smaller events that lead to deeper connections and more meaningful networking experiences.
With so many changing factors and business models at play, let’s consider how event “success” has evolved to meet the contemporary business environment.
Was sind Ihre Veranstaltungsziele? Und wie wissen Sie, wann Sie sie erreicht haben? Die Beantwortung dieser Fragen gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was Erfolg für Ihr Unternehmen bedeutet. Um Erfolg zu bestimmen, müssen Sie jedoch zunächst die geeigneten Kennzahlen auswählen, die Ihren Fortschritt bei der Erreichung Ihrer Veranstaltungsziele verfolgen.
Hier sind einige der bedeutendsten Kennzahlen zur Messung des Erfolgs moderner Veranstaltungen:
Measuring the number of people who attend your event is a simple way of determining success. But when counting attendance, a distinction must be made between those who signed up and those who actually attended — as Bizzado research shows, only half of registered attendees typically show up on event day.
When assessing participant numbers, consider how many attendees leave your event before it officially concludes. While it’s natural for people to log off during events, you may have an engagement problem if a significant number of attendees leave the event.
Wenn Sie eine kostenpflichtige Veranstaltung ausrichten, sind Rentabilität und Kapitalrendite von größter Bedeutung.
Mit einer ordnungsgemäßen Buchführung sollte diese Kennzahl leicht zu ermitteln sein. Addieren Sie einfach alle Ihre Einnahmen und ziehen Sie anschließend Ihre Gemeinkosten ab. Eine erfolgreiche Veranstaltung wird einen gesunden Gewinn erwirtschaftet haben.
Die Wirkung einer Veranstaltung kann auch daran gemessen werden, wie viele Teilnehmer über ihre Erfahrungen sprechen. Da die meisten Zielgruppen digital vernetzt sind, liefert das Verfolgen von Social-Media-Erwähnungen einen Echtzeitindikator für den Erfolg der Veranstaltung. Die Anzahl positiver oder negativer Erwähnungen bietet eine quantitative Kennzahl, während das Lesen von Teilnehmerbeiträgen qualitative Daten darüber liefert, wie die Teilnehmer Ihre Veranstaltung wahrnehmen.
Für eine einfache Verfolgung in sozialen Medien teilen Sie Ihren Event-Handle und ermutigen Sie die Teilnehmenden, einen einfachen und veranstaltungsspezifischen Hashtag zu verwenden. Neben der Betrachtung von Beiträgen sind Sentiment-Analyse und Engagement-Metriken wichtig, um zu bestimmen, wie das Publikum mit Veranstaltungen interagiert.
For virtual and hybrid events, the quality and quantity of data generated can be an indicator of success. If your goal is to improve your event, for example, then generating data on audience engagement is critical to achieving your goal. Or, if you’re using events to reach new prospects, then collecting prospect data is central to understanding and then converting these prospects.
But quality is extremely important here, as low-quality data will cause more harm than good. For example, poor data capture can create an incomplete picture of prospects. This can lead to bad customer experiences as you use inappropriate messaging to target these customers.
If you’re using events to create sales prospects, event success can be measured by the number of leads generated. As not all leads convert, how you qualify and attribute your leads is a crucial factor when using this metric. Counting unqualified leads, for instance, may give you a false sense of event success.
Another way of measuring success is to compare the cost per lead acquisition (CPA) for events versus your other lead generation strategies. This will give you a good sense of whether your money is better spent elsewhere.
Wie wissen Sie, ob die Teilnehmer Ihre Veranstaltung genossen haben? Sie fragen sie.
Umfragen sind eine direkte Methode, um Teilnehmerfeedback zu Veranstaltungen zu erhalten. Je nach den Informationen, nach denen you’re suchen, können Umfragen vor, während oder nach Veranstaltungen versendet werden. Um die Rücklaufquoten zu verbessern, halten Sie Umfragen kurz und leicht zu beantworten. Mit der richtigen Veranstaltungsplattform können Umfragen nahtlos für virtuelle und hybride Veranstaltungen ausgerollt werden.
Für tiefere Einblicke in die Zufriedenheit der Teilnehmenden, sollten Sie Ihre Fragen so formulieren, dass Sie Ihren Net Promoter Score (NPS). Dies beinhaltet, das Publikum mit Schlüsselfragen zu befragen, wie wahrscheinlich es ist, dass sie Ihre Veranstaltung weiterempfehlen.
Der Erfolg einer Veranstaltung kann anhand der Qualität der Gespräche und der Fachkompetenz Ihrer Redner beurteilt werden. Deshalb Inklusivität und Vielfalt sind zu Kennzeichen hochwertiger Veranstaltungen geworden. Je vielfältiger Ihr Rednerpanel ist, desto mehr Gespräche profitieren von einem Reichtum an Erkenntnissen, Perspektiven und Erfahrungen. Wenn Menschen sich repräsentiert sehen, sind sie auch eher geneigt, Ihre Veranstaltung zu besuchen.
Wenn Sie Ihre letzte Veranstaltung betrachten, fragen Sie sich: Waren die Teilnehmenden und Redner*innen ausreichend repräsentativ für vielfältige Stimmen und Erfahrungen? Und wurden diesen unterschiedlichen Stimmen gleiche Zeit und Raum gegeben, um ihre Botschaft zu übermitteln?
Da virtuelle Veranstaltungen immer anspruchsvoller werden, müssen Eventplaner an der Audio- und Videoqualität arbeiten. Auf dem Weg zur technischen Exzellenz lässt sich der Erfolg an der Anzahl (oder dem Fehlen) von Problemen und Ausfallzeiten messen. Insbesondere müssen Eventplaner auf die Audio- und Videoqualität, die Streaming-Qualität und darauf achten, wie reibungslos Ihr Event zugänglich ist.
Strategien zur Verbesserung der Publikumsbindung, wie Gamifizierung, erfordern oft mehrere digitale Werkzeuge. Wie nahtlos diese Werkzeuge integriert werden, ist ein weiteres Maß für den Erfolg einer Veranstaltung.
Zu wissen, welche Kennzahlen zu verwenden sind, ist nur der erste Schritt zur Messung der Veranstaltungsleistung. Der nächste Schritt besteht darin, die häufigen Missverständnisse und Fehler zu vermeiden, die Veranstaltungsmanager bei der Bewertung des Veranstaltungserfolgs machen. Hier sind einige davon:
Der Aufstieg hybrider und virtueller Veranstaltungen hat verändert, was es bedeutet, dass eine Veranstaltung erfolgreich ist. Anstatt sich ausschließlich auf die Teilnehmerzahlen zu fixieren, sind Faktoren wie Inklusivität und das Engagementniveau entscheidend geworden, um hochwertige Veranstaltungen auszurichten. Diese Veränderung spiegelt einen Wandel hin zu bedeutungsvollen Veranstaltungserlebnissen wider, bei denen die Teilnehmenden sich anerkannt und engagiert fühlen.
Neben der Schaffung einer sinnvollen Teilnahme reichen die Prioritäten des gastgebenden Unternehmens von der richtigen Person, die an Veranstaltungen teilnimmt, bis hin zu einer gesunden Rendite. Für Veranstaltungsmanager sind die oben genannten Kennzahlen von unschätzbarem Wert, um Unternehmensziele zu erreichen und eine sinnvolle Teilnahme sicherzustellen.
Aber es gibt einen Unterschied zwischen dem Wissen, welche Kennzahlen zu verfolgen sind, und den Werkzeugen, um den Erfolg einer Veranstaltung tatsächlich zu messen. Glücklicherweise können viele digitale Technologien und Lösungspartner Ihnen helfen, Erfolg zu erzielen und bedeutungsvolle Veranstaltungserlebnisse zu ermöglichen.’.
Virtuelle und hybride Veranstaltungen ermöglichen es Unternehmen, riesige multinationale Zielgruppen zu erreichen. Um bedeutungsvolle Erlebnisse für ein globales Publikum zu schaffen, benötigen Unternehmen eine Möglichkeit, Sprachbarrieren zu überwinden und ihre Veranstaltungen in der Muttersprache jedes Teilnehmers zu präsentieren. Genau hier kommen wir ins Spiel.
Bei Interprefy bieten wir eine cloudbasierte Dolmetschplattform für Online-, Hybrid- und Vor-Ort-Veranstaltungen an. Unsere Lösung für Fernsimultandolmetschen ermöglicht Echtzeitdolmetschen und lässt sich in jede Veranstaltungsplattform integrieren, sodass die Teilnehmenden dieselbe hochwertige Erfahrung genießen — unabhängig davon, welche Sprache sie sprechen.
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