Vereinfachung der Dolmetscherlogistik für den Weltregierungsgipfel

DLC Events ist der größte Anbieter von Konferenzsystemen im Nahen Osten und bietet technische Veranstaltungslösungen für den lokalen und internationalen Markt. Seit Juni 2020 ist das Unternehmen offizieller Interprefy AV-Partner. Dank seiner fast 30-jährigen Erfahrung wurde DLC Events mit der Bereitstellung aller Dolmetsch- und Diskussionssysteme für den Weltregierungsgipfel beauftragt, der im März 2022 in Dubai stattfand.

Der Weltregierungsgipfel brachte Vordenker, globale Experten und Entscheidungsträger aus aller Welt zusammen, um Instrumente, Strategien und Modelle auszutauschen und zu deren Entwicklung beizutragen, die für die Gestaltung zukünftiger Regierungen unerlässlich sind. 

Überblick

Zeitgleich mit dem Abschluss der Expo 2020 Dubai wurde Interprefy AV-Partner DLC Events beauftragt, Lösungen für alle Dolmetschanforderungen dieser Megakonferenz, der größten Veranstaltung ihrer Art, bereitzustellen. Simultanübersetzungen wurden vor Ort in acht Räumen angeboten: einem Plenarsaal, der DP World Arena, mit zehn Sprachen, drei Hauptsitzungssälen mit jeweils fünf Sprachen und vier weiteren Tagungsräumen mit jeweils drei Sprachen.

Die Herausforderung

Logistikaufwand reduzieren und gleichzeitig vielseitig bleiben

Neben der Aufgabe, die Dolmetschung in 8 Räumen sicherzustellen, erhielt DLC Events zusätzlich drei weitere Aufgaben zur Lösung für die Veranstaltung:

• Live-Webinar-Stream: Dolmetschen musste während der gesamten Veranstaltung in allen Räumen per Live-Webinar-Stream möglich sein, ein Stream pro Raum.
• Jederzeit und überall: Die Dolmetschung aus der DP World Arena musste jederzeit in allen anderen Sitzungssälen hörbar sein, falls diese als Ausweichplätze genutzt werden sollten, wenn die Plätze im Plenarsaal voll belegt waren.
• Entfernung zwischen den Räumen: Dolmetscherdienste für alle Räume mussten im offiziellen Medienzentrum der Veranstaltung verfügbar sein, das sich auf der anderen Seite der Messehalle vom Hauptveranstaltungsort befand.

Der Ansatz

Interprefys RSI-Technologie in der Cloud und ein vertrauenswürdiges Remote-Support-Team

Anstatt kilometerlange Kabel zu verlegen, eine Vielzahl von Laptops für die Verbindungen einzusetzen und eine große Anzahl von Technikern zu benötigen, entschied sich DLC Events für die Nutzung der Remote-Simultanübersetzungsplattform von Interprefy in der Cloud.

DLC Events freut sich über die Unterstützung von Interprefy für Veranstaltungen in der Golfregion. Interprefy bietet eine sichere und zuverlässige Lösung für Situationen, in denen herkömmliche Dolmetschsysteme nicht geeignet sind. – Lorraine Ludman, Geschäftsführerin von DLC Events

Auf diese Weise wurden alle Sprachen mithilfe eines lokalen Dante-Audio-Netzwerks in jedem Raum und eines separaten Tokens in jedem Veranstaltungsbereich auf die Interprefy-Plattform gestreamt.

Die Herausforderungen und Anforderungen bei der Ausrichtung einer internationalen Hybridveranstaltung bedeuten üblicherweise, dass wir uns zwischen Qualität und Quantität entscheiden müssen. Die Interprefy-Lösung ließ sich jedoch problemlos in die bestehende technische Infrastruktur integrieren. – Miki Morana, Technischer Leiter Veranstaltungen bei Field, Morana and Associates.

Das Ergebnis

Über 4000 Teilnehmer vor Ort und online konnten die Veranstaltung nahtlos in der Sprache ihrer Wahl verfolgen, während DLC die Remote-Simultanübersetzungslösung von Interprefy in der Cloud nutzte, um die Herausforderungen der Veranstaltung zu bewältigen:

• Live-Webinar-Stream: Für jeden Raum wurde ein durchgehendes Webinar übertragen. Video und Audio der jeweiligen Sender wurden übernommen und mithilfe der nahtlosen Integrationstechnologie von Interprefy um eine Dolmetschung ergänzt. So konnten die Zuschauer im virtuellen Raum dieselbe Dolmetschung hören wie die Teilnehmer im Raum. Das Remote-Support-Team von Interprefy überwachte permanent alle Feeds und stand bei Bedarf in Kontakt mit den Technikern von DLC Events vor Ort.
• Jederzeit und überall: Dank der Dolmetschleistung, die in der Interprefy Cloud für jeden Raum verfügbar ist, konnten die Techniker vor Ort die Konfiguration in jedem Raum bequem von der Dolmetschübertragung auf den Dolmetschempfang umstellen. Durch einen einfachen Token-Wechsel auf der Plenarplattform konnte DLC Events die Dolmetschung der Plenarsitzungen auf den Empfängern und Kopfhörern jedes anderen Raums bereitstellen. Der Wechsel von der Sitzungs- zur Überlaufkonfiguration dauerte weniger als eine Minute und ermöglichte es dem Endkunden, schnell und flexibel zu reagieren.
• Die Entfernung zwischen den Räumen war entscheidend: Das Medienzentrum beherbergte zahlreiche lokale und internationale Journalisten und stellte ihnen einen Großbildschirm zur Verfügung, um die Veranstaltung zu verfolgen, Laptops mit Internetzugang sowie Dolmetscherempfänger, um die Dolmetschung in ihrer Wunschsprache zu hören. DLC Events installierte einen Laptop, der mit einem Infrarotsender verbunden war, um die Dolmetschung von der Veranstaltung an die Headsets der Journalisten zu übertragen. Der auf dem Großbildschirm im Medienzentrum angezeigte Raum wechselte je nach den interessantesten Programmpunkten. DLC stimmte sich mit den Anweisungen der übertragenden Sender ab, wenn die Übertragung ins Medienzentrum von einem Raum in einen anderen wechselte, und passte daraufhin den Token des Laptops an, der den Dolmetschersender speiste. 

Ohne die von DLC Events bereitgestellte Interprefy-Technologie hätten wir eine so reibungslose Veranstaltung nicht realisieren können.