Viele halten Kleopatra für die erste bekannte Eventplanerin der Geschichte. Sie wusste, wie wichtig es ist, Menschen zu Feierlichkeiten, Ankündigungen und anderen Anlässen zusammenzubringen. Berühmt ist ihr Treffen mit dem römischen Feldherrn Marcus Antonius, das sie zu einem wahrhaft prunkvollen Ereignis machte. Kleopatra fuhr auf dem Nil dahin, auf dem antiken Äquivalent einer Luxusyacht – verkleidet als Göttin Venus. Was für ein Auftritt!
Kleopatras Ziel war klar: Sie wollte eine enge Beziehung zu ihm aufbauen. Das Ergebnis? Ihre Dynastie konnte weiterbestehen. Von saisonalen Festen bis hin zur modernen Silvesterparty – Events verfolgen nach wie vor dasselbe Ziel: Verbindungen zu knüpfen und Menschen für ein gemeinsames Erlebnis zusammenzubringen.
Obwohl sich das Ziel von Events nicht verändert hat, bedeutet der erhebliche Investitionsaufwand für die Organisation moderner Business-Events, dass mehr auf dem Spiel steht. Dies gilt insbesondere heute, da eine Vielzahl technologischer Hilfsmittel viele Aspekte des Eventmanagements erleichtert.
Hybride und virtuelle Events gehen noch einen Schritt weiter, da viele (wenn nicht sogar alle) Teilnehmer das Event über ihre mobilen Geräte erleben. Online-Veranstaltungen sind nicht nur über verschiedene Geräte zugänglich, sondern können auch von nahezu überall auf der Welt besucht werden. Dies bietet Unternehmen die Möglichkeit, ein breites Publikum zu erreichen. Doch ist die größtmögliche Teilnehmerzahl ein Zeichen für eine erfolgreiche Veranstaltung? Manche Unternehmen profitieren sicherlich von kleineren Events, die zu intensiveren Kontakten und wertvolleren Networking-Erlebnissen führen.
Angesichts der vielen sich verändernden Faktoren und Geschäftsmodelle wollen wir uns ansehen, wie sich der Begriff „Erfolg“ von Veranstaltungen im modernen Geschäftsumfeld weiterentwickelt hat.
Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrer Veranstaltung? Und woran erkennen Sie, dass Sie diese erreicht haben? Die Beantwortung dieser Fragen gibt Ihnen Aufschluss darüber, was Erfolg für Ihr Unternehmen bedeutet. Um Erfolg zu messen, müssen Sie jedoch zunächst die geeigneten Kennzahlen auswählen, die Ihren Fortschritt bei der Erreichung Ihrer Veranstaltungsziele erfassen.
Hier sind einige der wichtigsten Kennzahlen zur Messung des Erfolgs moderner Veranstaltungen:
Die Teilnehmerzahl Ihrer Veranstaltung zu messen, ist ein einfacher Indikator für deren Erfolg. Dabei muss jedoch zwischen Angemeldeten und tatsächlich Anwesenden unterschieden werden – wie die Forschung von Bizzado zeigt, erscheint in der Regel nur die Hälfte der registrierten Teilnehmer am Veranstaltungstag.
Berücksichtigen Sie bei der Auswertung der Teilnehmerzahlen auch, wie viele die Veranstaltung vor dem offiziellen Ende verlassen. Zwar ist es normal, dass sich Teilnehmer während Veranstaltungen abmelden, doch kann eine hohe Abmelderate auf mangelndes Engagement hindeuten.
Wenn Sie eine kostenpflichtige Veranstaltung ausrichten, sind Rentabilität und Kapitalrendite von entscheidender Bedeutung.
Mit der richtigen Buchhaltung lässt sich diese Kennzahl leicht ermitteln. Addieren Sie einfach alle Ihre Einnahmen und ziehen Sie Ihre Gemeinkosten ab. Eine erfolgreiche Veranstaltung wird einen guten Gewinn erwirtschaftet haben.
Der Erfolg einer Veranstaltung lässt sich auch daran messen, wie viele Teilnehmende über ihre Erfahrungen berichten. Da die meisten Menschen digital vernetzt sind, liefert die Auswertung von Social-Media-Beiträgen einen Echtzeit-Indikator für den Erfolg der Veranstaltung. Die Anzahl positiver oder negativer Erwähnungen liefert eine quantitative Kennzahl, während die Beiträge der Teilnehmenden qualitative Daten darüber liefern, wie diese die Veranstaltung empfunden haben.
Um die Social-Media-Aktivitäten einfach zu verfolgen, teilen Sie den Event-Handle und ermutigen Sie die Teilnehmenden, einen einfachen, eventspezifischen Hashtag zu verwenden. Neben der Analyse von Beiträgen sind Stimmungsanalysen und Engagement-Kennzahlen wichtig, um zu verstehen, wie die Zielgruppe mit Events interagiert.
Bei virtuellen und hybriden Veranstaltungen können Qualität und Quantität der generierten Daten ein Indikator für den Erfolg sein. Wenn Sie beispielsweise Ihre Veranstaltung verbessern möchten, ist die Erfassung von Daten zum Publikumsengagement entscheidend für den Erfolg. Oder wenn Sie Veranstaltungen nutzen, um neue Interessenten zu gewinnen, ist die Erfassung von Interessentendaten zentral, um diese zu verstehen und zu Kunden zu machen.
Die Qualität ist hierbei jedoch extrem wichtig, da minderwertige Daten mehr schaden als nutzen. Beispielsweise kann eine unzureichende Datenerfassung ein unvollständiges Bild der Interessenten erzeugen. Dies kann zu negativen Kundenerlebnissen führen, da Sie diese Kunden mit unpassenden Botschaften ansprechen.
Wenn Sie Veranstaltungen zur Kundengewinnung nutzen, lässt sich der Erfolg anhand der Anzahl der generierten Leads messen. Da nicht alle Leads zu Kunden werden, ist die Qualifizierung und Zuordnung Ihrer Leads ein entscheidender Faktor. Die Zählung unqualifizierter Leads kann beispielsweise ein falsches Bild des Veranstaltungserfolgs vermitteln.
Eine weitere Möglichkeit zur Erfolgsmessung besteht darin, die Kosten pro Lead-Akquise (CPA) von Veranstaltungen mit Ihren anderen Leadgenerierungsstrategien zu vergleichen. So erkennen Sie, ob Ihr Budget anderswo besser investiert ist.
Wie findet man heraus, ob den Teilnehmern die Veranstaltung gefallen hat? Man fragt sie.
Umfragen sind eine direkte Methode, um Feedback von Teilnehmenden zu Veranstaltungen zu erhalten. Je nachdem, welche Informationen Sie benötigen, können Umfragen vor, während oder nach der Veranstaltung versendet werden. Um die Rücklaufquote zu erhöhen, sollten Umfragen kurz und einfach zu beantworten sein. Mit der richtigen Veranstaltungsplattform lassen sich Umfragen nahtlos in virtuelle und hybride Veranstaltungen integrieren.
Um die Zufriedenheit der Teilnehmer besser zu verstehen, sollten Sie Ihre Fragen so formulieren, dass Sie Ihren Net Promoter Score (NPS) ermitteln können. Dazu stellen Sie dem Publikum Schlüsselfragen dazu, wie wahrscheinlich es ist, dass es Ihre Veranstaltung weiterempfehlen würde.
Der Erfolg einer Veranstaltung lässt sich an der Qualität der Gespräche und der Fachkompetenz der Referenten messen. Deshalb gelten Inklusion und Diversität als Kennzeichen hochwertiger Veranstaltungen . Je vielfältiger die Referentengruppe ist, desto mehr profitieren die Gespräche von einem breiten Spektrum an Erkenntnissen, Perspektiven und Erfahrungen. Wenn sich Menschen repräsentiert sehen, steigt zudem die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihre Veranstaltung besuchen.
Wenn Sie Ihre letzte Veranstaltung Revue passieren lassen, fragen Sie sich: Waren die Teilnehmer und Redner ausreichend repräsentativ für die Vielfalt der Stimmen und Erfahrungen? Und wurde diesen verschiedenen Stimmen gleichermaßen Zeit und Raum gegeben, ihre Botschaft zu vermitteln?
Da virtuelle Veranstaltungen immer komplexer werden, müssen Eventplaner die Audio- und Videoqualität optimieren. Auf dem Weg zu technischer Perfektion lässt sich der Erfolg an der Anzahl (oder dem Fehlen) von Problemen und Ausfallzeiten messen. Eventplaner müssen insbesondere auf die Audio- und Videoqualität, die Streaming-Qualität und einen reibungslosen Zugang zur Veranstaltung achten.
Strategien zur Steigerung der Publikumsbeteiligung, wie beispielsweise Gamifizierung, erfordern häufig mehrere digitale Tools. Wie nahtlos diese Tools integriert werden, ist ein weiteres Kriterium für den Erfolg einer Veranstaltung.
Die richtigen Kennzahlen zu kennen, ist nur der erste Schritt zur Erfolgsmessung einer Veranstaltung. Im nächsten Schritt gilt es, häufige Missverständnisse und Fehler zu vermeiden, die Veranstaltungsmanager bei der Erfolgsmessung begehen. Hier einige Beispiele:
Der Aufstieg von Hybrid- und virtuellen Veranstaltungen hat die Erfolgskriterien für Events grundlegend verändert. Statt sich allein auf die Teilnehmerzahlen zu konzentrieren, sind Faktoren wie Inklusivität und Interaktionsgrad entscheidend für die Ausrichtung hochkarätiger Veranstaltungen geworden. Dieser Wandel spiegelt den Trend zu bedeutungsvollen Veranstaltungserlebnissen wider, bei denen sich die Teilnehmer wertgeschätzt und eingebunden fühlen.
Neben der Sicherstellung einer hohen Teilnehmerzahl reichen die Prioritäten des veranstaltenden Unternehmens von der Gewinnung der richtigen Personen für die Events bis hin zur Erzielung eines guten Return on Investment. Für Eventmanager sind die oben genannten Kennzahlen von unschätzbarem Wert, um die Unternehmensziele zu erreichen und eine hohe Teilnehmerzahl zu gewährleisten.
Es ist jedoch ein Unterschied, ob man weiß, welche Kennzahlen man verfolgen sollte, oder ob man über die nötigen Werkzeuge verfügt, um den Erfolg einer Veranstaltung tatsächlich zu messen. Glücklicherweise können viele Partner für digitale Technologien und Lösungen Ihnen dabei helfen, Erfolge zu erzielen und bedeutsame Veranstaltungserlebnisse zu ermöglichen.
Virtuelle und hybride Events ermöglichen es Unternehmen, ein großes, internationales Publikum zu erreichen. Um für dieses Publikum relevante Erlebnisse zu schaffen, benötigen Unternehmen eine Möglichkeit, Sprachbarrieren zu überwinden und ihre Events in der jeweiligen Muttersprache der Teilnehmer zu präsentieren. Genau hier setzen wir an.
Interprefy bietet eine cloudbasierte Dolmetschplattform für Online-, Hybrid- und Präsenzveranstaltungen. Unsere Lösung für simultanes Ferndolmetschen ermöglicht Echtzeitdolmetschen und lässt sich in jede Veranstaltungsplattform integrieren. So genießen alle Teilnehmenden – unabhängig von ihrer Sprache – ein gleichbleibend hochwertiges Erlebnis.
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