Ich war kürzlich auf einem Flug von Barcelona nach London und ertappte mich dabei, wie ich über das Dilemma nachdachte, mit dem sich Veranstalter heutzutage in Bezug auf den Einsatz von Technologie konfrontiert sehen.
Der Grund für meine Reise war der Besuch einer Branchenmesse, auf der unser Unternehmen ausstellte. Solche Messen sind eine gute Möglichkeit, sich über die Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden zu halten, und so konnte ich mir auch Zeit nehmen, einige der Hauptvorträge zu besuchen.
Immer wieder betonten Hauptredner und Aussteller mit Nachdruck ein zentrales Ziel: die aktive Teilnahme an Konferenzen. Früher seien die Teilnehmer lediglich passive Zuschauer gewesen, so die gängige Argumentation. Doch heute, mit der uns zur Verfügung stehenden modernen Technologie, steht die aktive Teilnahme . Apps, Software zum Teilen von Präsentationsfolien und Technologien zur passiven Interaktion sind die Instrumente, die Konferenzveranstalter nutzen können, um die Interaktion . Und die Kunden erwarten Empfehlungen, welche Technologien sie in ihre Veranstaltung integrieren sollten, um die Anzahl der Interaktionen zu maximieren.
Konferenzveranstalter wünschen sich natürlich gute Ergebnisse für ihre Kunden. Gleichzeitig stehen sie unter großem Druck, die technologische Landschaft zu durchdringen, die von Tausenden von Apps geprägt ist – manche bieten Komplettlösungen für die Teilnehmerbindung, andere sehr spezifische Anwendungen. Das Problem: Bei Veranstaltungen sind oft mehrere verschiedene Apps im Einsatz, sodass die Teilnehmer durch digitale Plattformen scrollen und dann innerhalb einer App nach bestimmten Informationen suchen müssen. Man könnte argumentieren, dass dies die Teilnehmerbindung fördert, genauso gut könnte man es aber auch als Ablenkung bezeichnen. Und zwar als unnötige.
Wie können Veranstaltungsprofis also Technologie effektiv einsetzen, die Beteiligung der Konferenzteilnehmer zu steigern ?
Wenn 2019 das Jahr des Engagements war, glaube ich, dass 2020 das Jahr des Eintauchens sein wird. Mein Hintergrund liegt in Kommunikation und Marketing. Im Zentrum meines Berufs steht gutes Storytelling. Jede erfolgreiche Marke muss ihre Werte klar und prägnant kommunizieren können, um in unserer schnelllebigen Welt relevant und dynamisch zu bleiben. Genauso müssen auch Veranstaltungen eine Geschichte erzählen. Wenn wir Konferenzteilnehmer emotional berühren wollen, sie in jedem Planungsschritt ein konsistentes und stimmiges Wertesystem vermitteln.
Warum findet Ihre Konferenz an diesem Ort statt? Inwiefern tragen Ihre Redner und Darbietungen zur übergeordneten Botschaft bei, die Sie vermitteln möchten? Wie berücksichtigen Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Publikums und verfügen Sie über eine Diversitätsrichtlinie, die den kulturellen und sprachlichen Hintergründen Ihrer Teilnehmer gerecht wird?
Als das Flugzeug in Heathrow landete, wurde mir klar, dass genau diese Fragen bereits in der Planungsphase geklärt werden müssen, um die technologischen Herausforderungen zu bewältigen. Gelingt dies den Organisatoren, sind sie später bestens gerüstet, die Beteiligung der Konferenzteilnehmer insgesamt zu steigern . Sobald eine logische Abfolge von Veranstaltungen unter Berücksichtigung der Zielgruppendemografie geplant ist, können die Organisatoren gezielt Technologien von Anbietern auswählen, die ihre Werte teilen und somit ein immersives und transformatives Event ermöglichen.
Gib dem Ereignis einen Sinn. Mach es zu einer Reise. Und zeige dem Publikum, dass du an es gedacht hast. Dann schaffst du ein fesselndes Erlebnis, das in Erinnerung bleibt..