Während wir mit der Planung zum Jahresende beschäftigt sind, überlegen viele Teams, wie wir die Treffen zum Jahresende gestalten und die Feiertage feiern können, auch wenn wir uns nicht physisch am selben Ort oder gar in derselben Zeitzone befinden können.
Als vollständig dezentralisiertes Unternehmen müssen wir unsere Jahresabschlussfeiern in die virtuelle Welt verlagern. Natürlich vermissen wir es, uns mit anderen auszutauschen und mit Kollegen aus anderen Abteilungen zu feiern, die uns stets großzügig unterstützt haben. Doch virtuelle Feiern lassen sich so gestalten, dass sie überraschende und sogar neue soziale Aktivitäten bieten.
Bei Interprefy haben wir uns 2020 und 2021 virtuell zu unseren Jahresabschlussfeiern getroffen, und obwohl dies für viele eine Premiere war, entstanden daraus freudige und unvergessliche Erlebnisse, über die noch monatelang gesprochen wurde.
Hier sind unsere wichtigsten Erkenntnisse aus der Planung einer virtuellen Jahresabschlussfeier.
Tausende von Unternehmen und Freiberuflern haben sich auf die Unterhaltung virtueller Veranstaltungen spezialisiert – von Comedy und Musik bis hin zu virtuellen Escape Rooms. Wer frühzeitig plant, sichert sich die besten Künstler und Produktionspartner für seine virtuelle Feier.
Denken Sie auch daran, dass einige Ihrer Kollegen möglicherweise früher in den Urlaub fahren. Teilen Sie ihnen daher frühzeitig den Termin der Feier mit und verschicken Sie eine Save-the-Date-Karte.
Bei der Planung Ihrer Feier sollten Sie bedenken, dass dies für viele eine einmalige Gelegenheit ist, Kollegen aus verschiedenen Abteilungen zu treffen und sich in entspannter Atmosphäre auszutauschen. Virtuelle Erschöpfung kann bei jeder Online-Veranstaltung ein Problem darstellen, wenn Sie ein vierstündiges Programm überfrachten. Versuchen Sie daher, das offizielle Programm in einem angenehmen Rahmen zu halten und Pausen, Networking-Sessions oder sogar Speed-Dating-Aktivitäten einzubauen, um mit zufälligen Kollegen ins Gespräch zu kommen.
Breakout-Sessions, Präsentationen, Spiele, Fotoboxen – all diese Elemente nahtlos zu einem Erlebnis zu verknüpfen, kann eine Herausforderung sein. Die frühzeitige Einbindung eines Teams für die Produktion virtueller Events garantiert reibungslose Abläufe für alle Teilnehmenden und sorgt dafür, dass Sie sich nicht mit Fehlersuche herumschlagen müssen und die Veranstaltung selbst unbeschwert genießen können.
Wenn Sie die Teilnehmer während der Veranstaltung in verschiedene Bereiche leiten möchten, muss ihnen jederzeit klar sein, was sie zu tun haben. Ein Moderator, der die Feier eröffnet, das Programm vorstellt, die wichtigsten Regeln erläutert und für gute Stimmung sorgt, ist dabei sehr hilfreich. Letztes Jahr hatten wir einen fantastischen britischen Komiker, der die Feier mit einem Lied im Interprefy-Stil eröffnete, unseren Firmengründer interviewte und die Stimmung während der gesamten Veranstaltung hochhielt.
Sie haben sicher unzählige tolle Ideen für die Aktivitäten Ihrer Veranstaltung. Bedenken Sie aber, dass sich zwar einige Mitarbeiter in ihren Büroräumen treffen, viele aber vor ihren Computern sitzen und bei längerer Dauer unter virtueller Müdigkeit leiden könnten.
Gestalten Sie es kurz, ansprechend und einprägsam, aber offen für diejenigen, die normalerweise als Letzte an der Bar stehen bleiben.
Spiele wie virtuelle Escape-Room-Touren oder Pub-Quizze eignen sich hervorragend, um Kollegen zu unterhalten und Menschen aus aller Welt in kleinen Teams für Teambuilding-Maßnahmen zusammenzubringen. Am Ende dieses Artikels finden Sie eine Liste mit Ideen für unterhaltsame Aktivitäten.
Der Jahresrückblick des CEOs ist ein Muss. Unterstützen Sie Ihren CEO mit Ideen für die Rede, damit sie kurz und einprägsam bleibt. Für unsere Feier im letzten Jahr haben wir einen Grafikdesigner beauftragt, die Rede währenddessen in eine Live-Zeichnung umzuwandeln. Alle konnten so den CEO sprechen sehen und gleichzeitig die Zeichnung auf dem Bildschirm entstehen verfolgen. Das Ergebnis war eine wunderschöne Jahresrückblick-Zeichnung, die nun eine Wand in unserer Zentrale schmückt.
Ihr offizielles Programm dauert zwar 2–3 Stunden, aber viele Ihrer Kollegen möchten anschließend noch mit ihren Kollegen anstoßen. Letztes Jahr haben wir die Videokonferenz-App wonder.me genutzt, die eine virtuelle Umgebung mit verschiedenen Bereichen bietet, in denen sich die Teilnehmer frei bewegen, an Gruppen-Videoanrufen teilnehmen oder sich einzeln austauschen können.
Es ist wichtig, dass sich alle Kolleginnen und Kollegen gleichermaßen in die Veranstaltung einbezogen fühlen. Manche sind im Geschäftsenglisch nicht ganz sicher. Andere haben Seh- oder Hörbeeinträchtigungen, die ihre Teilnahme beeinträchtigen könnten. Es gibt viele Hilfsmittel, um die Feier für alle zugänglich zu machen – von Plattformen mit unterschiedlichen Farbkontrasten und Barrierefreiheitsfunktionen bis hin zu Live-Untertiteln und Live-Gebärdensprachdolmetschung.
Zusammenfassend lässt sich sagen: Alles ist möglich. Werden Sie kreativ, gestalten Sie die Inhalte kurz, gesellig, unterhaltsam und vor allem unvergesslich.
Und falls Sie Hilfe bei der Kommunikation mit Ihren Kollegen in ihrer jeweiligen Sprache benötigen, können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden .